Pergi Public with Public Folders di Outlook 2002 - dummies

Jika Anda menggunakan Outlook 2002 di jaringan Microsoft Exchange, Anda dapat menggunakan folder publik. Folder publik adalah tempat yang bisa dilihat oleh sekelompok orang dan item lainnya. Anda dapat memiliki folder publik untuk tugas atau kontak. Anda juga dapat membuat folder publik yang berisi pesan, sangat mirip dengan Inbox Anda, kecuali semua orang dapat menambahkan pesan dan membaca pesan yang sama. Pengaturan semacam ini sering disebut papan buletin ; Anda mengirim pesan, seseorang membalasnya, pihak ketiga lalu membalas Anda berdua, dan seterusnya. Ini adalah metode untuk melakukan percakapan kelompok tanpa semua pihak terlibat dalam percakapan yang tersedia pada saat yang bersamaan.

Bila Anda mengklik folder publik, Anda melihat daftar item yang terlihat seperti daftar pesan email, kecuali semua pesan ditujukan ke folder dan bukan ke orang lain. Di folder publik, Anda dapat mengubah tampilan item Anda, menambahkan item, atau membalas item yang dimasukkan orang lain.

Melihat folder publik

Perusahaan Anda mungkin memelihara folder publik untuk diskusi online yang sedang berlangsung mengenai isu-isu penting dalam bisnis Anda atau sebagai papan pengumuman perusahaan untuk pengumuman tentang aktivitas, manfaat, dan berita lainnya.

Untuk melihat folder publik, ikuti langkah-langkah ini:

1. Pilih View-> Folder List atau klik tombol Folder List di toolbar.

Daftar Folder akan muncul (lihat Gambar 1).

Gambar 1: Daftar Folder dengan Folder Umum.

2. Klik nama folder yang ingin Anda lihat.

Daftar item dalam folder akan muncul.

Anda dapat mengklik dua kali judul item yang Anda lihat untuk melihat isi item itu.

Menambahkan item baru

Banyak folder publik diatur sebagai diskusi terbuka di mana setiap orang dapat memasukkan harganya dua sen. Semua pesan bisa dibaca oleh siapa saja, jadi semua orang membaca dan membalas semua orang lain. Jika Anda melihat folder dan mendapati pesan itu penuh dengan pesan dari orang yang berbeda, semuanya saling membalas satu sama lain, Anda sedang melihat folder diskusi.

Untuk menambahkan item baru ke folder publik, ikuti langkah-langkah ini:

1. Pilih View-> Folder List atau klik tombol Folder List di toolbar.

Daftar Folder akan muncul.

2. Klik nama folder.

Daftar pesan dalam folder akan muncul.

3. Pilih File-> New-> Post di Folder ini.

Bentuk Item Baru muncul (lihat Gambar 2).

Gambar 2: Bentuk Barang Baru.

4. Ketik subjek dan pesan Anda.

5. Klik Poskan.

Sekarang pesan Anda adalah bagian dari daftar item dalam folder.

Membalas item dalam folder diskusi publik yang ada

Perilaku yang baik dan akal sehat mengatakan bahwa jika Anda ingin mengikuti diskusi, hal terbaik yang harus dilakukan adalah menanggapi apa yang anggota diskusi lainnya katakan. Tapi bersikaplah baik - jangan nyala api. Mengeposkan tanggapan buruk kepada orang-orang dalam sebuah kelompok diskusi online disebut

menyala . Flaming tidak dianggap baik tapi juga tidak biasa. Flaming menciptakan percakapan online yang kebanyakan orang tidak ingin ikut serta. Apa bagusnya diskusi saat tidak ada yang berbicara? Selain itu, menyala di tempat kerja bisa membuat Anda dipecat. Begitu dingin. Saat Anda berpartisipasi dalam diskusi folder publik di tempat kerja, anggap bahwa setiap orang di perusahaan - dari para eksekutif puncak sampai yang terbaru - akan membaca apa yang telah Anda tulis. Periksa ejaan Anda, JANGAN MENULIS SURAT-SURAT MODAL (IT LIHAT SEPERTI ANDA MELIHAT), dan gunakan kebijaksanaan dalam apa yang Anda katakan dan bagaimana Anda mengatakannya. Aturan yang sama berlaku untuk interoffice e-mail; Anda tidak tahu siapa yang membaca apa yang Anda kirim.

Untuk membalas item dalam folder diskusi publik:

1. Klik dua kali item yang ingin Anda balas.

Item terbuka sehingga Anda bisa membacanya.

2. Klik tombol Post Reply di toolbar.

Formulir Pembuka Diskusi akan muncul. Teks pesan yang Anda tulis sudah diposting dalam formulir (lihat Gambar 3).

Gambar 3: Gunakan formulir Balas Diskusi untuk menambahkan komentar Anda ke diskusi publik.

3. Ketik subjek dan balasan Anda.

Balasan Anda muncul dalam warna yang berbeda dari pada teks asli.

4. Klik Poskan.

Item Anda bergabung dalam daftar item diskusi.

Memindahkan barang ke folder publik

Tidak semua folder publik adalah folder diskusi. Folder publik dapat dirancang untuk menampung semua jenis item. Anda dapat berbagi daftar tugas, kalender, atau file dari jenis lainnya. Anda tidak perlu membuat item folder publik di folder tempat Anda ingin item tersebut berakhir. Anda dapat membuat tugas di daftar Tugas Anda sendiri, misalnya, lalu memindahkannya ke folder tugas umum.

Untuk memindahkan item ke folder publik:

1. Klik kanan item yang ingin Anda pindahkan.

Menu muncul, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 4.

Gambar 4: Bersiap untuk memindahkan item ke folder.

2. Klik Pindah ke Folder.

Kotak dialog yang berisi Daftar Folder akan muncul.

3. Klik folder yang ingin Anda kirimi itemnya.

Nama folder yang Anda klik disorot.

4. Klik OK

Item Anda bergerak ke folder barunya.

Untuk catatan publik

Anda mungkin menggunakan folder publik tanpa menyadarinya.Di Outlook, semua folder terlihat sama, apakah Anda membuatnya sendiri di PC Anda sendiri atau berada di jaringan perusahaan atau Internet. Yang benar-benar perlu Anda ketahui tentang folder publik adalah mereka umum, jadi siapa pun yang memiliki akses ke folder publik dapat melihat apa pun yang Anda poskan ke folder publik tersebut. Anda juga bisa membuat folder publik Anda sendiri; tanyakan kepada administrator sistem Anda untuk melihat apakah Anda memiliki hak untuk membuat folder publik dan tempat untuk meletakkannya.