Bagaimana Menyederhanakan Tugas dengan Langkah Cepat di Outlook 2016 - dummies

Sekarang Anda sudah pasti menyadari bahwa beberapa tindakan Outlook mengambil banyak klik mouse untuk menyelesaikannya, seperti proses membalas pesan dan kemudian menghapusnya. Itu bukan masalah besar jika Anda hanya melakukan tindakan tertentu sesekali, tapi jika itu adalah sesuatu yang Anda lakukan secara teratur di Outlook, itu bisa dengan cepat menjadi sakit. Jika Anda melakukan tugas tertentu secara teratur, fitur Quick Step Outlook dapat datang untuk menyelamatkan Anda.

Langkah Cepat memungkinkan Anda mengurangi tugas multistep menjadi satu klik mouse. Anda akan menemukan Quick Steps di modul Mail, duduk di tengah tab Home Ribbon. Meskipun kotak Quick Steps hanya terlihat saat menggunakan modul Mail, Anda dapat menggunakan Quick Steps untuk mempercepat tindakan dengan sebagian besar modul Outlook, seperti Calendar atau Tasks.

Saat pertama kali menginstal Outlook, kotak Quick Steps sudah memiliki enam Langkah Cepat di dalamnya:

• Pindah ke: Gunakan Langkah Cepat ini jika Anda sering memindahkan pesan ke folder tertentu.

• Tim Email: Gunakan Langkah Cepat ini untuk membuka formulir Pesan Baru dan mengisi kolom Ke dengan kumpulan penerima tertentu.

• Balas & Hapus: Nama cukup banyak mengatakan itu semua: Bila Anda memilih Langkah Cepat ini, Outlook secara otomatis membuka formulir Pesan untuk membalas pengirim pesan yang dipilih dan memindahkan pesan yang dipilih ke folder Item yang Dihapus.

• Ke Manajer: Langkah Cepat ini secara otomatis membuka formulir Pesan untuk meneruskan pesan yang dipilih ke penerima tertentu, namun tidak menghapus pesan yang dipilih.

• Selesai: Ini menandai pesan yang dipilih dengan tanda Mark Complete, menandai pesan sebagai telah dibaca, dan memindahkan pesan ke folder yang ditunjuk.

• Buat Baru: Sebenarnya, ini bukan Langkah Cepat; itu akan membuka Edit Quick Step Wizard, yang memungkinkan Anda membuat Quick Steps kustom Anda sendiri.

  

  Kotak Quick Steps berada di tengah tab Home Ribbon.

Kecuali untuk Balasan & Hapus Langkah Cepat, masing-masing Langkah Cepat mengharuskan Anda membuat beberapa keputusan saat pertama kali menggunakannya. Setelah Anda melakukan ini, Anda tidak perlu melakukannya lagi - Outlook akan mengingat apa yang Anda inginkan jika Anda memilih Quick Step.

Masing-masing Langkah Cepat sedikit berbeda, namun Langkah Pindah Ke Langkah Cepat digunakan sebagai contoh di sini:

1. Klik ikon Kotak Masuk di panel Folder (atau tekan Ctrl + Shift + I).

   Daftar pesan surat masuk Anda akan muncul.

2. Pilih pesan di Kotak Masuk.

   Bisa jadi ada pesan. Jangan khawatir tentang hal itu benar-benar tergerak.Selama ini adalah pertama kalinya Anda menggunakan Langkah Pindah ke Langkah Cepat, pesan yang Anda pilih tidak akan dipindahkan; Outlook hanya perlu mengetahui jenis elemen Outlook mana yang Anda buat sebagai Langkah Cepat.

3. Klik tab Home dan klik ikon di sudut kiri atas kotak Quick Steps.

   Ikon mungkin atau mungkin tidak mengatakan Pindah ke:?.

   Kotak dialog First Time Setup akan terbuka. Jika kotak dialog sudah memiliki nama folder di dalamnya, Outlook hanya mencoba untuk membantu dengan menyarankan folder terakhir tempat Anda memindahkan pesan; kotak dialog First Time Setup akan tetap terbuka.

   

   Kotak dialog Setup Langkah Cepat Langkah Cepat.

4. Pilih folder tempat Quick Step akan memindahkan pesan.

   Pilih folder di kotak Pindahkan ke Folder dengan mengklik tanda panah di bagian akhir kotak. Jika Anda tidak melihat folder yang Anda inginkan, pilih pilihan Folder Lain, yang membuka jendela Select Folder sehingga Anda dapat melihat daftar rinci semua folder yang tersedia. Anda bahkan bisa membuat folder baru menggunakan jendela Select Folder.

5. Pastikan kotak centang Pindahkan ke Folder dipilih.

   Jika Anda ingin setiap pesan ditandai sebagai telah dibaca saat Langkah Cepat memindahkannya, pastikan kotak centang Markus sebagai Baca juga dipilih.

   Jika Anda ingin mengubah ikon Langkah Cepat, tambahkan tindakan ke sana, atau buat pintasan keyboard untuk Langkah Cepat, klik tombol Opsi untuk mengakses pengaturan tersebut.

6. Ketik nama untuk Quick Step di kotak teks Name.

   Anda mungkin memperhatikan bahwa segera setelah Anda memilih folder di kotak Move to Folder, Outlook juga meletakkan nama folder itu di kotak teks Name. Jika Anda senang dengan nama yang dipilih Outlook untuk Langkah Cepat, lompatlah ke langkah berikutnya. Jika Anda ingin memberikan Quick Step nama yang berbeda, cukup ketik ke dalam kotak teks Name.

7. Klik tombol Save.

   Kotak dialog Setup Waktu Pertama ditutup.

Setiap kali Anda ingin memindahkan pesan ke folder tertentu, cukup pilih pesannya dan klik Quick Step yang Anda buat. Pesan akan secara otomatis berpindah ke folder dan ditandai sebagai telah dibaca.