Menjaga Folder Kontak yang Bahagia dan Sehat di Outlook - dummies

Dalam patologi, yaitu studi tentang penyakit dan bagaimana penularannya, kontak adalah orang yang terkena penyakit menular, namun di Outlook, kontak adalah seseorang tentang siapa Anda menyimpan informasi. Informasi tentang kontak disimpan dalam folder Kontak. Folder ini adalah buku alamat bertenaga super. Ini memiliki tempat untuk menyimpan nama orang, alamat, nomor telepon, alamat e-mail, halaman Web, nomor pager, ulang tahun, hari peringatan, julukan, dan barang lainnya. Saat Anda menangani pesan e-mail, Anda bisa langsung mendapatkan alamat dari folder Kontak untuk memastikan alamatnya dimasukkan dengan benar.

Folder Kontak hanya sebagai baik dan menyeluruh seperti informasi tentang kontak yang Anda masukkan ke dalamnya. Halaman ini menjelaskan cara memasukkan informasi tentang kontak dan memperbarui informasi jika terjadi perubahan.

Memasukkan kontak baru ke folder Kontak

Untuk menempatkan seseorang di daftar Kontak, buka folder Kontak dan mulailah dengan melakukan salah satu dari yang berikut:

Klik tombol Kontak Baru.

Tekan Ctrl + N (di jendela Folder Kontak) atau Ctrl + Shift + C.
Pilih File -> New -> Contact.

Anda melihat formulir kontak. Pada formulir ini adalah tempat untuk memasukkan hampir semua hal yang perlu diketahui tentang seseorang, kecuali kehidupan cintanya dan kejahatan rahasia. Masukkan semua informasi yang ingin Anda catat, perhatikan peraturan jalan ini saat Anda mengikuti:

Nama lengkap, alamat, dan sebagainya: Meskipun Anda mungkin tergoda untuk hanya memasukkan alamat, nomor telepon, nama, dan sebagainya di kotak teks, jangan lakukan itu! Klik tombol Full Name pada tab General, misalnya untuk memasukkan nama. Klik tombol Bisnis atau Rumah untuk memasukkan alamat di kotak dialog Check Address. Dengan mengklik tombol dan memasukkan data ke dalam kotak dialog, Anda mengizinkan Outlook memisahkan bagian komponen dari nama, alamat, dan nomor telepon. Dengan demikian, Outlook dapat menyortir nama dan alamat dengan lebih mudah, dan dapat menggunakan nama dan alamat sebagai sumber surat massal dan e-mail massal dengan Microsoft Word.

Informasi yang penting bagi Anda: Jika formulir tidak tampak memiliki tempat untuk memasukkan jenis informasi tertentu, coba klik tombol segitiga dan pilih kategori informasi baru dari menu pop-up. Klik tombol segitiga di sebelah tombol Bisnis dan pilih Rumah, misalnya jika Anda ingin memasukkan alamat rumah dan bukan alamat bisnis.
File As: Buka menu drop-down File As dan pilih opsi untuk mengajukan kontak di folder Kontak. Kontak diajukan menurut abjad berdasarkan nama belakang, nama depan, nama perusahaan, atau kombinasi ketiganya. Pilih opsi yang paling tepat menggambarkan bagaimana Anda bisa menemukan kontak di folder Kontak.
Alamat surat: Jika Anda menyimpan lebih dari satu alamat untuk sebuah kontak, tampilkan alamat yang ingin Anda kirimi surat dan pilih kotak centang This Is the Mailing Address.
Alamat e-mail: Anda dapat memasukkan hingga tiga alamat e-mail untuk setiap kontak (klik tombol segitiga dan pilih E-mail 2 atau E-mail 3 untuk memasukkan alamat kedua atau ketiga). Di kotak teks Display As, Outlook menunjukkan kepada Anda pesan baris pesan e-mail saat mengirim e-mail ke kontak. Secara default, baris Untuk menunjukkan nama kontak diikuti oleh alamat e-mailnya dalam tanda kurung. Namun, Anda dapat memasukkan apapun yang Anda inginkan dalam kotak teks Display As, dan jika memasukkan sesuatu yang berbeda, membantu membedakan antara alamat e-mail, masukkan sesuatu yang berbeda. Misalnya, masukkan Lydia - Personal sehingga Anda dapat mengetahui kapan Anda mengirim e-mail ke alamat pribadi Lydia sebagai lawan dari alamat bisnisnya.
Foto: Untuk memasukkan foto digital pada formulir Kontak, klik tombol Add Contact Photo dan, di kotak dialog Add Contact Picture, pilih gambar dan klik tombol OK.

Pastikan untuk menulis beberapa kata di tab General untuk menjelaskan bagaimana dan di mana Anda bertemu dengan kontak. Bila waktunya tiba untuk mengumpulkan kontak dalam daftar folder Kontak, membaca deskripsi dapat membantu Anda memutuskan siapa yang akan disiangi dan siapa yang tidak.

Setelah selesai memasukkan informasi, klik tombol Simpan dan Tutup. Jika Anda sedang terburu-buru memasukkan informasi kontak, klik tombol Simpan dan Baru. Melakukan hal itu membuka formulir kosong sehingga Anda dapat merekam informasi tentang kontak lain.

Berikut adalah cara cepat untuk memasukkan informasi kontak untuk seseorang yang telah mengirimi Anda pesan e-mail: Buka pesannya, klik kanan nama pengirim pada baris Ke, dan pilih Add to Outlook Contacts pada menu jalan pintas. Anda melihat formulir kontak. Masukkan informasi lebih lanjut tentang pengirim jika Anda bisa dan klik tombol Simpan dan Tutup.

Mengimpor e-mail dan alamat dari program lain

Misalkan Anda menggunakan Outlook Express, Eudora, atau Lotus Organizer untuk menangani e-mail dan alamat kontak Anda, namun sekarang Anda telah menjadi anggota convert to Outlook. Apa yang Anda lakukan dengan pesan e-mail dan nama dan alamat di program lain? Anda tidak bisa membiarkan mereka hanya duduk di sana. Anda dapat mengimpornya ke Outlook dan mengambil tempat Anda tinggalkan.

Untuk mengimpor e-mail dan alamat kontak dari program lain, mulailah dengan memilih File -> Import and Export. Anda melihat Wisaya Impor dan Ekspor. Apa yang Anda lakukan selanjutnya tergantung di mana Anda sekarang melakukan pelacakan e-mail dan alamat Anda:

Outlook Express: Pilih Impor Mail dan Alamat Internet, dan klik tombol Next. Di kotak dialog Outlook Import Tool, pilih Outlook Express, pilih kotak centang untuk memutuskan apa yang harus diekspor (Mail, Addresses, and / or Rules), dan klik tombol Next lagi.Pada kotak dialog berikutnya, pilih opsi untuk memutuskan apa yang harus dilakukan tentang entri duplikat; lalu klik tombol Finish.
Eudora: Pilih Import Internet Mail and Addresses, dan klik tombol Next. Di kotak dialog Outlook Import Tool, pilih Eudora, pilih opsi untuk memutuskan apa yang harus dilakukan tentang entri duplikat, dan klik tombol Next lagi. Di kotak dialog Browser for Folder, pilih file tempat data Eudora disimpan dan klik tombol OK.
Lotus Organizer: Pilih Impor dari Program atau Berkas Lain, klik tombol Berikutnya, pilih versi Lotus Organizer (4. x atau 5. x), dan klik tombol Next lagi. Mengklik tombol Next saat Anda pergi bersama, Anda ditanya bagaimana menangani item duplikat, untuk menemukan file data Lotus Organizer, dan untuk memilih folder Outlook untuk memasukkan data.

Beberapa filter Impor dan Ekspor tidak terpasang secara otomatis oleh Outlook. Outlook mungkin meminta Anda untuk memasukkan CD Office agar bisa memasang filter.