Bagaimana Menggunakan Data Validation untuk Menjaga Data Excel Bersih - dummies

Satu perintah yang berguna terkait dengan bisnis ini agar data Excel Anda bersih adalah Data Perintah validasi Gunakan perintah ini untuk menggambarkan informasi apa yang bisa dimasukkan ke dalam sel. Perintah ini juga memungkinkan Anda untuk menyediakan pesan yang memberikan informasi masukan data dan pesan kesalahan yang mencoba untuk membantu seseorang memperbaiki kesalahan entri data.

Untuk menggunakan Validasi Data, ikuti langkah-langkah ini:

1Pilih rentang lembar kerja tempat data yang akan divalidasi akan digunakan.

Anda dapat melakukan ini dengan menyeret mouse Anda atau dengan menggunakan tombol navigasi.

2Pilih perintah Validasi Data tab Data untuk memberi tahu Excel bahwa Anda ingin menyiapkan validasi data untuk rentang yang dipilih.

Excel menampilkan kotak dialog Data Validation.

3 Pada tab Settings pada kotak dialog Data Validation, gunakan kotak teks Validasi untuk menjelaskan data yang valid.

Gunakan pilihan dari kotak daftar drop-down Allow, misalnya untuk menyediakan jenis informasi apa yang bisa masuk ke kisaran: bilangan bulat, angka desimal, nilai dari daftar, tanggal yang valid, valid kali, teks dengan panjang tertentu, dan sebagainya.

Gunakan pilihan dari kotak daftar drop-down Data untuk lebih menentukan kriteria validasi Anda. Kotak daftar drop-down Data menyediakan beberapa perbandingan yang dapat dibuat sebagai bagian dari validasi: antara, bukan antara, sama dengan, tidak sama dengan, lebih besar dari, dan seterusnya.

Perbaiki kriteria validasi, jika perlu, dengan menggunakan salah satu kotak daftar drop-down lainnya yang tersedia. Catatan: Pilihan kriteria validasi lainnya bergantung pada apa yang Anda masukkan ke dalam kotak daftar drop-down Allow and Data. Jika Anda menunjukkan bahwa Anda hanya mengizinkan jumlah keseluruhan antara rentang nilai minimum dan maksimum tertentu, Excel menyediakan kotak teks Minimum dan Maksimum agar Anda dapat memasukkan atau menentukan jangkauannya.

Namun, jika Anda memilih entri lain dari kotak daftar drop-down Allow atau Data, Anda akan melihat kotak teks lain yang muncul pada tab Settings. Dengan kata lain, Excel mengkustomisasi tab Settings tergantung pada jenis kriteria validasi yang Anda tetapkan.

4 Selaras dengan validasi.

Setelah Anda menjelaskan kriteria validasi, pilih atau hapus centang (hapus) kotak centang Ignore Blank untuk menunjukkan apakah sel kosong diperbolehkan.

5 Pertimbangkan memperluas cakupan validasi data.

Pilih kotak centang Terapkan Perubahan ini ke Semua Sel Lain dengan Pengaturan Sama untuk menunjukkan apakah kriteria validasi harus diperluas ke sel serupa lainnya.

Klik tombol Clear All, dan Excel membersihkan (menghapus) kriteria validasi.

6Provide sebuah pesan masukan dari tab Input Message pada kotak dialog Data Validation.

Tab Pesan Masukan memungkinkan Anda memberi tahu Excel untuk menampilkan pesan kecil saat sel dengan validasi data tertentu dipilih. Untuk membuat pesan masukan, Anda memasukkan judul pesan ke dalam kotak teks Judul dan teks pesan ke dalam kotak teks Input Message. Pastikan kotak centang Show Input Message When Cell is Selected dipilih.

7Memberikan pesan kesalahan dari tab Error Alert pada kotak dialog Data Validation.

Anda juga dapat memberikan pesan kesalahan yang ditampilkan Excel saat seseorang mencoba memasukkan data yang tidak benar.

Untuk membuat pesan kesalahan, pertama verifikasi bahwa kotak centang Tampilkan Kesalahan Setelah Data Tidak Dimasukkan Masukkan. Kemudian gunakan kotak daftar drop-down Style untuk memilih apa yang harus dilakukan Excel saat menemukan data yang tidak valid: Hentikan entri data pada pengguna tanpa entri data yang salah, atau cukup tampilkan pesan informasi setelah data dimasukkan.

8Seperti membuat pesan masukan, masukkan judul pesan kesalahan ke dalam kotak teks Judul. Kemudian masukkan teks lengkap dari pesan kesalahan ke dalam kotak teks Error Message.

Penasaran dengan pilihan di kotak daftar drop-down Style? Gaya peringatan kesalahan menentukan tombol perintah yang muncul pada pesan kesalahan saat seseorang mencoba memasukkan data yang buruk. Jika gaya error adalah Stop, kotak pesan kesalahan akan menampilkan tombol perintah Retry dan Cancel.

Jika gaya kesalahan adalah Warning, kotak pesan kesalahan menampilkan tombol Ya, Tidak, dan Batal. Jika gaya error adalah Informational, kotak pesan kesalahan menampilkan tombol OK dan Cancel command.