Mengkonversi Dokumen Office menjadi File PDF - dummies

PDFMaker 5. 0 untuk Windows membuatnya sangat mudah untuk mengubah dokumen Word, Excel, atau PowerPoint yang Anda buat atau edit dengan edisi Office 2000 atau Office XP (2002) dari program-program ini ke dalam versi terbaru dan terbaik dari dokumen PDF - yang harus Anda lakukan adalah klik tombol Convert to Adobe PDF di toolbar PDFMaker 5. 0 (ditambahkan secara otomatis saat Anda menginstal Acrobat 5. 0 untuk Windows di komputer Anda). Tapi sebelum Anda menyentuh tombol itu, perhatikan perintah-perintah ini untuk membuat konversi PDF yang sempurna.

Periksa penggunaan gaya heading secara konsisten

Klik tombol Peta Dokumen pada toolbar Standar untuk menampilkan judul dan hubungan hierarkis mereka di panel Peta Dokumen di Word. Karena PDFMaker secara otomatis dapat mengubah semua judul dokumen Word menjadi bookmark dalam dokumen PDF yang dihasilkan, Anda harus memastikan bahwa semua judul dalam dokumen Anda menggunakan gaya Heading yang sesuai. Pengguna Word 2002 dapat menampilkan panel tugas Styles and Formatting (pilih View -> Task Pane lalu klik Styles and Formatting pada menu pop-up Task Pane) untuk memeriksa dan, jika perlu, terapkan kembali gaya Heading.

Periksa lembar kerja Excel worksheet

Choose View -> Page Break Preview pada menu Excel. Karena PDFMaker menggunakan paging lembar kerja Excel saat ini dalam membangun halaman dalam dokumen PDF yang dihasilkan, Anda akan ingin memverifikasi jeda halaman sebelum melakukan konversi. Remedy halaman yang buruk akan memisahkan kolom dan baris data terpisah yang seharusnya muncul bersama di halaman dengan menyeret penanda break page pada mode Page Break Preview.

Verifikasi jenis dokumen PDF yang Anda buat

Anda melakukan ini dengan mencentang nama yang muncul di kotak kombo Konversi Pengaturan pada tab Settings pada Acrobat 5. 0 PDFMaker 5. 0 kotak dialog (Acrobat -> Ubah Pengaturan Konversi). Saat memilih di antara preset ini, perhatikan penggunaan utama dokumen PDF terakhir: Pilih e-book untuk tampilan online, Tekan untuk mencetak profesional, Cetak untuk pencetakan di rumah, dan Layar untuk mendownload dan melihat dengan cepat di Web. Perhatikan juga bahwa Anda dapat menyesuaikan salah satu preset ini dengan memilihnya di kotak kombo Konversi Pengaturan dan kemudian mengklik tombol Edit Conversion Settings.

Konfirmasikan bahwa semua judul dan gaya dokumen Word akan diubah menjadi bookmark

Verifikasi pengaturan mana yang dipilih pada tab Bookmark tabbox Acrobat 5. 0 PDFMaker 5. 0 (Acrobat -> Change Conversion Settings) di Word.Klik kotak centang Convert Word Headings to Bookmarks untuk mengubah semua gaya ayat Heading yang digunakan dalam dokumen menjadi bookmark di file PDF yang dihasilkan. Klik kotak centang Convert Word Styles to Bookmarks untuk mengubah semua gaya paragraf lain yang digunakan dalam dokumen ke bookmark juga. Untuk menghilangkan beberapa tingkat judul atau gaya tertentu dari konversi bookmark, klik kotak cek masing-masing yang muncul di kotak daftar di bawah ini.

Verifikasi fitur Word mana yang ditandai untuk konversi dalam dokumen PDF

Verifikasi setelan Fitur Kata mana yang dipilih pada tab Office pada kotak dialog Acrobat 5. 0 PDFMaker 5. 0 (Acrobat -> Change Conversion Settings) di Kata. Untuk mengubah komentar dokumen ke catatan tersembunyi dalam dokumen PDF, pilih kotak centang Komentar -> Catatan. Untuk menambahkan kotak teks ke teks yang berdampingan dengan menggunakan fitur PDF Articles, pilih kotak centang Text Boxes -> Article Threads. Untuk mempertahankan nomor halaman yang digunakan dalam dokumen Word, pilih kotak centang Page Numbers. Untuk mengubah semua referensi silang dan daftar isi yang dihasilkan dalam dokumen Word menjadi tautan dalam dokumen PDF, pilih kotak centang Cross References & TOC Links. Untuk mengubah semua catatan kaki dan catatan akhir yang ditambahkan ke dokumen Word menjadi tautan di file PDF yang dihasilkan, pilih kotak catatan Catatan & Catatan Akhir Catatan.

Pastikan bahwa Anda membuat file PDF yang ditandai

Pastikan opsi kotak centang Embed Tags in PDF (Aksesibilitas, Reflow) pada tab Office pada kotak dialog Acrobat 5. 0 PDFMaker 5. 0 (Acrobat -> Change Conversion Settings) memiliki tanda centang di dalamnya.

Konfirmasikan bagaimana dokumen PDF yang telah dikonversi diatur untuk dibuka di Acrobat

Verifikasi opsi Open Document pada tab Display Options pada kotak dialog Acrobat 5. 0 PDFMaker 5. 0 (Acrobat -> Change Conversion Settings). Untuk membuka dokumen PDF tanpa menampilkan palet Bookmarks di panel Navigasi, klik tombol radio Page Only. Untuk menampilkan halaman selain halaman pertama saat pembukaan, masukkan nomor halaman di kolom Nomor Halaman. Untuk membuka halaman pada pembesaran set, klik persentase (200, 400, 800, atau 1600) atau tampilan preset (Fit in Window, Fit Width, atau Fit Visible) pada menu pop-up Open Magnification.