QuickBooks: 10 Kiat Finansial untuk Pemilik Bisnis

Pemilik bisnis harus berperan aktif di sisi keuangan bisnis untuk mencegah upaya penggelapan atau pemalsuan. Tinjau kembali laporan keuangan QuickBooks Anda, perhatikan baik-baiklah di mana uangnya masuk, dan ketahuilah siapa yang menangani keuangannya. Jaga agar bisnis Anda aman dan sesuai urutan dengan mengikuti sepuluh tip keuangan ini.

Tuliskan semua cek Anda sendiri

Ini bukan bantingan terhadap pemegang buku. Namun, dalam usaha kecil, orang (terutama pemegang rekening penuh) memiliki kesempatan untuk menjemur Anda dengan mudah. Dengan menandatangani semua cek itu sendiri, Anda tetap menjaga denyut nadi arus kas Anda. Ya, praktik ini bisa merepotkan - Anda harus mengarungi dokumen setiap kali Anda menandatangani setumpuk cek - tapi ingat alternatifnya.

Omong - omong, jika Anda dalam kemitraan, Anda harus memiliki setidaknya beberapa rekan menandatangani tanda cek - atau setidaknya cek besar.

Jangan menandatangani cek dengan cara yang salah

Jika Anda menandatangani banyak cek, Anda mungkin tergoda untuk menggunakan tanda tangan yang cepat dan marah (pasti tak terbaca). Meskipun mencoret nama Anda secara tidak masuk akal sangat masuk akal saat Anda melakukan permainan bola mata, jangan lakukan saat Anda menandatangani cek. Tanda tangan yang jelas, terutama yang memiliki rasa gaya pribadi, berbeda. Garis bergelombang dengan salib dan beberapa titik mudah dipalsukan.

Tinjau ulang cek yang dibatalkan sebelum pemegang buku Anda melakukannya

Pastikan Anda meninjau ulang cek yang dibatalkan (gambar cek yang muncul di laporan mutasi bank Anda) sebelum orang lain melihat pernyataan bank bulanan.

Informasi ini tentu bukan tentang menggeledah pemegang buku. Meski demikian, pemilik bisnis dapat menentukan apakah seseorang membubuhkan tanda tangan pada cek hanya dengan menjadi yang pertama membuka pernyataan bank dan dengan meninjau setiap tanda tangan pada cek yang dibatalkan.

Jika Anda tidak memeriksa cek, karyawan yang tidak bermoral - terutama pemegang buku yang dapat memperbarui catatan rekening bank - dapat menempa tanda tangan Anda dengan impunitas. Dan mereka tidak akan tertangkap jika mereka tidak pernah terlalu banyak mengeluarkan rekeningnya.

Periksa ulang rekonsiliasi bank

Poin cepat: Jika Anda bukan orang yang melakukan rekonsiliasi bank, pastikan untuk meninjau ulang pekerjaan rekonsiliasi yang dilakukan oleh siapa pun yang melakukan pekerjaan itu. (Mungkin pembukuan Anda?) Kajian ini tidak hanya berarti satu set mata melihat pekerjaan dan menangkap kesalahan. Kajian ini memberikan satu kesempatan lagi untuk memastikan tidak terjadi bisnis lucu.

Dan, oh, satu hal aneh lainnya: Jangan merasa mengikuti dua atau tiga prosedur sebelumnya?Kemudian Anda - bukan bank - mungkin makan kerugian dari hal-hal seperti pemalsuan.

Pilih seorang pemegang buku yang mengenal komputer

Jangan khawatir, Anda tidak perlu meminta pemeriksaan latar belakang FBI saat mempekerjakan seorang pemegang buku. Sebenarnya, jika Anda menggunakan QuickBooks, Anda tidak perlu mempekerjakan orang yang terbiasa dengan sistem akuntansi bisnis kecil. Tapi carilah orang yang tahu cara menyimpan buku cek dan bekerja dengan komputer. Mereka seharusnya tidak memiliki masalah dalam memahami QuickBooks.

Tentu saja, Anda tidak ingin seseorang yang terjatuh dari truk lobak. Tetapi bahkan jika Anda mempekerjakan seseorang yang berkuda ke kota dengan kota, Anda tidak akan memiliki banyak kesulitan untuk mempercepat orang dengan QuickBooks.

Jika bisa, cari pembukuan yang mengetahui pembukuan dan gaji berganda

Berikut adalah beberapa tip tentang keterampilan teknis kandidat yang ideal. Seorang pembukuan yang tahu pembukuan double-entry sangat membantu - meski bersikap adil, pengetahuan semacam itu mungkin tidak penting.

Juga, jika Anda bisa, temukan seseorang yang tahu bagaimana melakukan penggajian - dan bukan hanya barang pajak penggajian federal, tapi juga bisnis monyet pajak gaji negara bagian. (Jika Anda tidak dapat menemukan orang seperti ini, ketahuilah bahwa Anda dapat dengan mudah meng-outsource gaji ke layanan penggajian yang besar.

Secara teratur membuat dan melihat-lihat pernyataan keuntungan dan kerugian bahwa QuickBooks dengan mudah menghasilkan. Dapatkan kebiasaan untuk melihat-lihat neraca Anda dengan daftar aset dan liabilitasnya. Jelajahi dan cari laporan atau dua laporan lain yang memberi Anda wawasan bermanfaat tentang ritme dan sajak bisnis Anda. (Kesalahan apa pun yang Anda buat mungkin akan muncul sebagai angka konyol di neraca Anda, omong-omong.)

Mungkin, Anda dapat tetap memegang kendali yang cukup kuat dalam operasi dengan melihat dua atau tiga laporan yang mudah dipahami. Dan dengan secara rutin mengintip laporan keuangan ini - katakan sekali atau dua kali seminggu - Anda mengubah sistem akuntansi menjadi alat yang berguna, baik untuk melihat peluang yang menggoda dan untuk menghindari perangkap berbahaya.

Berikut adalah cara untuk menjalankan bisnis Anda dengan melihat tiga laporan QuickBooks:

Pernyataan keuntungan dan kerugian

• yang membandingkan angka tahun berjalan dan tahun sebelumnya, sehingga Anda dapat melihat bagaimana Anda ' kembali dilakukan pada tahun berjalan dibandingkan dengan tahun sebelumnya) Ringkasan piutang

• penuaan (sehingga Anda dapat melihat klien dan pelanggan yang telah lewat) Neraca

• (sehingga Anda dapat pantau uang tunai dan modal kerja Anda dan temukan barang lucu lainnya) Pilih sistem akuntansi yang sesuai

Bila Anda menggunakan QuickBooks, Anda menggunakan akuntansi berbasis uang tunai atau akrual basis. Cash-basis accounting baik-baik saja ketika arus masuk bisnis merefleksikan penjualannya dan arus kasnya mencerminkan pengeluarannya. Situasi ini tidak terjadi, namun, di banyak bisnis. Pembangun kontrak rumah keluarga tunggal, misalnya, mungkin memiliki uang tunai yang masuk (dengan meminjam dari bank) tapi mungkin tidak menghasilkan uang. Sebagai alternatif, pemilik gadai yang meminjamkan uang dengan bunga 22 persen mungkin akan menghasilkan uang, bahkan jika uang tunai dikeluarkan dari bisnis setiap hari.

Sebagai aturan umum, saat Anda membeli dan menjual inventaris, akrual basis akuntansi bekerja lebih baik daripada akuntansi basis tunai. Namun, akuntansi basis tunai biasanya menolak pajak penghasilan.

Jika QuickBooks tidak bekerja untuk bisnis Anda

QuickBooks adalah program akuntansi bisnis kecil yang hebat. Tetapi jika QuickBooks tidak sesuai dengan kebutuhan Anda - jika, misalnya, Anda memerlukan sebuah program yang bekerja lebih baik untuk produsen atau yang mencakup beberapa fitur spesifik khusus industri - Anda mungkin menginginkan salah satu yang lebih rumit (tapi juga lebih hebat) paket akuntansi usaha kecil.

Sebelum Anda melompat dari QuickBooks Pro atau QuickBooks Premier, pastikan untuk memeriksa versi Solusi Enterprise dari QuickBooks, yang harganya lebih mahal tetapi juga bekerja untuk bisnis yang lebih besar. Versi Enterprise QuickBooks terlihat dan bekerja hampir identik dengan versi "biasa". Jika Anda tahu QuickBooks Pro atau QuickBooks Premier, maka Anda sudah tahu (atau kebanyakan tahu) QuickBooks Enterprise.

Jika versi Enterprise QuickBooks tidak berfungsi, Anda mungkin ingin berbicara dengan akuntan Anda tentang paket khusus industri. (Misalnya, jika Anda seorang printer komersial, beberapa vendor mungkin telah mengembangkan paket akuntansi khusus hanya untuk printer komersial.)

Simpan hal-hal sederhana

Saat mengelola urusan keuangan usaha kecil, jaga agar hal-hal sesederhana mungkin. Sebenarnya, pertahankan urusan bisnis Anda cukup sederhana sehingga Anda dapat dengan mudah mengetahui apakah Anda menghasilkan uang dan apakah bisnis itu sehat.

Saran tentang kesederhanaan ini mungkin terdengar aneh, tapi terkadang orang yang sangat cerdas dapat membangun struktur keuangan yang sangat rumit untuk bisnis mereka, termasuk pengaturan leasing yang rumit, kemitraan labirin dan struktur perusahaan, dan pembagian keuntungan dan pembagian biaya yang menguntungkan dengan bisnis lain.. Pengaturan keuangan super canggih ini tidak menghasilkan keuntungan bila Anda mempertimbangkan semua biaya. Terlebih lagi, pengaturan rumit semacam itu hampir selalu berubah menjadi manajemen dan sakit kepala pencatatan.