Daftar Isi:
Video: Top 10 Outlook Free Add-ins 2024
Kotak surat mengasapi. Semua orang mendapatkannya dari waktu ke waktu. Inbox Outlook 2016 Anda terisi dengan pesan yang Anda lalai untuk hapus atau diskusikan, dan sebelum Anda menyadarinya Anda memiliki ribuan pesan, mengambil tempat di file data Anda dan mencegah Anda untuk menjelajah barang baru dengan mudah. Inilah beberapa ide untuk memecah sumbat itu.
Bersihkan percakapan
Percakapan adalah pertukaran email yang terdiri dari beberapa pesan bolak-balik. Karena kebanyakan orang hanya menekan Balas untuk melanjutkan percakapan tanpa menghapus semua teks sebelumnya, Anda berakhir dengan banyak pesan yang pada dasarnya merupakan subkelompok konten satu sama lain. Fitur Percakapan Pembersihan berjalan melalui dan menemukan ini, menghapus pesan yang benar-benar terkandung dalam setidaknya satu pesan lainnya.
Pilih Home → Clean Up → Clean Up Conversation untuk menggunakan fitur ini pada pesan tertentu. (Pilih pesan terlebih dahulu.) Untuk membersihkan seluruh folder, pilih Home → Clean Up → Clean Up Folder. Atau, untuk melakukannya untuk semua folder surat Anda, pilih Kotak masuk dan kemudian pilih Home → Clean Up → Clean Up Folder & Subfolders.
Mengarsip pesan lama
Anda dapat mengatur Outlook untuk mengarsipkan pesan yang memiliki properti tertentu, seperti yang lebih tua dari tanggal tertentu. Pengarsipan pesan akan mengarahkan mereka ke datafile terpisah yang disebut Arsip. pst. Menghapus file Outlook utama Anda membuatnya lebih kecil, sehingga Outlook mulai lebih cepat. Anda dapat membuka file data Arsip kapan pun Anda perlu merujuk kembali ke sesuatu di dalamnya.
Untuk mengarsipkan pesan, pilih File → Info → Pembersihan Kotak Pesan → Arsipkan. Atur preferensi Anda di kotak dialog Arsip dan klik OK.
Untuk membuka file data Arsip nanti untuk mengambil sesuatu, pilih File → Open & Export → Buka File Data Outlook. Browse ke file arsip, pilih, dan klik OK. File arsip sekarang muncul di panel navigasi di sebelah kiri; Anda bisa bekerja dengannya di sana seperti yang akan Anda lakukan pada file utama Anda.
Untuk pembersihan yang lebih menyeluruh lagi, pilih File → Info → Mailbox Cleanup → Mailbox Cleanup. Di kotak dialog Pembersihan Kotak Pesan, Anda dapat menentukan parameter untuk pengarsipan secara otomatis. Misalnya, Anda dapat menemukan item yang lebih tua dari jumlah hari tertentu atau lebih besar dari jumlah kilobyte tertentu.
Buat folder surat
Salah satu cara yang efektif untuk mengatur email Anda adalah dengan membuat subfolder untuk Kotak Masuk Anda. Kemudian Anda dapat memindahkan pesan ke salah satu subfolder untuk mengeluarkannya dari Kotak Masuk utama. Misalnya, Anda bisa memiliki subfolder untuk setiap organisasi yang Anda rela, atau subfolder untuk setiap anggota keluarga yang mengirimi Anda pesan.
Untuk membuat folder baru, klik kanan folder Inbox di panel navigasi dan pilih New Folder. Ketik nama folder baru dan tekan Enter. Kemudian pesan drag-and-drop dari Inbox Anda ke nama folder baru di panel navigasi.
Membuat peraturan penanganan e-mail
Memiliki beberapa folder email sangat bagus, namun Anda harus ingat untuk menyeret dan memasukkan pesan ke folder tersebut. Untungnya Anda bisa mengotomatisasi proses dengan membuat aturan penanganan surat. Aturan dapat mengevaluasi alamat email pengirim dan mengalihkan pesan ke subfolder jika berasal dari orang tertentu, misalnya.
Untuk membuat aturan penanganan email, mulailah dengan pesan yang dipilih yang memenuhi kriteria yang diinginkan. Lalu pilih Home → Rules → Create Rule. Kemudian isi kotak dialog untuk menggambarkan pesan yang ingin anda targetkan. Misalnya, Anda dapat menentukan apa yang berisi subjek atau siapa yang dikirim. Klik Opsi Lanjutan untuk lebih banyak pilihan.
Untuk mengaturnya, pilih File → Share → Present Online → Present Online. Sebuah link akan muncul; salin tautan itu dan kirimkan ke anggota audiens Anda melalui pesan teks, email, atau metode apa pun yang Anda suka. Tunggu sampai mereka mendapatkannya, lalu klik tombol Start Presentation di kotak dialog yang muncul untuk memulai pertunjukan.
