Cara Menggunakan Fitur Fitur Outlook 2013 Kategori

Fitur kategori di Outlook dirancang untuk tolong beritahu apa yang mendesak dari apa yang bisa ditunggu. Ada banyak nilai dalam kumpulan informasi yang bagus. Namun, Anda tidak dapat menekan nilai penuh dari daftar kontak atau tugas jika Anda tidak dapat menangani dengan cepat item mana yang penting dan mana yang tidak.

Tetapkan kategori di Outlook 2013

Saat pertama kali membuat Outlook, Anda dapat mengetahui kategori apa saja yang tersedia dengan mengklik tombol Categorize pada tab Home. Tombol Categorize terlihat seperti kotak tic-tac-toe kecil berwarna-warni. Beberapa modul Outlook lainnya juga menunjukkan tombol Categorize; itu pekerjaan yang sama di manapun Anda menemukannya.

Mengklik tombol Categorize akan membuka daftar kategori (kejutan!), Masing-masing dinamai sesuai warna. Jika Anda hanya ingin kode warna item Anda dari default, prosesnya cukup sederhana.

Ikuti langkah-langkah ini untuk menetapkan kategori ke item:

1. Klik item yang ingin Anda kategorikan.

   Item disorot.

2. Klik tombol Categorize dan pilih dari daftar.

   Blok berwarna muncul di item untuk menunjukkan kategori yang Anda pilih.

Anda dapat menetapkan beberapa kategori untuk setiap item, walaupun memasukkan terlalu banyak pada item mungkin lebih membingungkan daripada tidak menugaskan kategori sama sekali.

Ubah nama sebuah kategori di Outlook

Anda dapat mengingat apa arti setiap kategori warna Outlook jika Anda suka, tapi mungkin akan lebih mudah untuk mengganti nama kategori dengan warna tertentu:

1. Klik tombol Categorize dan pilih All Categories.

   Kotak dialog Kategori Warna akan muncul.

2. Klik kategori yang ingin Anda ganti nama.

   Kategori yang Anda pilih disorot.

3. Klik Rename.

   Kategori yang Anda pilih dikelilingi oleh kotak untuk menunjukkan bahwa Anda dapat mengeditnya.

4. Ketik nama baru yang ingin Anda tetapkan ke kategori itu.

   Nama yang Anda ketik muncul menggantikan nama lama.

5. Klik OK.

   Kotak dialog Kategori Warna akan ditutup.

Jika Anda mengganti nama kategori yang telah Anda tetapkan ke beberapa item Outlook, perubahan nama kategori pada item tersebut secara otomatis.

Mengubah warna kategori di Outlook

Anda dapat mengubah warna kategori dan juga namanya. Menetapkan warna yang mudah diingat dapat memberi petunjuk penting tentang bagaimana pekerjaan Anda berjalan atau seberapa baik Anda mengikuti proyek saat ini.

Ikuti langkah-langkah ini untuk mengubah warna kategori:

1. Klik tombol Categorize dan pilih All Categories.

   Kotak dialog Kategori Warna akan muncul.

2. Klik kategori yang ingin Anda tetapkan warna baru.

   Kategori yang Anda pilih disorot.

3. Klik tombol Color.

   Kotak drop-down muncul, menunjukkan warna yang bisa Anda pilih.

4. Klik warna yang ingin Anda tetapkan.

   Warna yang Anda pilih muncul menggantikan warna lama.

5. Klik OK.

   Kotak dialog Kategori Warna akan ditutup.

Anda dapat memilih None dan membuat kategori tidak berwarna. Itu agak menjemukan, tapi kalau sesuai mood, go for it. Salah satu alasan yang mungkin untuk membuat kategori tak berwarna adalah Outlook hanya menawarkan 25 warna, dan Anda mungkin memiliki lebih dari 25 kategori. Tapi setelah melewati 25 kategori, Anda mungkin mempertimbangkan untuk mengurangi jumlah kategori untuk mengurangi kebingungan.

Tetapkan tombol shortcut kategori di Outlook

Anda dapat memberi setiap kategori tombol pintas, yang memungkinkan Anda menetapkan kategori tanpa menyentuh mouse Anda. Itu sangat berguna saat Anda ingin memperbesar layar dengan pesan e-mail atau tugas dan mengatur semuanya menjadi semacam pesanan.

Untuk menetapkan tombol pintasan ke kategori, ikuti langkah-langkah ini:

1. Klik tombol Categorize dan pilih All Categories.

   Kotak dialog Kategori Warna akan muncul.

2. Klik kategori yang ingin Anda tetapkan tombol pintas.

   Kategori yang Anda pilih disorot untuk menunjukkan bahwa Anda telah memilihnya.

3. Klik menu Shortcut Key.

   Daftar tombol shortcut muncul.

4. Klik tombol shortcut yang ingin Anda tetapkan.

   Nama tombol pintasan yang Anda pilih muncul di sebelah kanan kategori.

5. Klik OK.

   Anda tidak dapat menetapkan lebih dari satu tombol pintas ke kategori; itu akan membingungkan Namun, Anda dapat menetapkan lebih dari satu kategori ke item.