Dokumen Retensi dalam QuickBooks - dummies

Berapa lama Anda harus menyimpan laporan lama, salinan faktur, dan informasi akuntansi lainnya? Sayangnya, tidak ada jawaban satu-ukuran-cocok untuk semua pertanyaan ini. Namun, berikut adalah beberapa hal yang perlu dipikirkan:

• Pertimbangkan apakah pihak lain dalam suatu transaksi akan menginginkan informasi tersebut. Misalnya, jika Anda secara kronis berdebat dengan vendor tentang apakah Anda telah membayar sejumlah tagihan, masuk akal untuk berpegang pada tagihan vendor dan catatan pembayaran Anda selama argumen tersebut dapat berlanjut.

  Ini berarti bahwa setiap dokumen yang mendokumentasikan tagihan dan pembayaran vendor tidak harus dipertahankan jika Anda tidak memiliki masalah.

• Pertimbangkan persyaratan akuntansi pajak. Secara hukum (banyak orang tidak menyadari hal ini), sebuah bisnis diharuskan untuk memelihara catatan akuntansi untuk melaporkan keuntungan, kerugian, pendapatan, dan deduksinya kepada Internal Revenue Service. Ini berarti sesuatu yang Anda perlukan untuk menghitung keuntungan atau elemen pendukung perhitungan Anda harus dijaga.

  Namun, sebuah undang-undang pembatasan ada yang biasanya berjalan tiga tahun dari tanggal Anda terakhir mengajukan pengembalian. Ini berarti bahwa dalam kebanyakan kasus, Anda tidak perlu menyimpan dokumen yang lebih tua dari tiga tahun sebelum pengembalian yang berkaitan dengannya. Dengan kata lain, jika Anda memiliki data dari tahun 2009, dan Anda mengajukan pajak penghasilan tahun 2009 pada tanggal 15 Maret 2010, pada tanggal 16 Maret 2013, Anda seharusnya tidak (dalam banyak kasus) harus menyimpan semua dokumen lama itu.

  Statuta pembatasan menentukan bahwa Anda harus bisa membuang barang lama itu. Sebuah kata peringatan dilakukan secara berurutan, karena beberapa pengecualian ada pada undang-undang pembatasan tiga tahun ini:

  • Jika Anda benar-benar ceroboh dan, melalui kecerobohan Anda, lenyapkan pendapatan kotor lebih dari 25 persen dari apa yang Anda kembali menunjukkan, undang-undang pembatasan sama dengan enam tahun.

  • Jika tidak ada pengembalian yang diajukan atau pengembalian yang tidak benar diajukan, tidak ada undang-undang pembatasan yang ada.

  • Negara bagian tanpa pajak penghasilan (seperti negara bagian Washington) menggunakan seperangkat peraturan yang berbeda dan dapat menggunakan undang-undang pembatasan yang lebih lama. Negara bagian Washington, misalnya, mengatakan bahwa undang-undang pembatasan berjalan empat tahun, bukan tiga.

• Pertimbangkan catatan lama yang mungkin Anda perlukan di masa depan untuk menghitung barang untuk pengembalian pajak Anda. Catatan ini perlu dipertahankan. Misalnya, jika Anda membeli pabrik 30 tahun yang lalu, simpan catatan pembelian tersebut sampai 3 (atau 6) tahun setelah Anda menjual pabrik.

• Pertimbangkan bahwa di beberapa industri, peraturan atau peraturan retensi dokumen lain ada. Misalnya, jika Anda seorang dokter, Anda menyimpan catatan pasien lama Anda - dan ini mungkin termasuk informasi akuntansi pasien - lebih dari tiga tahun. Aturan retensi dokumen lainnya berbeda-beda menurut industri. Cari tahu apa aturan untuk industri Anda.

• Pertimbangkan risiko menyimpan informasi rahasia terlalu lama. Akhirnya, meskipun Anda bisa merenungkan semua poin yang tidak masuk akal dan menyimpulkan bahwa Anda harus menyimpan catatan keuangan Anda untuk selama-lamanya, perhatikan bahwa pendekatan ini juga menciptakan risiko. Semakin banyak dokumentasi keuangan yang Anda arsipkan, semakin mudah dalam beberapa kasus, mungkin informasi ini hilang atau dicuri.

  Anda tidak ingin, misalnya, untuk menyimpan data berharga bertahun-tahun sehingga Anda harus menyewa sebuah gudang di bagian kota yang buruk hanya untuk menyimpan barang-barang itu.

Menyimpulkan, bagaimana Anda memahami saran samar-samar ini? Datang dengan perkiraan kasar berapa lama Anda pikir Anda harus bertahan pada barang.

Jika Anda tidak melakukan sesuatu yang kriminal atau curang atau ceroboh, buang apa saja yang berusia di atas lima tahun. Pisahkan dokumen yang bisa Anda buang dari tahun ke tahun ke dalam kotak. Beri label pada kotak dengan nomor tahun. Juga label kotak dengan catatan seperti "Buang pada tahun 2016" hanya supaya Anda tahu kapan Anda bisa membuang barang itu.

Anda mungkin ingin berpikir dua kali untuk hanya mengeluarkan catatan keuangan. Jangan membuang catatan pribadi Anda atau, tentu saja, catatan klien apa pun: cabut dokumennya terlebih dahulu.

Omong-omong, beberapa toko perlengkapan koper besar menawarkan layanan merobek-robek di toko dengan harga pantas.