Tugas Manajer yang Penting: Bagaimana Menangani Korespondensi Komunitas Online - dummies

Menjadi pengelola komunitas online berarti menjadi komunikator yang efektif. Meskipun mungkin ada saat Anda takut memeriksa e-mail, ketahuilah itu bagian penting dari pekerjaan Anda.

Anda akan menangani banyak e-mail. Ketika kabar keluar bahwa Anda adalah anggota komunitas satu yang hadir dengan pertanyaan dan kekhawatiran, inbox Anda akan kebanjiran. Meskipun beberapa hari, e-mail minimal, mengharapkan lebih banyak hari ketika kotak masuk Anda hampir tidak berdasar.

Tapi tidak peduli seberapa lelah Anda, dan bahkan jika Anda siap menarik rambut Anda setelah menerima pertanyaan yang sama 100 kali dalam satu jam terakhir, Anda harus menanggapi semua orang dengan nada positif, profesional, sopan yang sama..

Anda mungkin cenderung membuat surat formulir untuk memberi jawaban saham yang sama kepada pertanyaan yang sering diajukan, namun pertimbangkan kembali. Membentuk surat bersifat impersonal dan membuat anggota masyarakat Anda merasa bahwa itu sangat sedikit sehingga Anda tidak dapat diganggu untuk membuat tanggapan singkat dan pribadi. Kecuali pengumuman komunitas massal, Anda harus menghindari penggunaan surat formulir jika memungkinkan.

Sisihkan waktu setiap hari untuk menangani pertanyaan, keluhan, dan komentar anggota. Baca semuanya untuk menentukan apakah harus pergi ke orang lain, segera menerima jawaban, atau dapatkan penyelidikan lebih lanjut. Apa pun yang tidak disimpulkan segera memerlukan tindak lanjut. Pastikan untuk mencatat korespondensi yang belum terselesaikan sehingga tidak berakhir jatuh melalui celah-celah.

Untuk mengurangi jumlah e-mail yang Anda terima, mungkin Anda ingin mengirim pertanyaan yang sering diajukan di forum Facebook, blog, atau forum komunitas Anda. Kirimkan tautan ke FAQ Anda di halaman kontak blog atau situs Anda sehingga anggota mengetahui untuk membaca FAQ sebelum menulis kepada Anda dengan pertanyaan yang telah Anda jawab.