Video: Top 10 Advanced Outlook 2016 Tips and Tricks 2024
Dalam beberapa kasus, Outlook menempatkan pesan email, tugas, dan janji temu yang lebih tua dari enam bulan ke folder Arsip - folder khusus untuk item yang dianggap Outlook basi atau tidak layak disimpan. Outlook memanggil pengiriman item ini ke folder Arsip autoarchiving. Item yang arsip Outlook tidak hilang selamanya. Anda dapat mengunjungi mereka dengan membuka folder Arsip dan subfoldernya di Daftar Folder. Outlook membuat folder Arsip dan subfoldernya secara otomatis saat pertama kali Anda mengarsipkan item.
Anda bisa memutuskan bagaimana dan kapan arsip Outlook item. Untuk mengarsipkan item, Anda menetapkan kumpulan aturan pengarsipan default yang berlaku untuk semua folder, dan jika folder memerlukan perhatian individu (artinya Anda tidak menginginkannya tunduk pada aturan pengarsipan default), Anda dapat menetapkan aturan khusus untuk itu map. Setiap folder bisa memiliki seperangkat aturan pengarsipan atau tunduk pada aturan default.
Pilih Tools -> Options dan, pada kotak dialog Options, pilih tab Other. Klik tombol AutoArchive.- Menetapkan aturan untuk folder tertentu: Baik klik kanan folder dan pilih Properties atau tampilkan folder dan pilih File -> Folder -> Properties untuk Nama Folder. Kemudian, di kotak dialog Properties, pilih tab AutoArchive. (Karena tidak ada tanggal yang terhubung ke item dalam folder Kontak, Anda tidak dapat mengarsipkan nama dan alamat secara otomatis.)
-
Masukkan nomor untuk memberi tahu Outlook seberapa sering mengarsipkan barang.
- Prompt Before Archive Runs: Jika Anda memilih kotak centang ini, Anda akan melihat kotak pesan sebelum pengarsipan dimulai, dan Anda dapat menolak mengarsipkan jika Anda ingin dengan memilih No di kotak pesan.
- Hapus Item Kedaluwarsa (Hanya Email Folder): Pilih kotak centang ini untuk menghapus semua pesan email bila masa berlaku habis.
- Arsipkan atau Hapus Item Lama: Batalkan pilihan ini jika Anda tidak ingin mengarsip barang.
- Tampilkan Folder Arsip dalam Daftar Folder: Pilih opsi ini jika Anda ingin menyimpan folder Arsip dalam Daftar Folder. Folder ini berisi item yang diarsipkan.
- Bersihkan Item yang Lebih Tua daripada: Pilih periode waktu cut-off setelah itu untuk mengarsipkan barang.
- Pindahkan Item Lama ke: Klik tombol Browse dan pilih folder jika Anda ingin menyimpan file Arsip di lokasi tertentu.
- Hapus Item Lama Secara Permanen: Pilih opsi ini jika Anda ingin menghapus, bukan mengarsipkan, item lama.
- Pilih di antara opsi ini untuk menetapkan aturan pengarsipan untuk folder tertentu: Jangan Melacak Item di Folder Ini:
Pilih opsi ini jika item dalam folder tidak layak untuk diarsipkan.
- Mengarsipkan Item di Folder Ini Menggunakan Setelan Default: Pilih opsi ini untuk tunduk pada aturan pengarsipan default untuk folder tersebut.
- Arsipkan Folder Ini Menggunakan Setelan Ini: Pilih opsi ini untuk menetapkan aturan pengarsipan untuk folder tersebut.
- Bersihkan Item yang Lebih Tua daripada: Pilih periode waktu cut-off untuk arsip item dalam folder.
- Pindahkan Item Lama ke: Klik tombol Browse dan pilih folder jika Anda ingin menyimpan item yang diarsipkan di lokasi tertentu.
- Hapus Item Lama Secara Permanen: Pilih opsi ini jika Anda ingin menghapus, bukan arsipkan, item dalam folder ini.
- Secara berkala ringkas
file tempat Anda menyimpan data Outlook untuk mengecilkan file dan mendapatkan lebih banyak ruang pada hard disk Anda. Untuk memampatkan file data Outlook, ikuti langkah-langkah ini: 1. Pilih File -> Data File Management. 2. Pilih Folder Pribadi dalam kotak dialog File Data Outlook.
3. Klik tombol Settings.
Kotak dialog Folder Pribadi akan muncul.
4. Pilih tombol Compact Now.
Memadatkan file Outlook dapat memakan waktu jika file diisi dengan data.
