Mendapatkan Data Ready for Sales Forecasting di Excel - dummies

Metode peramalan yang Anda gunakan tidak membuat perbedaan, namun terlepas dari pilihan Anda, di Excel Anda harus menyiapkan data baseline Anda dengan cara tertentu. Excel lebih suka jika data Anda dalam bentuk tabel. Berikut adalah ikhtisar singkatnya.

Menggunakan tabel

Tidak ada yang misterius tentang tabel Excel. Meja adalah sesuatu yang sangat mirip database. Lembar kerja Excel Anda memiliki kolom dan baris, dan jika Anda meletakkan meja di sana, Anda hanya perlu mengelola tiga persyaratan:

• Simpan variabel yang berbeda dalam kolom yang berbeda. Misalnya, Anda dapat memasukkan tanggal penjualan dalam satu kolom, jumlah penjualan di kolom lain, nama penjualan di lain, lini produk lain.
• Simpan catatan yang berbeda dalam baris yang berbeda. Ketika datang untuk mencatat informasi penjualan, simpan catatan penjualan yang berbeda dalam baris yang berbeda. Letakkan informasi tentang penjualan yang dilakukan pada tanggal 15 Januari dalam satu baris, dan informasi tentang penjualan yang dilakukan pada tanggal 16 Januari di baris yang berbeda.
• Letakkan nama variabel di baris pertama tabel. Misalnya, Anda bisa memasukkan "Tanggal Penjualan" di kolom A, "Revenue" di kolom B, "Sales Rep" di kolom C, dan "Product" di kolom D.

Angka tersebut menunjukkan tabel Excel yang khas.

Anda tidak perlu menyimpan catatan dalam urutan tanggal - Anda dapat mengatasinya nanti.

Mengapa repot-repot dengan tabel? Karena banyak alat Excel, termasuk yang Anda gunakan untuk membuat perkiraan, bergantung pada tabel. Diagram - yang membantu Anda memvisualisasikan apa yang terjadi dengan penjualan Anda - bergantung pada tabel. Tabel pivot - yang merupakan cara paling ampuh untuk meringkas hasil penjualan Anda di Excel - sangat bergantung pada tabel. Analisis Data add-in - cara yang sangat berguna untuk membuat perkiraan - bergantung pada tabel juga.

Selama bertahun-tahun, Excel bergantung pada pengaturan data informal yang disebut daftar. Sebuah daftar tampak seperti tabel sekarang, dengan nama field di baris pertama, diikuti oleh catatan. Tapi daftar tidak memiliki properti built-in seperti jumlah rekaman atau filter atau jumlah baris atau bahkan sebuah nama. Anda harus mengambil langkah-langkah khusus untuk mengidentifikasi jumlah baris dan kolom daftar yang diduduki.

Di Excel 2007, Microsoft menambahkan tabel sebagai fitur baru, dan tabel memiliki semua hal yang kekurangan daftar. Salah satu aspek tabel sangat berguna untuk peramalan penjualan. Seiring berjalannya waktu dan Anda mendapatkan lebih banyak informasi tentang angka penjualan, Anda ingin menambahkan data baru ke baseline Anda. Dengan menggunakan daftar, Anda harus menentukan apa yang disebut dynamic range name untuk mengakomodasi data baru.

Dengan tabel, semua yang perlu Anda lakukan adalah memberikan rekaman baru, biasanya di baris baru di akhir tabel. Bila Anda melakukannya, tabel secara otomatis diperluas untuk menangkap data baru. Apa pun di buku kerja - grafik, formula, apapun - juga diperbarui secara otomatis untuk mencerminkan informasi baru. Tabel adalah perbaikan besar dari daftar dan buku ini memanfaatkannya secara ekstensif.

Memesan data Anda

"Memesan data Anda" mungkin terdengar sedikit seperti "mewarnai di dalam garis. "Kesepakatannya adalah Anda harus memberi tahu Excel berapa banyak yang Anda jual pada tahun 1999, dan berapa banyak di tahun 2000, dan pada tahun 2001, dan seterusnya. Jika Anda akan melakukan itu, Anda harus memasukkan datanya secara kronologis.

Cara terbaik untuk memasukkan data Anda dalam urutan kronologis di Excel adalah dengan menggunakan tabel pivot. Tabel pivot mengambil catatan individu yang ada dalam tabel Excel (atau di database eksternal) dan menggabungkan catatan dengan cara yang Anda kontrol. Anda mungkin memiliki tabel yang menunjukkan penjualan setahun, termasuk nama sales rep, produk yang terjual, tanggal penjualan, dan pendapatan penjualan. Jika demikian, Anda dapat dengan cepat membuat tabel pivot yang menghasilkan pendapatan penjualan oleh perwakilan penjualan dan produk di seluruh penjuru. Dengan menggunakan tabel pivot, Anda dapat meringkas puluhan ribu rekaman, secara harfiah dalam hitungan detik. Jika Anda belum pernah menggunakan tabel pivot sebelumnya, buku ini tidak hanya memperkenalkan subjek tapi juga membuat Anda bermimpi tentang mereka di tengah malam.

Tiga hal yang sangat indah tentang tabel pivot:

• Mereka dapat mengumpulkan semua data penjualan Anda - atau, dalam hal ini, data Anda tentang angin matahari, tapi ini tentang peramalan penjualan. Jika Anda mengumpulkan informasi berdasarkan penjualan per penjualan, dan Anda kemudian ingin mengetahui berapa banyak repetisi Anda yang terjual pada hari tertentu, dalam minggu tertentu, dan seterusnya, tabel pivot adalah cara terbaik untuk melakukannya. begitu.
• Anda dapat menggunakan tabel pivot sebagai dasar perkiraan berikutnya, yang akan menghemat banyak waktu.
• Mereka memiliki cara unik untuk membantu mengelompokkan data historis Anda - menurut hari, minggu demi minggu, per kuartal, menurut tahun, sesuai nama Anda.