Cara Menggunakan Layanan Tim SharePoint dengan Outlook 2013 - dummies

Microsoft benar-benar menyediakan lebih dari satu metode untuk menggunakan Outlook 2013 untuk berkolaborasi dengan orang lain. Layanan Tim SharePoint terhubung ke Outlook dan membantu Anda berkolaborasi. SharePoint pada dasarnya adalah alat kolaborasi berbasis online yang membantu Anda mengkoordinasikan rapat, proyek, dan aktivitas serta berbagi dokumen dengan orang lain.

Tapi SharePoint juga dapat mengatur folder di Outlook sehingga Anda dapat melihat informasi penting (seperti dokumen, kalender, dan tugas) dari situs web SharePoint, bahkan saat Anda sedang online. SharePoint menyediakan beberapa fitur kolaborasi praktis yang dapat Anda gunakan dengan orang-orang di luar organisasi Anda.

Dalam kebanyakan kasus, Anda tidak memiliki pilihan apakah akan menggunakan Microsoft Exchange atau SharePoint Team Services; orang lain (seperti administrator sistem Anda) memutuskan untuk Anda. Sebenarnya, Anda mungkin perlu menggunakan kedua produk tersebut; Outlook terhubung ke Exchange dan SharePoint pada saat bersamaan tanpa masalah.

Kemungkinan, jika Anda pernah terlibat dengan SharePoint Team Services, Anda akan melakukannya karena seseorang meminta Anda untuk bergabung dengan tim bersama. Jika tidak ada yang bertanya, Anda tidak perlu memikirkannya, dan Anda bisa melewati bagian berikut.

Bergabunglah dengan tim SharePoint

Tombol pertama untuk membuka SharePoint adalah sebuah e-mail yang meminta Anda untuk bergabung dengan tim SharePoint. Pesannya adalah e-mail biasa yang memiliki nama pengguna, kata sandi, dan tautan ke situs SharePoint.

1. Klik linknya.

   Browser web Anda terbuka ke situs yang dikhususkan untuk aktivitas tim yang telah Anda minta untuk bergabung. Setiap situs SharePoint terlihat berbeda; klik link di situs untuk melihat apa yang ditawarkan.

2. Masuk dengan nama dan kata sandi yang ada di e-mail.

Menghubungkan Outlook ke data SharePoint

Bagian-bagian tertentu dari situs web SharePoint dapat dikaitkan ke Outlook sehingga informasi dari situs secara otomatis muncul di Outlook. Jika Anda melihat ikon di situs web SharePoint yang diberi label Connect to Outlook, Anda dapat mengklik ikon tersebut untuk mengirim informasi dari halaman itu langsung ke Outlook.

Mengakses data SharePoint dari Outlook

Microsoft Office terintegrasi dengan SharePoint. Jika Anda diberi izin yang tepat, Outlook dapat mengakses hampir semua informasi di situs SharePoint dan menyimpan versi dokumen yang tersimpan di situs SharePoint selaras dengan yang tersimpan di sistem Anda - dan sebaliknya.

Informasi yang dikirim SharePoint ke Outlook muncul di folder SharePoint miliknya sendiri.Jika Anda mengklik tombol Mail di panel Navigasi, Anda melihat bahwa SharePoint menyertakan folder sebagai bagian dari daftar. Klik folder SharePoint untuk melihat isinya.

Folder ini memiliki dokumen bersama, seperti file Word, Excel, dan PowerPoint. Saat Anda memilih dokumen, pratinjau akan muncul di panel Baca - jika Anda mengklik dua kali dokumen, dokumen akan terbuka dalam aplikasinya sendiri, seperti Word.

Jika Anda memiliki izin yang benar, Anda dapat mengedit dokumen secara offline dan kemudian mengirim dokumen yang telah diperbarui ke situs SharePoint dengan perubahan Anda. Anda biasanya tidak dapat menambahkan item baru ke folder SharePoint secara langsung melalui Outlook. Sebagai gantinya, Anda biasanya menambahkan informasi ke SharePoint melalui aplikasi Microsoft Office masing-masing (seperti Word) atau saat masuk ke situs SharePoint dengan browser Web Anda.

Anda dapat melihat kalender SharePoint bersama dan tugas di Outlook dengan cara yang sama seperti Anda melihat kalender Outlook atau informasi tugas. Mereka muncul dalam daftar yang sama dengan kalender dan tugas Anda sendiri - Anda bahkan dapat melihat kalender bersama berdampingan dengan kalender Anda sendiri. Jika Anda memiliki izin yang benar, Anda dapat mengubah kalender dan tugas, atau membuat entri baru.

Jadi kapan Anda kemungkinan besar berlari melintasi SharePoint, dan kapan Anda akan menggunakan Exchange? Exchange paling cocok untuk berkomunikasi, penjadwalan, dan penetapan tugas di antara orang-orang yang memiliki sistem e-mail yang sama, sedangkan SharePoint lebih cocok untuk orang-orang yang perlu berkolaborasi dengan dokumen dan informasi bersama - terutama bagi mereka yang tidak berbagi sama. sistem e-mail atau sumber daya perusahaan.