Mengedit Dokumen dengan IBM Workplace Services Express - dummies

Biasanya, Anda dapat mengedit dokumen Anda sendiri di IBM Workplace Service Express (WSE), dan, tergantung pada pengaturan akses perpustakaan dokumen, Anda mungkin Bisa juga mengedit dokumen rekan setimnya. Namun, terkadang Anda sama sekali tidak bisa mengedit dokumen, bahkan dokumen yang Anda buat sendiri.

Anda dapat dengan mudah mengetahui apakah Anda dapat mengedit dokumen karena saat Anda membukanya, Anda bisa melihat tombol Edit atau tidak.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa Anda mungkin tidak dapat mengedit dokumen:

• Perpustakaan dokumen mungkin tidak disiapkan untuk membiarkan Anda mengedit dokumen apa pun, karena sifat perpustakaan itu sendiri..
• Dokumen terkunci - ada orang lain di tim Anda yang mengeditnya, atau seseorang secara manual menguncinya untuk mencegah perubahan lebih lanjut.

Dengan asumsi Anda dapat mengedit dokumen tertentu - karena Anda memiliki akses yang benar dan dokumen tidak terkunci - bagian berikut mencakup beberapa hal tambahan yang dapat Anda lakukan dengan dokumen selain mengedit konten aslinya.

Mengedit properti dokumen

Bagian terpenting dari sebuah dokumen tentu saja isinya. Tapi ada lebih banyak dokumen, sejauh menyangkut WSE.

Anda dapat mengedit properti dokumen - bidang yang dilacak WSE tentang setiap dokumen - seperti nama dokumen, deskripsi, dan sebagainya. Konten ini tentang dokumen terkadang disebut metadata. Properti dokumen bisa sangat penting untuk memastikan anggota tim lain dapat menemukan dokumen tersebut, terutama saat mereka mencarinya. Semakin banyak informasi yang Anda masukkan di bidang properti, semakin besar kemungkinan pengguna lain dapat mengakses dan menggunakan konten di dalam dokumen.

Untuk mengedit properti dokumen, apakah itu dibuat dengan editor Office atau WSE, ikuti langkah-langkah ini:

1. Cari dan buka dokumen yang ingin Anda ubah dan klik tombol Edit.

Formulir Edit Dokumen muncul.

2. Gunakan formulir Edit Dokumen untuk mengubah judul dokumen, deskripsi, atau bahasa pilihan.

3. Setelah selesai, klik tombol Publish, Submit for Approval, atau Save as Private Draft, jika sesuai.

Dokumen disimpan dan ditutup.

Mengganti dokumen

Terkadang Anda mungkin perlu mengganti dokumen, kunci, stok, dan laras. Ini bukan sesuatu yang sering Anda lakukan, tapi terkadang Anda memiliki file di hard drive lokal yang perlu diunggah di tempat dokumen yang sudah ada di perpustakaan.Tak perlu dikatakan lagi, dokumen yang ada adalah, well, diganti - secara permanen - jadi lanjutkan dengan hati-hati. Anda tidak dapat mengganti dokumen yang telah disimpan sebagai draft tertunda.

Gunakan langkah-langkah ini untuk mengganti dokumen yang ada di perpustakaan dokumen dengan dokumen dari komputer Anda:

1. Cari dan buka dokumen yang ingin Anda ganti.

2. Klik tombol Ganti.

Formulir Replace Document muncul.

3. Klik tombol Browse dan pilih file di harddisk yang ingin anda upload sebagai penggantinya.

4. Klik tombol Publish, Submit for Approval, atau Save as Private Draft, jika sesuai.

Dokumen baru muncul di perpustakaan dokumen dan dokumen lama hilang.

Memindahkan atau menyalin dokumen

Meskipun langkah-langkah untuk menyalin dan memindahkan dokumen hampir sama, hasilnya tentu saja berbeda. Saat Anda menyalin dokumen, Anda memiliki dua versi dokumen yang identik dalam dua folder yang berbeda. Saat Anda memindahkan dokumen, dokumen diambil dari folder aslinya dan disimpan dalam folder yang Anda tentukan.

Gunakan langkah-langkah ini untuk menyalin atau memindahkan dokumen di perpustakaan dokumen:

1. Cari dan buka dokumennya.

2. Pilih Tindakan Lainnya -> Salin atau Tindakan Lainnya -> Pindah.

Formulir Copy to Folder (atau Move to Folder) akan muncul.

3. Pilih folder tujuan tempat Anda ingin meletakkan dokumen yang disalin atau dipindahkan.

4. Klik OK

Dokumen disalin atau dipindahkan ke lokasi barunya.