Memisahkan Data, Analisis, dan Presentasi di Model Data Excel - dummies

Model data menyediakan dasar mekanisme pelaporan Excel Anda. Salah satu konsep terpenting dalam model data adalah pemisahan data, analisis, dan presentasi. Ide dasarnya adalah Anda tidak ingin data Anda terlalu terkait dengan satu cara tertentu untuk menyajikan data tersebut.

Untuk membungkus pikiran Anda seputar konsep ini, pikirkan faktur. Bila Anda menerima faktur, Anda tidak berasumsi bahwa data keuangan faktur adalah sumber sebenarnya dari data Anda. Ini hanya presentasi data yang sebenarnya tersimpan dalam database. Data tersebut dapat dianalisis dan disajikan kepada Anda dalam banyak cara lain: dalam grafik, tabel, atau bahkan di situs web. Ini terdengar jelas, namun pengguna Excel sering memadukan data, analisis, dan presentasi.

Misalnya, beberapa buku kerja Excel berisi 12 tab, masing-masing mewakili satu bulan. Pada setiap tab, data untuk bulan itu tercantum bersama dengan formula, tabel pivot, dan ringkasan. Sekarang apa yang terjadi saat Anda diminta memberikan ringkasan per kuartal? Apakah Anda menambahkan lebih banyak formula dan tab untuk mengkonsolidasikan data di setiap tab bulan? Masalah mendasar dalam skenario ini adalah bahwa tab sebenarnya mewakili nilai data yang digabungkan ke dalam presentasi analisis Anda.

Sebagai contoh lebih sesuai dengan pelaporan, lihatlah gambar berikut. Meja dengan kode keras seperti ini biasa dilakukan. Tabel ini merupakan penggabungan data, analisis, dan presentasi. Tabel ini tidak hanya mengikat Anda pada analisis tertentu, namun tidak ada transparansi mengenai apa sebenarnya analisis itu. Juga, apa yang terjadi bila Anda perlu melapor per kuartal atau kapan dimensi analisis lain dibutuhkan? Apakah Anda mengimpor tabel yang terdiri dari lebih banyak kolom dan baris? Bagaimana hal itu mempengaruhi model Anda?

Hindari tabel dengan kode keras yang menyatukan data, analisis, dan presentasi.

Alternatifnya adalah membuat tiga lapisan pada model data Anda: lapisan data, lapisan analisis, dan lapisan presentasi. Anda bisa memikirkan lapisan ini sebagai tiga spreadsheet berbeda dalam buku kerja Excel: satu lembar untuk menyimpan data mentah yang memberi makan laporan Anda, satu lembar untuk dijadikan area pementasan dimana data dianalisis dan dibentuk, dan satu lembar untuk dijadikan sebagai lapisan presentasi Angka ini menggambarkan tiga lapisan model data yang efektif:

Model data yang efektif memisahkan data, analisis, dan presentasi.

Seperti yang Anda lihat, dataset mentah ada di sheetnya sendiri.Meskipun kumpulan data memiliki beberapa tingkat agregasi yang diterapkan agar tetap terkendali dengan baik, tidak ada analisis lebih lanjut yang dilakukan pada lembar data.

Lapisan analisis terdiri dari formula yang menganalisis dan menarik data dari lapisan data ke dalam tabel berformat yang biasa disebut tabel pementasan . Tabel pementasan ini pada akhirnya memberi makan komponen pelaporan di lapisan presentasi Anda. Singkatnya, lembar yang berisi lapisan analisis menjadi area pementasan dimana data dirangkum dan dibentuk untuk memberi makan komponen pelaporan. Perhatikan pada tab Analysis, formula bar menggambarkan bahwa tabel terdiri dari formula yang mereferensikan tab Data.

Ada beberapa manfaat untuk penyiapan ini. Pertama, keseluruhan model pelaporan dapat disegarkan dengan mudah dengan hanya mengganti data mentah dengan dataset yang diperbarui. Rumusan pada tab Analysis terus bekerja dengan data terbaru. Kedua, analisis tambahan dapat dengan mudah dibuat dengan menggunakan kombinasi formula yang berbeda pada tab Analisis. Jika Anda memerlukan data yang tidak ada di lembar Data, Anda dapat dengan mudah menambahkan kolom ke akhir kumpulan data mentah tanpa mengganggu lembar Analisis atau Presentasi.

Anda tidak perlu menempatkan data, analisis, dan lapisan presentasi pada spreadsheet yang berbeda. Dalam model data kecil, Anda mungkin merasa lebih mudah menempatkan data Anda di satu area spreadsheet sambil membuat tabel pementasan di area lain dari spreadsheet yang sama.

Di sepanjang baris yang sama, ingat bahwa Anda juga tidak terbatas pada tiga spreadsheet. Artinya, Anda bisa memiliki beberapa lembar yang menyediakan data mentah, beberapa lembar yang dianalisis, dan beberapa yang berfungsi sebagai lapisan presentasi.

Di mana pun Anda memilih untuk menempatkan lapisan yang berbeda, ingatlah bahwa idenya tetap sama. Lapisan analisis terutama terdiri dari formula yang menarik data dari lembar Data ke dalam tabel pementasan yang digunakan untuk memberi makan presentasi Anda.