SharePoint 2016 For Dummies Cheat Sheet - dummies

Oleh Ken Withee, Rosemarie Withee

Microsoft SharePoint Server 2016 menyediakan web- platform berbasis yang organisasi Anda dapat memanfaatkan untuk menjadi lebih produktif dan lebih kompetitif. Dengan SharePoint 2016, Anda dapat mengatur konten, mempublikasikan informasi, melacak proses, dan mengelola keseluruhan aktivitas bisnis Anda. Selain itu, SharePoint 2016 menyediakan fitur sosial seperti microblogging, feed, likes, mention, dan tag hash untuk membuat semua orang di organisasi Anda pada halaman yang sama dan berkomunikasi secara efektif.

Memahami SharePoint 2016 Technology Mix

SharePoint 2016 adalah produk masif dan kompleks. Tidak hanya SharePoint sendiri yang rumit tapi juga mengandalkan keseluruhan rangkaian teknologi lainnya untuk membuat keajaiban terjadi.

Kumpulan teknologi SharePoint 2016 terdiri dari:

Server komputer: Pada akar dari setiap sistem perangkat lunak adalah perangkat fisik yang disebut server. Server tidak berbeda dengan laptop, desktop, atau bahkan telepon Anda. Mereka semua menggunakan chip komputer untuk membuat sesuatu terjadi di dunia digital. Server hanya dirancang khusus untuk perangkat lunak jenis tugas berat.
Sistem operasi: Komputer fisik tidak lebih dari berat kertas atau stop kontak tanpa perangkat lunak agar berfungsi. Perangkat lunak yang dirancang untuk membuat komputer melakukan hal-hal disebut sistem operasi. Di dunia Microsoft, sistem operasi yang dirancang untuk server disebut, cukup apik, Windows Server.
Database: Database dipasang ke sistem operasi dan dirancang khusus dan dioptimalkan untuk menyimpan dan memanipulasi data. Produk database Microsoft disebut SQL Server. SharePoint memanfaatkan kemampuan canggih SQL Server untuk menyediakan fitur yang dieksplorasi di seluruh buku ini.
Server web: SharePoint adalah perangkat lunak yang Anda gunakan dengan menggunakan browser web Anda. Produk perangkat lunak khusus yang disebut web server adalah mesin yang memberikan halaman web ke browser web Anda. Server web Microsoft disebut Internet Information Services (IIS).

Dibutuhkan keseluruhan tumpukan teknologi untuk membuat SharePoint menjadi mungkin. Anda bahkan bisa mengatakan dibutuhkan sebuah desa perangkat lunak. Saat tumpukan perangkat lunak ini tersedia, tim TI Anda dapat menginstal SharePoint. Saat tim TI Anda menginstal SharePoint di tempat lokal Anda, namanya disebut SharePoint On Premise. Bila Anda membeli SharePoint sebagai layanan dari Microsoft dan mengaksesnya melalui Internet, itu disebut SharePoint Online.Dengan SharePoint Online tumpukan perangkat lunak dipasang di pusat data Microsoft dan mereka menangani hal-hal seperti menginstal, mengelola, membuat cadangan, dan mengamankan semuanya.

Membiarkan Microsoft menyediakan infrastruktur SharePoint memungkinkan organisasi Anda fokus pada bisnis Anda. Secara khusus, Anda dapat berfokus untuk memanfaatkan SharePoint untuk meningkatkan nilai bisnis Anda daripada mengkhawatirkan lampu berkedip dari server dan seluk-beluk semua perangkat lunak yang membentuk tumpukan.

Anda memiliki beberapa opsi berbeda saat memilih SharePoint 2016. Pilihan ini meliputi:

SharePoint Server 2016, Lisensi standar: Intranet, portal, ekstranet, pencarian, dan jejaring sosial My Site.
SharePoint Server 2016, Lisensi perusahaan: Skenario lanjutan untuk intelijen bisnis, integrasi aplikasi, dan layanan Office 2016.
SharePoint Online: Versi berbasis awan dari SharePoint. Ditawarkan sebagai produk mandiri atau dibundel dengan Office 365. SharePoint Online menyertakan sejumlah pilihan paket yang berbeda, yang merupakan gabungan antara fitur SharePoint Server. Selain itu, mulai sekarang Microsoft akan menambahkan fitur baru terbaru dan terhebat ke SharePoint Online. Di beberapa titik di masa depan (mungkin SharePoint 2019?), Mereka akan mengambil semua pekerjaan itu dengan SharePoint Online dan membuat versi SharePoint On-Premises lainnya. Jika Anda ingin tetap dengan yang terbaru dan terbaik, maka SharePoint Online adalah pilihan terbaik Anda.

Template Situs Umum di SharePoint 2016

Template situs adalah apa yang Anda gunakan saat membuat situs SharePoint baru. Template situs hanya memberi Anda setup awal untuk SharePoint. Misalnya, jika Anda memilih template Situs Tim, maka situs yang Anda buat akan menyertakan komponen SharePoint yang dirancang untuk sebuah tim. Hal-hal seperti App Dokumen, Aplikasi Kalender, Aplikasi Tugas, dan visualisasi garis waktu.

Ada sejumlah template situs yang tersedia di SharePoint 2016. Template situs dikelompokkan ke dalam kategori seperti Kolaborasi, Enterprise, dan Publishing.

Template situs yang Anda miliki bergantung pada edisi SharePoint yang Anda gunakan serta fitur yang telah Anda aktifkan. Misalnya, template Business Intelligence Center hanya tersedia dengan lisensi Enterprise. Dan situs Penerbitan hanya tersedia bila Anda mengaktifkan Infrastructure SharePoint Server Publishing.

Template situs yang harus Anda ketahui mencakup:

Situs Tim: Template yang dirancang untuk berkolaborasi, berbagi dokumen, dan tetap sinkron.
Blog: Template yang menghasilkan situs blog.
Situs Proyek: Template yang membuat situs untuk pengelolaan dan kolaborasi pada proyek tertentu.
Situs Komunitas: Template yang dirancang untuk membuat situs yang memungkinkan anggota komunitas berkumpul dan mendiskusikan kepentingan bersama.
Pusat Dokumen: Template yang dirancang untuk mengelola dokumen umum di lokasi pusat
Pusat Catatan: Template yang membuat situs untuk mengelola catatan perusahaan.
Business Intelligence Center: Template dengan semua fungsi yang dibutuhkan untuk Business Intelligence di SharePoint.
Pusat Pencarian Enterprise: Template yang digunakan untuk membuat situs untuk pencarian. Meliputi sejumlah laman hasil penelusuran untuk kueri khusus seperti menelusuri orang, percakapan, video, dan umum.
Pusat Pencarian Dasar: Template yang digunakan untuk membuat situs pusat pencarian umum. Dasar kekurangan beberapa halaman hasil dari pusat pencarian kelas enterprise.
Visio Process Repository: Template yang dapat Anda pilih saat membuat situs untuk menyimpan proses bisnis dalam format Microsoft Office Visio.
Situs Penerbitan: Template yang membuat situs penerbitan kosong. Situs penerbitan digunakan untuk menerbitkan halaman web untuk konsumsi massal.
Situs Penerbitan dengan Alur Kerja: Template yang menyediakan kemampuan template Situs Penerbitan dan juga mencakup alur kerja persetujuan.
Wiki Perusahaan: Template untuk membuat situs untuk menangkap dan menyimpan informasi dari kelompok secara kolektif.

Aplikasi Umum di SharePoint 2016

Aplikasi adalah komponen di SharePoint yang melakukan beberapa tugas. Aplikasi dapat dibuat untuk menyimpan dokumen akuntansi atau melacak kontak pelanggan. Jika Anda sudah familiar dengan gagasan daftar dan perpustakaan, maka Anda sudah familiar dengan aplikasi.

Saat membuat aplikasi, Anda memilih jenis template yang harus digunakan. Ada template untuk hal-hal seperti perpustakaan, daftar, kalender, tugas, dan papan diskusi. Bila Anda menambahkan aplikasi ke situs Anda, Anda memberinya sebuah nama. Misalnya, Anda dapat menambahkan aplikasi Kalender dan menyebutnya Hari Libur Perusahaan.

Yang bisa membingungkan adalah aplikasi sering disebut sebagai template mereka. Misalnya, jika Anda menggunakan situs dengan aplikasi bernama Document Library berdasarkan template aplikasi Document Library, maka pemahaman aplikasi akan sangat membingungkan. Jika Anda membuat aplikasi sendiri yang disebut Aplikasi Dokumen Saya dan kemudian memilih template Dokumen Perpustakaan, maka perbedaannya mudah dikenali. Anda dapat melihat bahwa Anda dapat membuat App Dokumen Saya 1, My Documents App 2, dan My Documents App 3, yang semuanya bisa menggunakan template yang sama: Document Library.

Aplikasi yang Anda miliki bergantung pada edisi SharePoint 2016 yang Anda gunakan serta fitur yang telah Anda aktifkan. Misalnya, aplikasi Laporan Perpustakaan hanya tersedia dengan lisensi Enterprise.

Berikut adalah aplikasi umum yang harus Anda sadari.

Document Library: Digunakan untuk membuat aplikasi yang menyimpan dokumen.
Form Library: Membuat aplikasi yang berisi formulir bisnis. Perpustakaan ini membutuhkan editor yang kompatibel seperti InfoPath.
Wiki Page Library: Digunakan untuk membuat aplikasi yang menyimpan halaman wiki.
Perpustakaan Gambar: Menggunakan template ini Anda membuat aplikasi untuk menyimpan gambar.
Links: Membuat sebuah aplikasi yang berisi link HTML.
Pengumuman: Hasil dalam sebuah aplikasi yang bisa digunakan untuk pengumuman.
Kontak: Membuat aplikasi untuk menyimpan kontak.
Kalender: Template yang digunakan untuk membuat aplikasi kalender.
Dewan Diskusi: Membuat aplikasi tempat pengguna dapat mendiskusikan topik di forum berulir.
Tautan yang Dipromosikan: Template aplikasi yang membuat tempat untuk menyimpan tautan ke tindakan tertentu menggunakan tata letak berbasis ubin visual. Saat membuat Situs Tim baru, ini mencakup aplikasi berdasarkan template Tautan yang Dipromosikan. Saat Anda mengarahkan mouse ke atas genteng, informasi muncul untuk menjelaskan apa yang akan terjadi bila tautan diklik.
Tugas: Template yang digunakan untuk membuat aplikasi untuk menyimpan tugas.
Pelacakan Masalah: Digunakan untuk membuat aplikasi untuk melacak masalah.
Daftar Kustom: Template yang membuat aplikasi kosong berdasarkan daftar.
Daftar Khusus di Datasheet Lihat: Template ini mirip dengan template Daftar Kustom namun memberikan tampilan datasheet secara default.
Daftar Eksternal: Digunakan untuk membuat aplikasi yang terhubung ke data eksternal.
Survey: Membuat aplikasi yang digunakan untuk melakukan survei.
Perpustakaan Aset: Template yang digunakan untuk membuat aplikasi yang menyimpan aset situs seperti file gambar, audio, dan video.
Perpustakaan Sambungan Data: Membuat aplikasi yang menyimpan sambungan data.
Laporkan Perpustakaan: Digunakan untuk membuat aplikasi untuk menyimpan laporan.
Aplikasi Akses: Template yang digunakan untuk membuat aplikasi yang merupakan aplikasi berbasis Web Access Office.
Spreadsheet Impor: Template yang digunakan untuk mengimpor spreadsheet. Hasilnya adalah aplikasi yang berisi data di spreadsheet. Hal yang setara dapat dilakukan secara manual dengan membuat aplikasi menggunakan kerangka Daftar Kustom, menambahkan semua kolom di spreadsheet, lalu memasukkan semua data.

Bagian Web Umum di SharePoint 2016

Bagian Web adalah komponen yang dapat digunakan kembali yang menampilkan konten di halaman web di SharePoint 2016. Bagian Web adalah komponen mendasar dalam membangun halaman SharePoint. Ada sejumlah Bagian Web yang langsung keluar dari kotak dengan edisi SharePoint yang berbeda dan Anda juga dapat membeli Bagian Web pihak ketiga yang langsung terhubung ke lingkungan SharePoint Anda.

Bagian Web yang Anda miliki bergantung pada edisi SharePoint 2016 yang Anda gunakan serta fitur yang telah Anda aktifkan. Misalnya, PerformancePoint Web Parts hanya tersedia dengan lisensi Enterprise dan saat fitur PerformancePoint Services diaktifkan. Dan Project Web App Web Parts hanya tersedia saat Anda menginstal Project Server.

Berikut adalah daftar kategori Bagian Web yang umum yang harus Anda ketahui:

Apps: Setiap contoh aplikasi yang telah Anda tambahkan ke situs Anda memiliki bagian web terkait. Bagian Web App memungkinkan Anda menambahkan tampilan ke data di aplikasi Anda ke halaman web Anda.
Blog: Menyediakan Bagian Web untuk situs blog.
Data Bisnis: Pengelompokan Bagian Web yang dirancang untuk menampilkan informasi bisnis seperti status, indikator, dan data bisnis lainnya. Pengelompokan ini juga mencakup Bagian Web untuk menyematkan dokumen Excel dan Visio dan untuk menampilkan data dari Business Connectivity Services (BCS).BCS adalah komponen SharePoint yang memungkinkan Anda terhubung ke data yang tersimpan di luar SharePoint.
Komunitas: Pengelompokan Komunitas berisi Bagian Web untuk fitur komunitas SharePoint. Ini termasuk hal-hal seperti keanggotaan, bergabung dengan komunitas, dan informasi tentang masyarakat. Selain itu, ada alat untuk administrator komunitas.
Rollup Konten: Berisi Suku Web yang digunakan untuk konten rollup (agregat). Ada Web Parts untuk menggulung hasil pencarian, memberikan ringkasan proyek, menampilkan garis waktu, dan menampilkan dokumen yang relevan dari seluruh situs.
Set Dokumen: Bagian Web yang dirancang khusus untuk bekerja dengan kumpulan dokumen.
Filter: Bagian Web yang dapat digunakan untuk memfilter informasi. Bagian Web ini dirancang untuk dihubungkan dengan Bagian Web lainnya untuk memberikan mekanisme penyaringan yang bermanfaat. Misalnya, Anda mungkin memiliki daftar konten dan ingin pengguna dapat memfilter berdasarkan kriteria tertentu. Anda bisa menggunakan Bagian Web ini untuk menyediakan mekanisme filter.
Formulir: Bagian Web yang memungkinkan Anda menyematkan formulir HTML atau InfoPath di halaman.
Media dan Konten: Kategori ini menyediakan Bagian Web yang menampilkan media seperti gambar, video, dan halaman. Selain itu, ada juga Bagian Web untuk menampilkan aplikasi Silverlight.
PerformancePoint: Bagian Web yang dirancang khusus untuk layanan PerformancePoint.
Aplikasi Web Proyek: Bagian Web yang dirancang khusus untuk Project Server. Bagian Web ini mencakup fungsionalitas untuk menampilkan informasi tentang proyek seperti masalah, tugas, timesheets, dan status.
Cari: Menyediakan Bagian Web untuk fungsi pencarian seperti kotak pencarian untuk memasukkan kueri, hasil pencarian, dan penyempurnaan hasil.
Konten Berbasis Pencarian: Menyediakan Bagian Web yang menampilkan konten berdasarkan penelusuran. Misalnya, ada Bagian Web untuk menampilkan item yang cocok dengan tag tertentu, halaman berdasarkan kueri penelusuran, dan item yang baru saja diubah.
Kolaborasi Sosial: Kategori ini berisi Bagian Web yang dirancang untuk komponen sosial SharePoint seperti data kontak pengguna, papan catatan bersama, awan tag, dan tugas pengguna.

Jenis Halaman SharePoint 2016

Ada beberapa hal yang harus Anda ketahui tentang jenis halaman SharePoint 2016. Halaman web adalah dokumen yang ditampilkan di browser web Anda. Satu-satunya perbedaan antara halaman web dan dokumen teks biasa adalah bahwa halaman web memiliki markup khusus yang memberi tahu browser web bagaimana menampilkannya.

SharePoint mengambil rincian markup khusus dan melemparkannya ke belakang layar. Apa yang Anda tinggalkan adalah beberapa jenis halaman yang dapat Anda tambahkan ke situs SharePoint Anda.

Ini termasuk:

halaman Wiki: Halaman wiki juga dikenal sebagai halaman konten. Anda bisa menambahkan konten ke mereka dengan mengetik dan memformat teks. Selain itu, Anda bisa menyisipkan gambar dan Web Parts. Menambahkan konten ke halaman wiki sama seperti bekerja dengan Office Word karena semua kemampuan untuk memformat konten terdapat di bagian atas halaman di Ribbon.Dan seperti namanya, halaman wiki menangani semua perintah wiki seperti [dan] karakter.
Halaman Bagian Web: Halaman Bagian Web dirancang khusus untuk Bagian Web. Halaman Bagian Web mencakup zona Bagian Web di mana Anda dapat menambahkan Bagian Web. Menggunakan halaman Bagian Web Anda dapat menarik Bagian Web di antara zona dan menghubungkannya satu sama lain. Ada beberapa layout Bagian Web yang dapat Anda pilih saat membuat halaman Bagian Web.
Halaman penerbitan: Halaman penerbitan digunakan saat Anda perlu membuat pemisahan antara penerbitan konten dan tata letak konten pada halaman. Halaman penerbitan memungkinkan Anda membuat tata letak halaman standar dan kemudian membiarkan beberapa pengguna memasukkan konten menggunakan tata letak halaman. Ini memungkinkan Anda untuk memiliki pengguna yang terbiasa dengan konten mereka, namun bukan tata letak SharePoint, publikasikan ke situs sambil tetap mempertahankan tampilan dan nuansa.