Bekerja dengan Outlook Identities di Office 2011 untuk Mac - dummies

Outlook 2011for Mac memiliki folder khusus dalam Mac OS X Finder yang disebut Identitas Office 2011 . Sama seperti kedengarannya, folder khusus ini berisi segala hal tentang aktivitas Outlook Anda. Di dalam folder Office 2011 Identities, Outlook menyimpan satu folder untuk setiap Identitas individu. Nama folder itu adalah nama dari Identity.

Setiap folder Identitas menyimpan e-mail, informasi akun, acara kalender, tugas, dan catatan Anda di database untuk setiap Identitas.

Untuk Outlook 2011, struktur folder Identity benar - benar baru. Outlook sekarang memperlakukan setiap item dalam Identitas sebagai file rahasia. Setiap e-mail, acara kalender, atau tugas disimpan sebagai filenya sendiri. Ini berarti pencadangan Time Machine untuk Identitas Anda dapat berlangsung sepersekian detik, bukan beberapa menit atau lebih lama seperti yang kadang-kadang dilakukan di Entourage. Pencarian sorotan jauh lebih baik sebagai efek samping yang menguntungkan.

Secara default, Outlook membuat Identitas untuk Anda yang disebut Identitas Utama, yang menyimpan informasi akun e-mail pertama Anda. Sebaiknya pelajari di mana folder Identitas Anda berada, jika tidak ada alasan lain sehingga Anda tahu untuk tidak menghapus atau memindahkannya. Gunakan aplikasi Mac OS X Finder (di Dock Anda) untuk menavigasi sistem file Anda.

Ingatlah bahwa ketika Anda meningkatkan atau menambahkan akun e-mail, kalender, tugas, atau catatan, informasi disimpan dalam Identitas.

Skenario ini menggambarkan saat-saat ketika memiliki lebih dari satu Identitas yang diinginkan:

• Pemisahan akun e-mail pekerjaan dan kehidupan pribadi: Pekerjaan Anda mungkin meminta Anda untuk memiliki akun IMAP, akun Gmail, dan akun Exchange, namun Anda ingin menyimpan akun e-mail, kontak, tugas, dan catatan pribadi Anda agar tidak mencampuradukkan dengan aktivitas bisnis Anda. Gunakan satu Identity untuk pekerjaan dan pekerjaan lain untuk kehidupan pribadi Anda.

• Menjaga pekerjaan tetap mandiri: Mungkin Anda mengerjakan dua atau lebih pekerjaan dan tidak ingin berbaur dengan surat, kalender, dan sebagainya. Membuat Identitas untuk setiap pekerjaan dapat membantu Anda menjaga pekerjaan agar tidak tersiar.

• Dukungan organisasi: Jika Anda mengurus e-mail untuk klub atau organisasi, buatlah Identitas terpisah untuk menyimpan surat tersebut terpisah.

• Acara khusus: Jika Anda mengelola acara khusus, seperti konferensi, webinar, atau temu wicara, memulai akun Identitas dan e-mail baru untuk acara tersebut adalah cara sempurna untuk mengelola berbagai hal.