Bagaimana Menetapkan Aturan Validasi Data di Excel 2016 - dummies

Di Excel 2016, Anda perlu membuat aturan validasi data karena secara alami, orang cenderung memasukkan data secara tidak benar karena tugas memasukkan data sangat membosankan. Inilah sebabnya mengapa aturan validasi data sangat berharga. Aturan validasi data adalah aturan mengenai jenis data yang dapat dimasukkan ke dalam sel.

Bila Anda memilih sel yang diberi aturan, sebuah pesan masukan memberi tahu Anda apa yang harus dimasukkan, seperti yang ditunjukkan di sini. Dan jika Anda salah memasukkan data, peringatan kesalahan memberitahu Anda juga, juga ditunjukkan.

Aturan validasi data sedang dilakukan.

Aturan validasi data adalah pertahanan yang sangat baik terhadap entri data yang ceroboh dan perasaan gatal yang Anda dapatkan saat berada di tengah tugas yang menyebalkan. Dalam sel yang mencatat entri tanggal, Anda dapat meminta tanggal jatuh dalam jangka waktu tertentu. Di sel yang mencatat entri teks, Anda dapat memilih item dari daftar alih-alih mengetik sendiri. Dalam sel yang mencatat entri numerik, Anda dapat meminta nomor tersebut jatuh dalam kisaran tertentu. Tabel tersebut menjelaskan berbagai kategori aturan validasi data.

Aturan Validasi Data Kategori

Aturan	Apa yang Bisa Dimasukkan
Nilai	Apapun apapun. Ini adalah pengaturan default.
Nomor Utuh	Jumlah keseluruhan (tidak ada angka desimal diperbolehkan). Pilih operator dari daftar drop-down Data dan nilai untuk menggambarkan kisaran nomor yang dapat dimasukkan.
Desimal	Sama seperti aturan bilangan bulat kecuali angka dengan angka desimal .
Daftar	Item dari daftar. Masukkan daftar item dalam sel pada lembar kerja , baik yang sedang Anda kerjakan atau yang lain. Kemudian buka kembali kotak dialog Data Validation, klik tombol Range Selector (Anda dapat menemukannya di sisi kanan kotak teks Sumber), dan pilih sel yang memegang daftar. Item daftar muncul dalam daftar drop-down pada lembar kerja.
Tanggal	Tanggal nilai. Pilih operator dari daftar drop-down Data dan nilai untuk menggambarkan rentang tanggal. Sebelumnya di bab ini, "Memasukkan nilai tanggal dan waktu" menggambarkan cara yang benar untuk memasukkan nilai tanggal.
Waktu	Nilai waktu. Pilih operator dari daftar drop-down Data dan nilai untuk menggambarkan rentang tanggal dan waktu. Sebelumnya di bab ini, "Memasukkan nilai tanggal dan waktu" menggambarkan cara yang benar untuk memasukkan kombinasi nilai tanggal dan waktu.
Panjang Teks	Sejumlah karakter tertentu. Pilih operator dari daftar drop-down Data dan nilai-nilai untuk menjelaskan berapa banyak karakter yang dapat dimasukkan .
Kustom	Nilai logis (Benar atau Salah). Masukkan formula yang menggambarkan apa yang merupakan entri data yang benar atau salah.

Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat aturan validasi data:

1. Pilih sel atau sel yang memerlukan aturan.

2. Pada tab Data, klik tombol Validasi Data.

   Seperti yang ditunjukkan di sini, Anda melihat tab Settings pada kotak dialog Data Validation.

   

   tab Settings pada kotak dialog Data Validation.

3. Pada daftar drop-down Allow, pilih kategori aturan yang Anda inginkan.

4. Masukkan kriteria untuk aturan.

   Apa kriteria tergantung pada kategori peraturan yang Anda gunakan. Tabel menggambarkan bagaimana memasukkan kriteria aturan di setiap kategori. Anda bisa merujuk ke sel di lembar kerja dengan memilihnya. Untuk melakukannya, pilih keduanya secara langsung atau klik tombol Range Selector lalu pilih mereka.

5. Pada tab Input Message, masukkan judul dan pesan masukan.

   Anda dapat melihat judul ("Berhenti Singkirkan") dan pesan masukan ("Masukkan angka antara 24.000 dan 32.000"). Judulnya muncul dalam huruf tebal. Jelaskan secara singkat jenis data yang termasuk dalam sel atau sel yang Anda pilih.

6. Pada tab Error Alert, pilih sebuah style untuk simbol pada kotak dialog Message Alert, masukkan judul untuk kotak dialog, dan masukkan pesan peringatan.

   Pada pesan kesalahan yang ditunjukkan sebelumnya, simbol Stop telah dipilih. Judul yang Anda masukkan muncul di bagian atas kotak dialog, dan pesan muncul di samping simbol.

7. Klik OK.

   Untuk menghapus aturan validasi data dari sel, pilih sel, masuk ke tab Data, klik tombol Validasi Data, dan pada tab Settings pada kotak dialog Data Validation, klik tombol Clear All, dan klik OK.