10 Aturan Pengelolaan Proyek Emas - dummies

Saat Anda mulai menggunakan Proyek 2016, perkataan umum (atau aforisme, aksioma, dan ajaran) dapat membantu Anda mengingat prinsip-prinsip manajemen proyek dasar. Tack mereka di dinding kantor Anda sehingga Anda dapat meninjau mereka sepanjang hari kerja.

Roll with it

Perencanaan gelombang bergulir adalah cara terbaik untuk menyederhanakan pengelolaan proyek. Rencanakan lebih jauh ke masa depan daripada yang bisa Anda lihat secara wajar - dan jangan merencanakan secara lebih rinci daripada masuk akal. Ketika sebuah proyek pertama kali disewa, Anda hanya memiliki tanggal tonggak sejarah. Ketika Anda mulai memahami lebih banyak tentang proyek ini, Anda dapat menentukan siklus hidup proyek dan kiriman utama yang akan dibuat di setiap fasenya.

Bangun proyek secara bertahap. Mulailah dengan fase awal, dan isi tugas, urutan, sumber, dan jangka waktu yang terperinci. Tinggalkan fase selanjutnya pada tingkat detail yang tinggi; Dengan begitu, Anda akan memiliki sedikit pekerjaan untuk mengulang tugas selanjutnya yang tidak dapat diantisipasi pada awal proyek. Anda juga tidak perlu memanipulasi baseline tugas-tugas selanjutnya: Jika tugas terlalu jauh di masa depan, persyaratan waktu mereka tidak sesuai dengan sumber daya yang Anda sisihkan untuk mereka nanti.

Saat awal permainan, hindari menggali detail tentang tugas yang jauh di masa depan. Proyek dapat membantu Anda dengan perencanaan gelombang bergulir saat Anda menggunakan fitur ini dari program:

Tampilan Diagram Jaringan: Membantu Anda memvisualisasikan fase proyek secara grafis
Garis Waktu: Menunjukkan tonggak, kiriman, dan fase pada tingkat tinggi
Ekspansi dan keruntuhan tugas: Memungkinkan Anda menyembunyikan atau menampilkan fase proyek

Letakkan bebek Anda berturut-turut

Sebelum mulai membuat proyek, kerjakan pekerjaan rumah Anda. Jika Anda tidak memiliki semua informasi yang Anda butuhkan saat duduk di depan komputer untuk bekerja dengan Project, Anda akan terus berhenti, midplan, dan lari mencari informasi - bukan cara yang efisien untuk bekerja.

Sebelum Anda duduk untuk membuat jadwal proyek, pikirkan informasi proyek berikut ini:

Berdasarkan perkiraan pengalaman Anda dalam mengelola proyek serupa dari waktu ke waktu, tentukan apakah kiriman, anggaran, dan jadwal awal masih dalam pertimbangan. Tentukan apakah akan membahas perubahan pada ruang lingkup dan anggaran untuk menghindari proyek yang tidak realistis sejak awal. Informasi sumber daya:
Jika sumber daya manusia, catat nama lengkap sumber daya, informasi kontak, keterampilan, biaya, jadwal, konflik waktu, nama manajer, dan informasi kontak manajer.Untuk peralatan atau fasilitas, cari ketersediaan dan biaya. Struktur tim:
Tentukan apakah satu anggota tim mencatat kemajuan orang lain atau semua sumber daya melakukan pelacakan mereka sendiri. Tentukan siapa yang memperbarui jadwal setelah perubahan dilakukan, siapa yang menerima salinan laporan, dan siapa yang memiliki akses ke jadwal master secara online. Harapan manajemen:
Tanyakan apakah manajemen mengharapkan untuk melihat laporan dasar yang dijadwalkan secara rutin atau jenis laporan lainnya. Tanyakan bagaimana, dan dari siapa, untuk mendapatkan persetujuan anggaran di berbagai tahap dalam perencanaan proyek, dan tanyakan apakah kepentingan lintas perusahaan akan memerlukan laporan atau persetujuan dari berbagai sumber. Kebijakan perusahaan:
Dokumen-dokumen ini dapat menjelaskan jam kerja dan kebijakan lembur, jadwal liburan, biaya overhead atau markup proyek, dan berbagi (atau tidak) informasi dengan klien dan vendor. Setelah merenungkan masalah dalam daftar ini, Anda siap untuk duduk dan mulai memasukkan informasi ke dalam proyek Proyek. (Apakah Anda mendengar gema di sini?)

Harapkan yang tak terduga

Anda tahu dia di luar sana - Murphy dan hukumnya yang menyatakan bahwa sesuatu yang salah bisa terjadi

akan salah. Sebagian besar proyek, terutama proyek yang lebih panjang dan lebih kompleks, tidak selesai tepat waktu atau sesuai anggaran. Tugas Anda sebagai manajer proyek adalah merencanakan seakurat mungkin dan kemudian melakukan penyesuaian yang hati-hati setiap kali seseorang melempar kunci ke dalam karya - dan Proyek memberi Anda banyak alat untuk melakukannya. Tapi di luar semua fitur otomatis Proyek, Anda bisa mengantisipasi perubahan dengan hanya merencanakannya. Jalur kritis menentukan durasi proyek. Setiap manajer proyek yang bijak membangun cadangan waktu dan dana darurat ke dalam proyeknya. Ketika sebuah proyek selesai seminggu terlambat dan $ 5.000 untuk anggaran, hanya manajer proyek yang mengetahui bahwa empat

minggu kemudian dan $ 25.000 lebih mahal dari yang semula dijadwalkan, tanpa cadangan darurat. Tambahkan cadangan kontinjensi sebelum kiriman utama atau akhir fase untuk memperhitungkan kejadian tak terduga. Anda bahkan dapat menambahkan tugas Kontingensi dan sumber daya dengan Murphy. Gunakan jenis sumber daya biaya (bukan sumber daya kerja atau material) untuk menambahkan sejumlah cadangan kontinjensi ke suatu tugas atau fase.

Jangan menunda sampai besok …

Meskipun perangkat lunak manajemen Proyek dapat menyederhanakan banyak aspek kehidupan kerja Anda, kebanyakan orang yang menggunakan Proyek untuk pertama kalinya merasa terbebani oleh jumlah waktu yang mereka habiskan untuk memasukkan dan memperbarui data. Tugas-tugas ini tentu saja bisa menjadi rumit, namun imbalan dari menguasai kemampuan memperbarui dan melaporkan otomatis di Proyek lebih dari sekadar menghasilkan tenaga kerja yang mereka hadapi di depan.

Bila memungkinkan, impor tugas dari Outlook atau Excel ke dalam Proyek untuk membantu mempercepat pemasukan data dalam tahap perencanaan.

Lacak sesering yang Anda bisa - setidaknya seminggu sekali. Jika Anda tidak cenderung melakukan pelacakan kemajuan dalam sebuah proyek, Anda mungkin akan berada di belakang delapan bola pepatah.Strategi ini tidak hanya menghemat Anda karena harus memasukkan data pelacakan gunung, namun juga memungkinkan Anda - dan tim Anda - melihat status proyek kapan saja. Dengan begitu, Anda dapat segera menemukan bencana yang mendekati dan melakukan penyesuaian preventif.

Delegasikan, delegasikan, delegasikan

Hindari dorongan untuk mencoba melakukan semua hal pada sebuah proyek sendiri. Meskipun membuat dan merawat file Project sendiri mungkin memberi Anda kontrol lebih besar atas hasilnya, terbang solo dalam sebuah proyek yang lebih besar hampir tidak mungkin (dan mungkin pekerjaan penuh waktu). Tentu saja, Anda tidak bisa membiarkan lusinan orang membuat perubahan pada rencana tersebut, karena Anda berisiko kehilangan jejak siapa yang melakukan apa dan kapan. Namun, mengikuti beberapa praktik sederhana ini, Anda bisa mengonversi beberapa jari di dalam pai proyek agar tidak berbahaya:

Tunjuk satu orang untuk menangani semua data.

Misi orang ini adalah memasukkan semua data pelacakan ke file master.

Pecahkan proyek menjadi beberapa subproyek, dan tetapkan orang-orang yang Anda percaya untuk bertindak sebagai manajer subproyek tersebut. Biarkan mereka menangani pelacakan dan penyesuaian mereka sendiri, dan kemudian mengumpulkan proyek-proyek ini ke dalam proyek master sehingga Anda dapat memantau status secara keseluruhan.
Atur prosedur seragam untuk tim di depan. Jangan biarkan satu anggota tim melaporkan waktu di lembar memo interoffice, yang lain mengirimkan kemajuannya melalui email, dan lain-lain mencatat jam kerja mereka di lembar waktu tanpa alasan. Buat strategi yang menggunakan fitur Proyek untuk berkomunikasi secara konsisten.
Anda dapat melacak kemajuan pada tingkat tinggi, seperti 25 persen, 50 persen, 75 persen, dan 100 persen lengkap. Dokumenkan

Kebanyakan orang telah mendengar peringatan manajemen proyek "Sampaikan asumsi Anda," dan Proyek membantu Anda melakukannya dengan mudah. Gunakan fitur ini untuk mendokumentasikan rincian proyek:

Area catatan:

Gunakan untuk kedua tugas dan sumber daya untuk membuat catatan informasi latar belakang, perubahan, atau masalah khusus.

Laporan: Sesuaikan mereka untuk menggabungkan semua informasi yang terkait dan membantu mendokumentasikan tren dan perubahan.
Laporan Visual: Gunakan fitur baru ini untuk melukis gambar status proyek untuk pemangku kepentingan yang berorientasi visual.
Simpan beberapa versi proyek, terutama jika Anda mengubah baseline di versi yang lebih baru. Dengan cara ini, Anda memiliki catatan setiap langkah dalam perencanaan proyek untuk merujuk pada saat pertanyaan muncul di jalan. Jaga agar tim dalam lingkaran

Ikuti metode untuk menjaga agar saluran komunikasi tetap terbuka:

Gunakan fitur Proyek yang terintegrasi dengan Outlook atau program email lainnya.

Gunakan mereka untuk mengirim berkas Proyek atau jenis komunikasi lainnya.

Perbarui rencana manajemen komunikasi. Dokumen yang membutuhkan informasi apa, kapan, dan seberapa sering.
Tinjau kemajuan dengan anggota tim dengan bertemu secara teratur secara pribadi, melalui telepon, atau melalui perangkat lunak pertemuan. Pastikan semua anggota tim memiliki jadwal proyek versi terbaru untuk disebutkan dalam pertemuan ini.
Tampilkan kode rincian pekerjaan (WBS) pada laporan. Maka Anda dapat dengan mudah merujuk pada tugas-tugas tertentu dalam proyek besar tanpa kebingungan.
Ukur kesuksesan Saat memulai proyek, Anda harus memiliki gagasan tentang kesuksesan, dan Anda harus tahu bagaimana mengukur keberhasilan itu. Anda pernah mendengar yang ini: "Anda dapat mengirimkannya tepat waktu, sesuai anggaran, atau melakukan dengan benar. Pilih dua. "Kesuksesan dapat melibatkan pencapaian banyak tujuan, seperti

Kepuasan pelanggan

Kepuasan manajemen

Menghadapi kendala anggaran
Tepat waktu
Untuk menentukan bagaimana Anda akan mengukur keberhasilan, tanyakan pertanyaan-pertanyaan ini: > Apakah keberhasilan dalam penganggaran berarti tidak melebihi perkiraan semula lebih dari 10 persen?
Apakah proyek akan dipertimbangkan tepat waktu jika Anda mengerjakannya perkiraan jumlah minggu minus periode dua bulan ketika Anda ditahan karena mogok kerja, atau apakah waktu kerja total kurang penting daripada memenuhi tenggat waktu tertentu?

Bagaimana Anda akan mengukur kepuasan pelanggan?

Apakah peluncuran produk yang sukses mencakup angka penjualan tinggi setelah peluncuran, atau apakah proyek itu berhasil hanya karena Anda memindahkannya keluar dari pintu?
Tempatkan tonggak dalam proyek yang mencerminkan pencapaian masing-masing jenis kesuksesan. Saat Anda mencapai satu, Anda bisa menepuk punggung tim Anda. Mengetahui kesuksesan seperti apa yang membantu Anda memotivasi tim Anda untuk mencapainya.
Pertahankan strategi fleksibel
Stuff terjadi. Tidak pernah ada proyek yang tidak memerlukan akomodasi untuk kejutan di sepanjang jalan. Tanda seorang manajer proyek yang baik adalah bahwa dia waspada terhadap perubahan ini dan membuat penyesuaian untuk menangani mereka dengan cepat.

Membuat penyesuaian untuk mengakomodasi berita buruk tidaklah mudah; Sebenarnya, bisa jadi sangat sulit menyampaikan kabar buruk. Namun, menghindari masalah dalam proyek dan berharap hal itu akan hilang tentu saja memiliki kebiasaan buruk tentang bola salju menjadi masalah yang lebih buruk lagi. Alat berikut dapat membantu Anda tetap waspada terhadap perubahan dan melakukan penyesuaian:

Pilihan kontur kerja dapat membantu Anda mengubah kontur pekerjaan ke beban depan, beban balik, atau mengubah penyebaran pekerjaan selama durasi tugas.

Gunakan Pengawas Tugas untuk melihat apa yang sedang mengarahkan tugas. Anda bisa mencari opsi seperti menambahkan sumber daya, merevisi hubungan ketergantungan tugas, dan menggunakan cadangan.

Aktifkan pemetaan jalur kritis untuk melihat jalur kritis proyek dan lacak berapa banyak kendur yang tersisa. Menyesuaikan tugas untuk secara efisien menggunakan kendur mereka dapat membuat Anda tetap terjaga dalam krisis.

Belajar dari kesalahan Anda
Satu hadiah besar yang ditawarkan Proyek adalah kemampuan untuk melihat ke belakang setelah menyelesaikan sebuah proyek sehingga Anda dapat belajar dari kesalahan Anda. Anda dapat meninjau jadwal semula, dan setiap versi setelahnya, untuk melihat seberapa baik Anda memperkirakan waktu dan uang, dan kemudian mencari tahu bagaimana melakukannya dengan lebih baik.
Dengan menggunakan catatan proyek, Anda dapat melihat tren untuk mencari tahu, misalnya, di mana Anda sepertinya selalu melewatkan waktu, atau mengapa Anda selalu memberi sedikit waktu untuk riset pasar dan terlalu banyak waktu untuk bertanya dan jawaban.Mungkin Anda selalu lupa menganggarkan bantuan sementara selama masa sibuk, atau overstaff Anda sejak dini, bila Anda hanya memerlukan sedikit orang.