Menyimpan Catatan dengan Outlook 2007 Journal - dummies

Jurnal di Outlook 2007 dapat sangat membantu, apakah Anda memilih untuk menggunakannya secara teratur atau jarang. Anda tidak perlu membatasi diri untuk merekam dokumen atau item Outlook. Anda dapat melacak percakapan, pertanyaan pelanggan, atau transaksi lainnya di mana kronologi penting. Jika Anda mengatur Journal untuk entri otomatis, Anda dapat mengabaikannya sampai Anda perlu melihat rekamannya. Anda juga bisa memainkan kapten kapal luar angkasa dan mencatat semua yang Anda lakukan.

ketika < Anda membuat atau menerima barang itu Dalam situasi itu, Anda bisa pergi ke Journal dan memeriksa tanggal di mana Anda ingat berurusan dengan barang itu dan menemukan apa yang perlu Anda ketahui. Membuat entri Jurnal dengan tidak melakukan apapun

Apa cara termudah untuk membuat entri dalam Journal? Tidak melakukan apapun. Setelah dihidupkan, Journal secara otomatis mencatat dokumen yang Anda buat, edit, atau cetak di aplikasi Microsoft Office manapun. Jurnal juga secara otomatis melacak pesan email, permintaan dan tanggapan rapat, dan permintaan dan tanggapan tugas.

Ada tangkapan: Anda harus memberi tahu Outlook bahwa Anda menginginkan

rekaman Jurnal otomatis dihidupkan. (Baiklah, jadi Anda harus melakukan sesuatu.) Untungnya, jika Anda belum mengaktifkan fitur perekaman otomatis Journal, Outlook menanyakan apakah Anda ingin mengaktifkan fitur ini setiap kali Anda mengklik Journal. ikon.

Untuk mengaktifkan fitur perekaman otomatis Jurnal, ikuti langkah-langkah ini: 1. Pilih Tools -> Options. Kotak dialog Opsi muncul.

2. Klik tombol Journal Options.

Kotak dialog Journal Options muncul, menawarkan kotak centang untuk semua jenis aktivitas yang dapat Anda rekam secara otomatis - dan nama semua orang yang secara otomatis Anda dapat merekam transaksi seperti email.

3. Klik kotak centang untuk item dan file yang ingin Anda rekam secara otomatis dan untuk kontak yang Anda inginkan informasi dicatat.

Daftar orang di kotak For This Contacts sama dengan daftar orang dalam Daftar Kontak Anda.

Bila Anda menambahkan nama ke Daftar Kontak Anda di modul Kontak, nama tersebut tidak disetel untuk rekaman otomatis di Journal. Jika Anda ingin Journal melacaknya, berarti Anda memiliki dua cara untuk memberitahukannya:

• Periksa nama (s) di kotak dialog Journal Options.

• Buka catatan Kontak, klik tab Journal, dan periksa Entri Jurnal Rekaman Otomatis untuk Kontak Ini.

4. Klik OK

Jurnal segera mulai secara otomatis merekam item dan file yang Anda pilih untuk kontak yang Anda pilih.

Merekam item Outlook dalam Journal secara manual

Jika Anda tidak ingin mengacaukan Journal Anda dengan merekam semuanya secara otomatis, Anda dapat memasukkan item yang dipilih secara manual - seret saja ke ikon Journal. Misalnya, Anda mungkin tidak ingin mencatat setiap transaksi dengan calon klien sampai Anda yakin sedang melakukan bisnis dengan klien itu. Anda dapat menarik pesan email yang relevan ke Jurnal dan menyimpan catatan pertanyaan serius. Bila Anda benar-benar mulai berbisnis dengan klien baru, Anda bisa menyiapkan rekaman otomatis.

Untuk mencatat item secara manual dalam Journal, ikuti langkah-langkah ini:

1. Pilih Go -> Folder List (atau tekan Ctrl + 6).

Daftar Folder, yang mencakup ikon kecil untuk Journal, muncul di bagian atas Panel Navigasi.

2. Seret item yang ingin Anda rekam (seperti pesan email) ke ikon Journal dalam Folder List.

Formulir Entri Jurnal akan muncul. Di bagian bawah formulir, Anda melihat ikon yang mewakili item yang Anda rekam, beserta nama itemnya.

3. Isi informasi yang ingin anda rekam.

Anda tidak perlu mencatat apapun Kotak teks di bagian bawah layar memberi Anda ruang untuk membuat catatan untuk diri Anda sendiri, jika Anda ingin menggunakannya.

4. Klik Simpan dan Tutup.

Item yang Anda catat dimasukkan dalam Journal.