Membuat data dari data penjualan - dummies

Anda memerlukan cara untuk meringkas catatan penjualan individual menjadi dasar untuk peramalan. Sebagian besar perusahaan yang menjalankan bisnis penjualan produk dan layanan mencatat penjualan mereka setiap hari, apakah mereka mencatat pendapatan atau jumlah unit yang terjual.

Anda biasanya dapat mengetahui dari sistem akuntansi perusahaan mereka berapa dolar yang mereka bawa pada tanggal 4 Mei dan pada tanggal 12 Oktober, atau berapa banyak widget yang mereka jual pada tanggal 8 Februari dan pada tanggal 25 Agustus.

Sistem akuntansi biasanya mematahkan penjualan individual. Jadi, jika perusahaan membuat sepuluh penjualan pada tanggal 3 Juni, Anda akan melihat catatan berbeda untuk masing-masing dari sepuluh penjualan tersebut. Melihat penjualan satu per satu sangat bagus jika Anda seorang akuntan, atau jika Anda memiliki alasan lain untuk memerlukan informasi tentang penjualan individual, atau jika Anda mengalami masalah tidur. Tapi jika Anda meramalkan, catatan individu adalah gangguan.

Pertimbangkan gagasan berikut saat menentukan cara terbaik untuk meringkas data penjualan Anda:

• Anda tidak memerlukan catatan penjualan individual. Jika perusahaan Anda menghasilkan tiga penjualan pada 5 Januari - satu untuk $ 2, 500, yang lain seharga $ 8, 650, dan satu lagi untuk $ 4, 765 - fakta penting yang ingin Anda ketahui adalah bahwa, pada tanggal 5 Januari, Anda menghasilkan $ 15, 915.
• Anda tidak meramalkan penjualan setiap hari. Jika perusahaan Anda seperti kebanyakan, Anda memerlukan gambaran yang lebih besar. Untuk merencanakan tingkat inventaris Anda, putuskan berapa banyak tenaga penjualan yang dibutuhkan perusahaan Anda, dan cari tahu apa yang dapat Anda harapkan dalam pendapatan dan kewajiban pajak perusahaan Anda, Anda memerlukan jangka waktu lebih lama seperti seperempat atau seperempat perkiraan Anda.
• Anda harus mencocokkan panjang periode waktu Anda dengan alasan peramalan Anda. Periode waktu tipikal adalah satu bulan, seperempat, atau satu tahun, bergantung pada mengapa Anda meramalkan. Untuk bahan pembelian, Anda mungkin ingin meramalkan penjualan Anda untuk bulan depan. Untuk memperkirakan penghasilan, Anda mungkin ingin memperkirakan penjualan Anda untuk kuartal berikutnya. Untuk menyewa keputusan, Anda mungkin ingin meramalkan penjualan Anda untuk tahun depan.

Intinya adalah bahwa jika Anda akan meramalkan penjualan bulan depan Anda perlu mengatur baseline Anda dalam beberapa bulan: berapa banyak yang Anda jual pada bulan Januari, pada bulan Februari, pada bulan Maret, dan seterusnya. Jika Anda akan meramalkan penjualan untuk kuartal berikutnya, maka itulah yang Anda butuhkan untuk mengatur garis dasar Anda: berapa banyak yang Anda jual di Q1, di Q2, di Q3, dan seterusnya.

Anda memerlukan garis dasar yang jauh lebih panjang daripada hanya tiga periode untuk membuat ramalan yang tidak akan mempermalukan Anda.

Tabel pivot Excel sangat ideal untuk membantu Anda memaksimalkan data penjualan Anda untuk menetapkan garis dasar untuk peramalan.Anda memasukkan data penjualan mentah ke Excel, di mana Anda dapat membuat tabel pivot dengan dua cara utama:

• Dari tabel Excel: Misalkan departemen Akuntansi atau TI Anda dapat mengirimkan data penjualan dalam format soft copy, seperti. csv (nilai yang dipisahkan koma). Anda dapat menempelkan data tersebut ke dalam buku kerja Excel sebagai daftar, mengubah daftar itu ke meja, dan mendasarkan tabel pivot di atasnya.
• Dari (apa yang Excel panggil) data eksternal: Dengan kata lain, data dasar, angka penjualan individual, tidak disimpan dalam lembar kerja Excel. Mereka disimpan dalam database terpisah atau file teks atau bahkan buku kerja Excel lainnya.

Membangun tabel pivot Anda pada data eksternal dapat berguna karena data penjualan biasanya diperbarui secara rutin di sumber data eksternal (dalam praktiknya, ini sering merupakan database relasional sejati, berbeda dari file datar seperti daftar Excel standar atau meja). Kemudian saat Anda ingin memperbarui perkiraan Anda, Anda tidak perlu memasukkan dan menempelkan data baru ke dalam buku kerja Anda. Tabel pivot dapat mengupdate dirinya secara otomatis dari sumber data eksternal.