Secara otomatis Memperbarui Jurnal Anda di Outlook 2000 - dummies

Stardate 2001: Pada Star Trek, kapten kapal luar angkasa Enterprise dengan setia membuat entri harian di log kapten. Kapten mencatat informasi tentang planet-planet yang telah dieksplorasi oleh para kru, alien yang mereka hadapi, dan fenomena aneh yang mereka amati di tempat yang dalam, di mana belum pernah ada yang sebelumnya!

Sekarang giliranku. Sama seperti kapten Enterprise, Anda dapat merekam interaksi Anda sehari-hari dengan makhluk aneh di lingkungan yang aneh dalam situasi yang penuh tekanan, bahkan jika makhluk aneh itu ada di kantor Anda sendiri. Journal Outlook adalah log kapten Anda. Anda membuat atau menerima barang itu. Dalam kasus ini, Anda bisa pergi ke Journal dan memeriksa tanggal kapan Anda ingat berurusan dengan barang itu dan menemukan apa yang perlu Anda ketahui.

Untuk mendapatkan manfaat baik dari Journal, Anda harus menggunakannya. Anda dapat mengatur Outlook untuk membuat entri jurnal untuk hampir semua hal yang Anda lakukan, atau Anda dapat mematikan Jurnal sepenuhnya dan tidak membuat entri untuk itu. Jika Anda tidak memasukkan apa pun ke dalam Journal, Anda tidak mendapatkan apa-apa. Apa cara termudah untuk membuat entri dalam Journal? Tidak melakukan apapun. The Journal secara otomatis mencatat setiap dokumen yang Anda buat, edit, atau cetak di aplikasi Office 2000 manapun. Jurnal juga secara otomatis melacak pesan e-mail, permintaan dan tanggapan rapat, dan permintaan dan tanggapan tugas. Di masa depan, program selain Microsoft Office suite mungkin memiliki kemampuan untuk membuat entri dalam Journal, namun saat ini, fitur tersebut terbatas pada program Office 2000.

Ada tangkapan: Anda harus memberi tahu Outlook bahwa Anda ingin rekaman Jurnal otomatis dinyalakan. Untungnya, jika Anda belum mengaktifkan fitur perekaman otomatis Journal, Outlook 2000 menanyakan apakah Anda ingin mengaktifkan fitur ini setiap kali Anda mengklik ikon Journal.

Untuk mengaktifkan fitur perekaman otomatis Jurnal, ikuti langkah-langkah ini:

1. Pilih Tools-> Options.

Kotak dialog Opsi muncul.

2. Klik tombol Journal Options.

Kotak dialog Journal Options muncul (lihat Gambar 1) dengan kotak centang untuk semua jenis aktivitas yang dapat Anda rekam secara otomatis dan nama semua orang yang dengannya Anda dapat secara otomatis merekam transaksi, seperti e-mail.

Gambar 1: Kotak dialog Journal Options.

3. Klik untuk menempatkan cek di kotak centang untuk item dan file yang ingin Anda rekam secara otomatis dan untuk kontak tentang siapa Anda ingin informasi dicatat.

Daftar orang di kotak For This Contacts sama dengan daftar orang dalam daftar kontak Anda. Anda dapat secara manual membuat entri Jurnal untuk orang-orang yang tidak ada dalam daftar kontak Anda.

Bila Anda menambahkan nama ke daftar kontak Anda di modul Kontak, nama tersebut tidak disetel untuk rekaman otomatis di Journal. Anda juga perlu mencentang namanya di kotak dialog Journal Options atau membuka catatan Kontak, klik tab Journal, dan periksa Entri Jurnal Rekaman Otomatis untuk Kontak ini.

4. Klik OK

Jurnal secara otomatis mencatat item dan file yang Anda pilih untuk kontak yang Anda pilih.