Pertanyaan untuk Tanya Sebelum Mendistribusikan Dasbor Excel Anda - dummies

Sebelum mengirimkan dasbor Excel yang telah selesai, perlu waktu untuk mundur dan mengajukan beberapa pertanyaan kunci. Gunakan pertanyaan ini sebagai daftar periksa sebelum membagikan dasbor Anda.

Apakah dasbor Anda menyajikan informasi yang benar?

Lihatlah informasi yang Anda hadirkan dan tentukan apakah itu sesuai dengan tujuan dasbor yang diidentifikasi saat rapat persyaratan. Jangan malu-malu mengklarifikasi tujuan dasbor lagi dengan pengguna inti Anda. Anda ingin menghindari pembuatan dasbor dalam ruang hampa. Izinkan beberapa pengguna tes melihat iterasi saat Anda mengembangkannya. Dengan cara ini, komunikasi tetap terbuka, dan Anda tidak akan melangkah terlalu jauh ke arah yang salah.

Apakah segala sesuatu di dasbor Anda memiliki tujuan?

Perhatikan secara jujur berapa banyak informasi di dasbor Anda yang tidak mendukung tujuan utamanya. Agar dashboard Anda seharga mungkin, Anda tidak ingin mencairkannya dengan data yang bagus yang menarik namun tidak dapat ditindaklanjuti.

Jika data tidak mendukung tujuan utama dasbor, tinggalkan saja. Tidak ada yang mengatakan Anda harus mengisi setiap bit ruang putih pada halaman.

Apakah dasbor Anda menampilkan pesan utama dengan jelas?

Setiap dasbor memiliki satu atau beberapa pesan utama. Anda ingin memastikan bahwa pesan ini ditampilkan dengan jelas. Untuk menguji apakah pesan utama di dasbor menonjol, mundur dan menyipitkan mata saat melihat dasbor. Lepas dan lihat dasbor beberapa kali. Apa yang pertama kali terlontar? Jika bukan komponen utama yang ingin Anda tampilkan, Anda harus mengubah sesuatu.

Berikut adalah beberapa tindakan yang dapat Anda ambil untuk memastikan komponen utama Anda menonjol.

Tempatkan komponen utama dasbor Anda di kiri atas atau tengah kiri halaman. Studi menunjukkan bahwa daerah ini menarik perhatian paling banyak untuk waktu yang lebih lama.
De-menekankan batas, latar belakang, dan elemen lainnya yang menentukan area dashboard. Cobalah untuk menggunakan ruang putih alami di antara komponen Anda untuk mempartisi dasbor Anda. Jika perbatasan diperlukan, formatlah dengan warna yang lebih ringan daripada data Anda.
Format label dan teks lainnya menjadi lebih ringan dari pada data Anda. Label berwarna terang memberi pengguna informasi yang mereka butuhkan tanpa mengalihkan perhatian mereka dari informasi yang ditampilkan.

Dapatkah Anda mempertahankan dasbor ini?

Ada perbedaan besar antara memperbarui dasbor dan membangun kembali dasbor.Sebelum Anda dengan bersemangat mengirim dasbor yang tampak cantik yang baru saja Anda bangun, luangkan waktu untuk memikirkan pemeliharaan dasbor semacam itu. Anda ingin memikirkan frekuensi pembaruan dan proses apa yang perlu Anda lalui setiap kali Anda memperbarui data. Jika ini adalah peristiwa pelaporan satu kali, tetapkan harapan itu dengan pengguna Anda. Jika Anda tahu ini akan menjadi laporan rutin, Anda pasti ingin benar-benar menegosiasikan waktu pengembangan, menyegarkan interval, dan pentahapan sebelum menyetujui jadwal apa pun.

Apakah dasbor Anda jelas menampilkan ruang lingkup dan masa simpannya?

Dasbor harus secara jelas menentukan ruang lingkup dan masa simpannya. Artinya, siapapun harus bisa melihat dashboard Anda dan mengetahui periode yang relevan dengan dan cakupan informasi di dasbor. Ini berawal dari beberapa hal sederhana yang dapat Anda lakukan untuk label dasbor dan laporan Anda secara efektif.

Selalu sertakan stempel waktu di dasbor Anda. Ini meminimalkan kebingungan saat membagikan dasbor atau laporan yang sama dalam angsuran bulanan atau mingguan.
Selalu sertakan beberapa teks yang menunjukkan kapan data untuk tindakan diambil. Dalam banyak kasus, waktu datanya adalah informasi penting saat menganalisis ukuran.
Gunakan judul deskriptif untuk setiap komponen di dasbor Anda. Pastikan untuk menghindari judul samar dengan banyak akronim dan simbol.

Apakah dasbor Anda didokumentasikan dengan baik?

Penting untuk mendokumentasikan dashboard Anda dan model data di belakangnya. Siapa pun yang pernah mewarisi lembar kerja Excel tahu betapa sulitnya menerjemahkan keseluruhan rana analitis yang masuk ke laporan. Jika Anda beruntung, model data akan cukup kecil untuk digabungkan dalam seminggu atau lebih. Jika Anda tidak seberuntung itu, Anda harus membuang seluruh model dan mulai dari awal.

Dokumentasi bahkan tidak harus menjadi barang mewah hifalutin. Beberapa hal sederhana dapat membantu mendokumentasikan dasbor Anda.

Tambahkan tab Model Map ke model data Anda. Tab Model Map adalah lembar terpisah yang dapat Anda gunakan untuk meringkas rentang kunci dalam model data dan menjelaskan bagaimana masing-masing rentang berinteraksi dengan komponen pelaporan di lapisan presentasi akhir.
Gunakan komentar dan label secara bebas. Sungguh menakjubkan bagaimana beberapa komentar dan label penjelasan dapat membantu memperjelas model Anda bahkan setelah Anda jauh dari model data Anda untuk waktu yang lama.
Gunakan warna untuk mengidentifikasi rentang model data Anda. Dengan menggunakan warna pada model data Anda, Anda dapat dengan cepat melihat rangkaian sel dan mendapatkan indikasi dasar dari rentang yang Anda lakukan. Setiap warna bisa mewakili tipe jangkauan. Misalnya, kuning bisa mewakili tabel pementasan, abu-abu bisa mewakili formula, dan ungu bisa mewakili tabel referensi.

Apakah dasbor Anda user-friendly?

Sebelum membagikan dasbor, Anda ingin memastikannya mudah digunakan. Tidak sulit menebak apa artinya yang mudah digunakan:

Intuitif: Dasbor Anda harus intuitif bagi seseorang yang belum pernah melihatnya.Ujilah itu pada seseorang dan tanyakan kepada orang itu apakah itu masuk akal. Jika Anda harus mulai menjelaskan apa kata dasbor, ada sesuatu yang salah. Apakah dashboard membutuhkan lebih banyak label, grafik yang kurang rumit, tata letak yang lebih baik, lebih banyak data, sedikit data? Sebaiknya dapatkan umpan balik dari beberapa pengguna.
Mudah dinavigasi: Jika dasbor Anda dinamis, memungkinkan interaktivitas dengan tabel macro atau pivot, pastikan navigasi berfungsi dengan baik. Apakah pengguna harus mengklik beberapa tempat untuk mendapatkan datanya? Apakah jumlah drill-down sesuai? Apakah butuh waktu terlalu lama untuk beralih dari satu pandangan ke tampilan yang lain? Sekali lagi, uji dasbor Anda pada beberapa pengguna. Dan pastikan untuk menguji fitur dasbor interaktif pada beberapa komputer selain komputer Anda.
Mencetak dengan benar: Tidak ada yang lebih menyebalkan daripada mencetak dasbor hanya untuk menemukan bahwa orang yang menciptakan dasbor tidak meluangkan waktu untuk memastikannya dicetak dengan benar. Pastikan untuk mengatur opsi cetak pada file Excel Anda sehingga dasbor Anda dicetak dengan benar.

Apakah dasbor Anda akurat?

Tidak ada yang membunuh dasbor atau melaporkan lebih cepat daripada persepsi bahwa data di dalamnya tidak akurat. Ini bukan kemampuan saya untuk memberi tahu Anda cara menentukan apakah data Anda akurat. Namun, Anda dapat menyoroti tiga faktor yang menetapkan persepsi bahwa dasbor akurat:

Konsistensi dengan sumber yang berwibawa: Sudah jelas bahwa jika data Anda tidak sesuai dengan sumber pelaporan lainnya, Anda akan memiliki masalah kredibilitas data - terutama jika sumber lain tersebut dianggap sumber otoritatif. Sadar akan sumber data yang dianggap sebagai Injil di organisasi Anda. Jika dasbor Anda berisi data yang terkait dengan sumber otoritatif, bandingkan data Anda dengan sumber tersebut untuk memastikan konsistensi.
Konsistensi internal: Tidak ada gunanya menjelaskan mengapa satu bagian dasbor Anda tidak sesuai dengan bagian lain dasbor yang sama. Anda ingin memastikan beberapa tingkat konsistensi internal di dalam dasbor Anda. Pastikan komponen yang sebanding di area dasbor berbeda konsisten satu sama lain. Jika ada alasan ketidakkonsistenan, jelaskan alasan tersebut. Sungguh menakjubkan seberapa baik notasi sederhana membersihkan pertanyaan tentang data.
Pengalaman pribadi: Pernahkah Anda melihat seseorang melihat sebuah laporan dan mengatakan "Itu tidak terlihat benar? "Mereka menggunakan apa yang oleh beberapa orang disebut" firasat "untuk mengevaluasi kesehatan data. Tidak ada yang melihat angka dalam ruang hampa. Bila Anda melihat setiap analisis, Anda membawa pengetahuan, interaksi, dan pengalaman pribadi bertahun-tahun kepada Anda. Secara tidak sadar Anda menggunakan pengalaman ini dalam evaluasi informasi Anda. Saat menentukan keakuratan dasbor Anda, pertimbangkan "pengetahuan anekdot" organisasi. "Jika memungkinkan, tunjukkan dasbor Anda kepada beberapa pakar konten di perusahaan Anda.