Menambahkan Nama Baru ke folder Kontak Outlook - dummies

Folder Kontak Outlook hanya sebaik dan selengkap informasi tentang kontak yang Anda masukkan ke dalamnya. Untuk menempatkan seseorang di daftar Kontak, buka folder Kontak dan mulailah dengan melakukan salah satu dari yang berikut:

• Klik tombol New.
• Tekan Ctrl + N (di jendela Folder Kontak) atau Ctrl + Shift + C.
• Pilih File -> New -> Contact.

Anda melihat formulir kontak. Pada formulir ini, Anda dapat menemukan tempat untuk memasukkan semua hal yang perlu diketahui tentang seseorang (kecuali kehidupan cintanya dan kejahatan rahasia). Masukkan semua informasi yang ingin Anda catat, perhatikan peraturan jalan ini saat Anda mengikuti:

• Nama lengkap, alamat, dan sebagainya: Meskipun Anda mungkin tergoda untuk hanya memasukkan alamat, nomor telepon, nama, dan sebagainya di kotak teks, jangan lakukan itu! Klik tombol Full Name pada tab General, misalnya untuk memasukkan nama. Klik tombol Bisnis atau Rumah untuk memasukkan alamat di kotak dialog Check Address. Dengan mengklik tombol dan memasukkan data ke dalam kotak dialog, Anda mengizinkan Outlook memisahkan bagian komponen nama, alamat, dan nomor telepon. Dengan demikian, Outlook dapat menggunakan nama dan alamat sebagai sumber surat massal dan email massal.

Saat memasukkan informasi tentang perusahaan, bukan seseorang, kosongkan kolom Nama Lengkap dan masukkan nama perusahaan di bidang Perusahaan.
• Informasi yang penting bagi Anda: Jika formulir tidak tampak memiliki tempat untuk memasukkan jenis informasi tertentu, coba klik tombol segitiga dan pilih kategori informasi baru dari menu pop-up. Klik tombol segitiga di sebelah tombol Bisnis dan pilih Rumah, misalnya jika Anda ingin memasukkan alamat rumah dan bukan alamat bisnis.

• File As: Buka menu drop-down File As dan pilih opsi untuk mengajukan kontak di folder Kontak. Outlook dapat mengarsipkan kontak berdasarkan abjad dengan nama belakang, nama depan, nama perusahaan, atau kombinasi ketiganya. Pilih opsi yang paling tepat menggambarkan bagaimana Anda bisa menemukan kontak di folder Kontak.
• Alamat surat: Jika Anda menyimpan lebih dari satu alamat untuk sebuah kontak, tampilkan alamat yang ingin Anda kirimi surat dan pilih kotak centang This Is the Mailing Address. Dengan cara ini, dalam surat massal, Anda mendapatkan surat yang dikirim ke alamat yang benar.
• Alamat email: Anda dapat memasukkan tiga alamat email untuk setiap kontak. (Klik tombol segitiga dan pilih Email 2 atau Email 3 untuk memasukkan alamat kedua atau ketiga.)
Pada kotak teks Display As, Outlook menunjukkan kepada Anda apa pesan dari: Dari pesan email akan terlihat seperti saat Anda mengirim email ke kontak. Secara default, baris Ke: menunjukkan nama kontak diikuti dengan alamat emailnya dalam tanda kurung. Namun, Anda bisa memasukkan apapun yang Anda inginkan dalam kotak teks Display As, dan jika memasukkan sesuatu yang berbeda dapat membantu membedakan antara alamat email, masukkan sesuatu yang berbeda. Misalnya, masukkan Lydia - Personal sehingga Anda dapat mengetahui kapan Anda mengirim email ke alamat pribadi Lydia, berlawanan dengan alamat bisnisnya.
• Foto: Untuk memasukkan foto digital pada formulir Kontak, klik tombol Add Contact Photo dan, di kotak dialog Add Contact Picture, pilih gambar dan klik OK.

Pastikan untuk menulis beberapa kata di tab General untuk menjelaskan bagaimana dan di mana Anda bertemu dengan kontak. Bila waktunya tiba untuk mengumpulkan kontak dalam daftar folder Kontak, membaca deskripsi dapat membantu Anda memutuskan siapa yang akan disiangi dan siapa yang tidak.

Setelah selesai memasukkan informasi, klik tombol Simpan dan Tutup. Jika Anda sedang terburu-buru memasukkan informasi kontak, klik tombol Simpan dan Baru. Mengklik tombol ini akan membuka formulir kosong sehingga Anda dapat merekam informasi tentang kontak lain.