Video: Data Validation #01 Office, Excel: Membatasi nilai yang boleh diinput 2024
Fitur Validasi Data di Excel 2013 dapat menjadi penghemat waktu nyata saat Anda melakukan entri data yang berulang, dan juga dapat membantu mencegah entri yang salah di spreadsheet Anda. Bila Anda menggunakan Validasi Data di sel, Anda menunjukkan jenis entri data apa yang diperbolehkan di dalam sel.
Sebagai bagian dari pembatasan entri data ke angka (yang bisa berupa bilangan bulat, desimal, tanggal, atau waktu), Anda juga menentukan nilai yang diijinkan untuk jenis nomor tersebut (keseluruhan bilangan antara 10 dan 100 atau a tanggal antara 1 Januari 2012, dan 31 Desember 2012, misalnya).
Bila Anda membatasi entri data ke teks, Anda dapat menentukan rentang panjang teks minimum dan maksimum (dalam karakter) atau, lebih baik lagi, daftar entri teks yang diizinkan yang dapat Anda pilih dari menu pop-up (dibuka dengan mengklik tombol pop-up yang muncul di sebelah kanan sel setiap kali berisi kursor sel).
Saat menggunakan Validasi Data untuk membatasi jenis entri data dan rentang nilai yang dapat diterima dalam sel, Anda juga dapat menentukan pesan masukan yang secara otomatis ditampilkan di samping sel saat Anda memilih dan / atau pesan peringatan salah yang ditampilkan jika Anda mencoba memasukkan jenis entri yang salah atau nomor di luar rentang yang diizinkan.
Untuk menggunakan fitur Validasi Data, letakkan kursor sel di sel tempat Anda ingin membatasi jenis entri data yang dapat Anda buat di sana, lalu klik tombol Validasi Data pada tab Data dari Ribbon (atau tekan Alt + AVV). Kotak dialog Validasi Data terbuka dengan tab Settings selected.
Anda kemudian klik tombol drop-down yang dilampirkan ke kotak daftar drop-down Allow dan pilih di antara item berikut:
-
Nilai apapun untuk menghapus batasan sebelumnya sehingga membatalkan validasi data dan sekali lagi memungkinkan pengguna untuk memasukkan apapun yang dia inginkan ke dalam sel
-
Nomor Utuh untuk membatasi masuk ke jumlah keseluruhan yang termasuk dalam kisaran tertentu atau mematuhi parameter tertentu yang Anda tentukan
-
Desimal untuk membatasi entri ke angka desimal yang berada dalam kisaran tertentu atau mematuhi parameter tertentu yang Anda tentukan
-
Daftar untuk membatasi masuk ke salah satu dari beberapa entri teks yang Anda tentukan, yang dapat Anda pilih dari menu pop-up yang ditampilkan dengan mengklik tombol pop-up yang muncul di sebelah kanan sel setiap kali berisi kursor sel
-
Tanggal untuk membatasi entri ke tanggal yang termasuk dalam kisaran tertentu atau pada atau sebelum tanggal tertentu
-
Waktu untuk membatasi entri ke waktu yang berada dalam kisaran tertentu atau pada atau sebelum waktu tertentu
-
Panjang Teks untuk membatasi entri teks sehingga isinya panjang karakter tidak jatuh di bawah atau di atas angka tertentu atau berada dalam kisaran yang Anda tentukan
-
Kustom untuk membatasi entri ke parameter yang ditentukan oleh formula tertentu yang dimasukkan ke sel lain dari lembar kerja > Untuk menentukan pesan masukan setelah memilih semua item pada tab Settings, klik tab Input Message pada kotak dialog Data Validation, di mana Anda memasukkan judul singkat untuk pesan masukan (seperti
List Entry ) dalam kotak teks Judul, lalu masukkan teks pesan Anda dalam kotak Daftar Pesan Masukan di bawah ini. Untuk menentukan pesan peringatan, klik tab Error Alert pada kotak dialog Data Validation, di mana Anda dapat memilih jenis peringatan dari daftar drop-down Style: Stop (default, yang menggunakan tombol merah dengan sebuah salib di dalamnya), Peringatan (yang menggunakan segitiga kuning dengan tanda seru di dalamnya), atau Informasi (yang menggunakan balon dengan warna biru
I di dalamnya). Setelah memilih jenis peringatan, Anda kemudian memasukkan judul untuk kotak dialognya di kotak teks Title-nya dan masukkan teks pesan peringatan di kotak daftar Pesan Kesalahan.
Untuk menerapkan batasan yang Anda tetapkan dalam kotak dialog Validasi Data ke semua sel lain yang diformat dengan cara yang sama seperti pada rentang sel yang diformat sebagai tabel, klik Apply this Changes to All Other Cells with the Same Pengaturan kotak centang sebelum anda klik OK.
Untuk menyalin batasan ke kisaran yang tidak diformat sebagai tabel, gunakan fitur Validasi Data untuk mengatur jenis entri dan rentang yang diizinkan di sel pertama dan kemudian gunakan pegangan Fill untuk menyalin pengaturan Validasi Data sel tersebut. ke sel berikutnya di kolom atau baris yang sama.
Sejauh ini, penggunaan fitur Validasi Data yang paling populer adalah membuat menu drop-down tempat Anda atau seseorang yang menggunakan spreadsheet Anda dapat memilih entri data yang sesuai.
Angka ini menunjukkan apa yang terjadi di spreadsheet setelah Anda menutup kotak dialog Validasi Data. Di sini, Anda melihat menu pop-up (dengan daftar kota yang diambil dari kisaran sel A2: A6) seperti yang terlihat saat Anda mengklik tombol pop-up baru dari sel.
Pada gambar ini, Anda juga dapat melihat kotak pesan Entry List Entry yang dibuat untuk sel ini dengan menggunakan pilihan pada tab Input Message pada kotak dialog Data Validation. Perhatikan bahwa Anda dapat memposisikan ulang kotak pesan ini (secara resmi dikenal sebagai kotak komentar
) sehingga mendekati sel namun tidak menghalangi pemilihan - cukup seret kotak komentar dengan mouse pointer. Angka ini menunjukkan apa yang terjadi jika Anda mencoba memasukkan entri yang tidak ada dalam daftar drop-down.
Untuk mencari sel yang Validasi Data telah diterapkan, buka kotak dialog Go To (Ctrl + G atau F5), lalu klik tombol Special dan klik tombol Validasi Data pada kotak dialog Go To Special.
Klik tombol pilihan Sama di Validasi Data agar Excel masuk ke sel berikutnya yang menggunakan setelan Validasi Data yang sama dengan sel aktif. Biarkan tombol Semua opsi di bawah Validasi Data dipilih untuk menuju ke sel berikutnya yang menggunakan jenis pengaturan Validasi Data.
Untuk menyingkirkan pengaturan Validasi Data yang ditetapkan ke kisaran sel atau sel tertentu, pilih sel atau kisarannya, buka kotak dialog Validasi Data (Alt + AVV), lalu klik tombol Clear All sebelum Anda mengklik OK.
