Membuat Daftar Kontak Bisnis Seragam di Outlook 2003 - dummies

Database kontak bisnis selalu berubah, namun Outlook 2003 dapat membantu menjaga ketertiban. Entah itu pelanggan atau pemasok, orang datang dan pergi, nomor telepon berubah, orang dipromosikan, dan seterusnya. Menjaga daftar kontak tetap up-to-date adalah tantangan yang mengintensifkan saat mempertimbangkan lokasi. Cukup sering, daftar dibagi antara sistem penagihan, departemen pembelian, dan berbagai macam arsip berbagai wiraniaga (Rolodex, komputer Pocket PC, dan bahkan kartu nama yang terlupakan di laci atas). Tanpa database yang diperbarui, Anda tidak dapat berkomunikasi dengan baik dengan pelanggan Anda.

Berikut adalah beberapa solusi yang mungkin untuk masalah ini:

• Gunakan daftar Kontak Anda sebagai database pelanggan dan pemasok Anda. Perbarui informasi apa pun saat Anda menerimanya, saat bekerja sendiri.
• Gunakan daftar Kontak seseorang sebagai daftar perusahaan. Buatlah peraturan perusahaan ini: Semua pembaruan baru yang didapat siapa saja (seperti kartu nama, panggilan telepon dengan informasi baru, atau e-mail) masuk ke satu orang pusat untuk memperbarui basis data.

• Buat daftar publik di server Exchange dan pilih seseorang untuk menjadi daftar penjaga. Anda dapat menggunakan versi Business Contact Manager 2. 0, yang merupakan add-in gratis ke Outlook di edisi Office Professional dan Small Business. Anda dapat berbagi kontak bisnis dan akun sebagai satu daftar dengan seluruh perusahaan Anda.

Anda harus memperbarui perubahan alamat dan segera menambahkan informasi kontak baru. Pilihan pertama bagus saat Anda bekerja sendiri. Pilihan kedua bekerja bila Anda tidak memiliki server Exchange yang tersedia atau tidak menggunakan Business Contact Manager Versi 2. 0. Pilihan terbaik adalah yang ketiga, karena daftar Kontak tersedia untuk seluruh tim kapan saja, dimana saja dengan Akses Web Outlook Anda cukup mengetikkan kontak baru ke dalam daftar Kontak Anda, simpan, lalu kirimkan sebagai vCard ke daftar kontak keeper sebagai berikut:

1. Buka kontak yang tersimpan.

2. Pilih Tindakan, Teruskan sebagai vCard.

E-mail baru terbuka dengan vCard terpasang.

3. Kirimkan ke daftar kontak.

Kawat daftar kontak menerima e-mail dan cukup seret dan lepaskan vCard dari e-mail ke daftar Kontak.

Menambahkan kontak dengan cara ini secara otomatis mencatat tanggal kontak dibuat (menggunakan nama field Created) dan menyimpan tanggal modifikasi terakhir (menggunakan field Modified). Anda dapat menyesuaikan tampilan kontak Anda untuk menyertakan bidang Buat dan Modifikasi jika Anda ingin melacak informasi ini.

Anda cenderung menerima informasi kontak dari beberapa sumber, seperti sistem penjualan internal, masing-masing tenaga penjualan, atau tim manajemen. Mengaitkan kontak dengan orang yang menghasilkannya memudahkan pelacakan.

Anda dapat menggunakan kategori untuk membantu Anda melacak informasi ini:

1. Buat kategori baru untuk setiap anggota tim penjualan.

2. Masukkan kontak baru pada daftar.

3. Dengan kontak terbuka, klik tombol Kategori.

Kotak dialog Kategori akan muncul.

4. Pilih kategori Sender Name dan simpan kontaknya.

Kontak dikaitkan dengan sumbernya.