Menambahkan Kenalan Baru dalam Undang-Undang! 2005 - dummies

Pada tingkat yang paling sederhana, tujuan utama ACT! adalah untuk melayani sebagai tempat menyimpan semua kontak yang Anda berinteraksi dengan setiap hari. Anda dapat menambahkan dan mengedit semua kontak Anda dari jendela Detail Kontak karena berisi semua informasi yang berkaitan dengan satu catatan tertentu dan memungkinkan Anda melihat semua bidang kontak Anda.

Anda mungkin memiliki banyak kontak yang ingin Anda masuki database Anda, jadi langsung masuk dan ikuti langkah-langkah ini:

Jika Anda belum berada di jendela Detail Kontak, ke sana dengan mengklik ikon Kontak di ACT! Nav bar
Di jendela Detail Kontak, pilih salah satu dari tiga cara untuk menambahkan kontak baru ke database Anda:
- Pilih Kontak → Kontak Baru.
- Klik ikon Kontak Baru pada bilah alat.
- Tekan tombol Insert pada keyboard.
Memulai salah satu perintah sebelumnya menghasilkan catatan kontak kosong. Anda sekarang siap untuk memasukkan informasi kontak yang baru.
Mulailah memasukkan informasi dengan mengklik di kolom Perusahaan dan ketikkan nama perusahaan kontak.

ACT! tidak membedakan antara kontak aktual dan kontak kosong. Gagal memasukkan informasi atau berulang kali menekan tombol Sisipkan hasil dalam banyak catatan kontak kosong, yang tidak berguna dan hanya berfungsi untuk menyumbat database. Jadi, meski Anda bebas meninggalkan ACT apapun! bidang kosong, Anda harus memasukkan sesuatu, jadi mulailah dengan nama perusahaan.

Anda dapat selalu kembali ke catatan nanti dan menambahkan, mengubah, atau menghapus informasi apapun dalam bidang apa pun.
Klik di kolom berikutnya di mana Anda ingin memasukkan informasi dan mulai mengetik.

Anda juga dapat menggunakan tombol Tab untuk maju ke kolom berikutnya. Jika Anda secara tidak sengaja menekan tombol Tab sekali terlalu sering, mungkin Anda mendapati bahwa Anda telah membuat satu bidang terlalu banyak dan berakhir di bidang yang salah. Tapi jangan khawatir: Tekan dan tahan tombol Shift lalu tekan Tab untuk memindahkan kursor ke arah sebaliknya.
Lanjutkan mengisi kolom.

ACT! dilengkapi dengan sekitar 50 bidang pra-terprogram yang mencerminkan kebutuhan sebagian besar pengguna. Banyak bidang yang cukup jelas (dan mencerminkan jenis informasi yang mungkin Anda harapkan ada di buku alamat): nama kontak, nama perusahaan, telepon, kota, negara bagian, dan kode pos. Ini berlokasi di bagian atas jendela Detail Kontak. Beberapa bidang agak kurang jelas:
- Alamat: Jika Anda menganggap bahwa tiga bidang ACT! menyediakan untuk alamat dimaksudkan untuk menyimpan tiga alamat alternatif, Anda salah!Bidang alamat kedua dan ketiga dimaksudkan untuk alamat yang sangat panjang. Bidang ini adalah tempat yang baik untuk memasukkan nama bangunan jika merupakan bagian integral dari alamat.
- label bergaya 5160, yang populer digunakan untuk surat massal, umumnya mencetak empat baris informasi: perusahaan, kontak, alamat jalan, dan kode kota / negara bagian / kode pos (semua ada di baris keempat). Jika Anda perlu menggunakan bidang alamat kedua dan ketiga, Anda memerlukan label yang lebih besar.
- ID / Status: Bidang ID / Status pada dasarnya adalah bidang kategori, dan mengarsipkan masing-masing kontak Anda ke dalam kategori. Dengan menggunakan kolom ID / Status, Anda tidak perlu mengatur secara manual berbagai database: satu untuk teman Anda, satu untuk klien Anda, satu untuk vendor Anda, dan seterusnya. Bidang ID / Status hadir dengan beberapa lusin kategori yang paling umum digunakan, termasuk teman, pelanggan, vendor, dan pesaing, yang membuat setiap kategori mudah dicari dalam sekejap.
- Salam: Bidang ini mengacu pada nama yang muncul setelah kata Dear dalam sebuah surat, yang digunakan dalam templat surat Anda. Secara default, ACT!, menjadi tipe yang ramah, menggunakan nama depan. Merasa bebas untuk mengubah salam ke yang lebih formal.
- Jika Anda lebih suka menggunakan salam yang lebih formal sebagai setting default, pilih Tools → Preferences dan klik tombol Preferensi salam yang berlokasi pada tab General.
- Diacu Oleh: Bidang ini adalah salah satu yang paling sering diabaikan dalam database. Informasi yang dimasukkan ke dalam bidang ini digunakan dalam laporan Source of Array; kegagalan masuk Referred Dengan informasi membuat laporan tidak berguna. Jadi, apa masalahnya? Misalkan Anda membayar iklan di dua surat kabar - tidak akan tahu mana yang paling menarik prospek? Jika Anda menghadiri pameran dagang atau memberi banyak waktu dan usaha ke situs Web Anda, apakah Anda tidak ingin mengetahui apakah usaha Anda menghasilkan bisnis baru? Dan, jika ada pelanggan yang mengirimkan banyak prospek baru, tidak akan menghormati dia dengan ham yang bagus saat Natal daripada kue buah biasa?
- Pengguna: Perhatikan bahwa beberapa bidang User berada di bagian bawah jendela Detail Kontak. Bidang ini menyimpan informasi yang spesifik untuk bisnis Anda.
- Biarkan bidang ini kosong sampai Anda mengganti nama mereka. Jika tidak, Anda mungkin berakhir dengan berbagai jenis data yang dimasukkan ke dalam satu bidang.
  
  Anda dapat selalu kembali dan menambahkan, mengubah, atau menghapus data lapangan kapan saja!
Jangan khawatir saat ACT! secara otomatis memformat beberapa data lapangan Anda saat Anda memasukkan informasi.
Tambahkan data Anda secerah mungkin.
Jika perlu, tambahkan beberapa entri ke kolom.

Umumnya, membatasi diri Anda pada satu item per bidang adalah praktik terbaik. Dari waktu ke waktu, bagaimanapun, Anda menemukan situasi di mana kontak masuk dalam dua kategori. Misalnya, JoAnne Chamar bisa jadi teman sekaligus klien. Dalam situasi ini, Anda dapat menggunakan daftar drop-down untuk memasukkan lebih dari satu item ke dalam field.

Untuk memilih beberapa kriteria untuk disertakan dalam satu field, ikuti langkah-langkah ini:
- a. Tempatkan kursor Anda di lapangan.
- b. Periksa pilihan yang Anda inginkan.
- c. Klik entri yang diinginkan dari kotak dialog Edit List Values.
- d. Klik di mana saja di luar kotak dialog untuk menutupnya.
  
  Berbagai entri muncul di lapangan, dipisahkan dengan tanda koma.
Saat mengisi informasi untuk setiap kontak baru, jangan lupa untuk mengeklik berbagai tab di bagian bawah tata letak Anda.

Anda menemukan bidang tambahan yang bersembunyi di tab ini. Tab Home Address adalah tempat Anda merekam informasi pribadi tentang kontak. Anda mungkin memiliki beberapa tab lain yang juga dapat Anda pilih.

Tata letak yang berbeda menampilkan tab yang berbeda. Jika Anda mengubah tata letak saat ini, Anda mungkin melihat kumpulan tab yang berbeda.

Jika Anda lupa untuk mengklik tab di sepanjang jendela Contact Detail, Anda mungkin akan mengabaikan beberapa bidang yang perlu Anda isi dengan informasi penting. Jadi, pastikan untuk mengklik tab tersebut!
Simpan informasi kontak baru.

Secara teoritis, Anda tidak perlu menyimpan informasi kontak baru; itu disimpan jika Anda melakukan hal berikut:
- Jalankan ACT lainnya! perintah, yang mencakup apa saja dari menambahkan catatan atau peluang penjualan untuk menjadwalkan janji temu.
- Pindah ke catatan lain di database.
- Klik tombol Save (ditunjukkan oleh ikon floppy disk kecil pada toolbar).
- Tekan Ctrl + S.