Membuat Laporan dengan Crystal Reports 10 - dummies

Saat Anda menjalankan Crystal Reports 10, umumnya Anda ingin melakukan satu dari tiga hal: membuat laporan, memodifikasi laporan, atau menjalankan laporan terhadap data di database Anda. Laporan mengambil data dari database, mengolahnya, memformatnya, lalu menampilkannya ke printer, layar komputer, atau situs Web.

Crystal Reports hadir dengan database contoh yang bisa Anda gunakan untuk latihan. Ini adalah database Microsoft Access untuk perusahaan fiktif bernama Xtreme Mountain Bikes Inc.

Xtreme . database mdb berisi sejumlah tabel database yang mewakili tabel yang mungkin dipelihara oleh produsen sepeda sesungguhnya. Tabel diisi dengan data sampel yang dapat Anda manipulasi dan tampilkan dengan Crystal Reports. Anda dapat menggunakan data sampel ini sebagai dasar untuk laporan pertama Anda.

Untuk membuat laporan, Anda perlu mengetahui beberapa hal:

• Tabel di dalam database berisi data yang Anda inginkan

• Item data yang Anda inginkan dalam tabel tersebut
• Manipulasi data apa yang harus dilakukan untuk memberi Anda informasi yang Anda inginkan
• Bagaimana Anda ingin laporan Anda diformat
• Apakah pengguna laporan Anda mengambilnya dari printer hitam putih, printer warna, layar komputer lokal, atau situs Web

Untuk keperluan pendahuluan ini (dan untuk saat ini), bayangkan Anda sudah mengetahui semua itu. sesuatu.

Memulai Laporan Crystal 10

Anda mungkin telah memilih Crystal Reports karena Anda memiliki database yang berisi informasi yang penting bagi Anda. Kemungkinan besar, data dalam database berubah seiring waktu, dan Anda ingin dapat mengikuti statusnya saat ini. Anda bisa mengambil informasi yang Anda inginkan dengan membuat query SQL, tapi itu akan terlalu banyak seperti pekerjaan. Ini jauh lebih baik untuk membuat laporan dengan Crystal Reports, lalu jalankan laporan kapan pun Anda menginginkan status informasi terkini yang diminati. Anda harus membuat laporan hanya sekali, tapi Anda bisa menjalankannya berkali-kali, mendapatkan hasil terbaru dengan setiap langkah berturut-turut. Anda tidak perlu belajar SQL atau metode lain untuk menarik data dari database. Laporan yang dibuat dengan Crystal Reports mudah dibangun, mudah dibaca, dan mudah dimengerti. Apa yang bisa lebih baik? Langkah pertama untuk membuat laporan adalah meluncurkan Crystal Reports dari menu Start Windows. Saat Anda melakukannya, jendela utama Crystal Reports muncul, menampilkan kotak dialog yang menyambut Anda ke Crystal Reports. Anda diundang untuk memilih dari tiga opsi. Anda dapat membuat dokumen Crystal Reports menggunakan Report Wizard atau dengan memulai dengan laporan kosong.Sebagai alternatif, Anda dapat membuka laporan yang sudah ada, baik untuk mengubahnya atau menjalankannya.

Meskipun Report Wizard bisa menjadi penghemat waktu dan tenaga kerja, namun hal itu membatasi bentuk laporan. Jadi bab ini membawa Anda langsung ke pokok permasalahan dan menunjukkan kepada Anda cara membuat laporan

cara Anda, mulai dari laporan kosong, bukan menggunakan Report Wizard. Menggunakan Opsi Laporan Kosong Untuk membuat laporan dari awal, dimulai dengan opsi laporan kosong, ikuti langkah-langkah ini:

1. Mulai Crystal Reports.

Kotak dialog Welcome to Crystal Reports muncul.

2. Pilih opsi As a Blank Report, dan kemudian klik tombol OK.

Kotak dialog Ahli Basis Data akan muncul, yang menunjukkan tempat yang mungkin untuk menemukan sumber data Anda.

3. Di panel Sumber Data Tersedia, klik tanda tambah di sebelah kiri folder Buat Sambungan Baru untuk memperluasnya.

Ini adalah folder yang Anda pilih kapan pun Anda membuat laporan dari awal. Bila Anda telah terhubung ke database, Crystal Reports mengingat di mana situasinya.

4. Klik dua kali tipe database yang sesuai dengan sumber data Anda.

Crystal Reports mengenali berbagai jenis database yang berbeda. Anda harus memilih yang benar. Jika Anda tidak tahu jenis yang benar, mintalah seseorang yang akrab dengan sumber data. Untuk mengikuti contoh, klik dua kali Access / Excel (DAO). Kotak dialog Access / Excel (DAO) muncul, yang menanyakan bagaimana cara menyambung ke sumber data Anda.

5. Klik tombol ellipsis (…) di sebelah kanan kotak Nama Database.

File Access dan Excel di sistem Anda muncul. Contoh ini menggunakan file database Access yang bernama xtreme. Ini mungkin tidak semudah kedengarannya - file itu terletak di D: Program FilesCrystal DecisionsCrystal Reports 10SamplesEnDatabasesxtreme. mdb.

Anda mungkin harus mencari file ini di sistem Anda.

6. Klik tombol Finish.

Ahli Database muncul kembali, dengan database xtreme terhubung.

7. Perluas tabel node, dan kemudian klik dua kali tabel di mana Anda ingin mendasarkan laporan Anda.

Pohon di panel Sumber Data Tersedia terdiri dari sejumlah node, beberapa di antaranya bercabang dari yang lain. Setiap sumber data memiliki empat dari simpul ini yang bercabang daripadanya: Tambahkan Command, Tables, Views, dan Stored Procedures.

8. Untuk mengikuti contoh, buka tabel node dan kemudian klik dua kali Product.

Lakukan salinan tabel Produk dari panel Sumber Data yang Tersedia ke panel Tabel Terpilih.

9. Klik tombol OK untuk menutup Database Expert.

Laporan kosong mengisi jendela.

Tab Desain (di tepi kiri) menunjukkan lima bagian laporan:

Report Header:

Muncul di bagian atas laporan dan merupakan hal pertama yang dilihat pemirsa.

• Halaman Header:

Muncul di bawah judul laporan dan di bagian atas semua halaman lainnya dalam laporan.

• Rincian: Isi sebenarnya dari laporan.
• Laporkan bagian Footer: Muncul setelah informasi terinci terakhir dalam laporan.
• Halaman Footer: Muncul di bagian bawah setiap halaman laporan.