GoldMine 8 For Dummies Cheat Sheet - dummies

Oleh Joel Scott

Perangkat lunak bisnis GoldMine membantu Anda mengatur kontak, melacak aktivitas, menjadwalkan janji temu, membuat laporan, dan banyak lagi. Memperkuat keterampilan CRM (customer relationship management) dengan menguasai GoldMine 8: Ketahui bagaimana memindahkan tab yang sesuai dengan kebutuhan Anda, temukan kontak (catatan) dalam sekejap, dan hubungkan catatan Anda untuk melihat hubungan di antara kontak Anda.

Cara Memindahkan Tab di GoldMine

GoldMine 8 Perangkat lunak CRM hadir dengan 18 tab yang telah ditentukan, dan Anda akan menggunakan beberapa lebih dari yang lain. Susun ulang tab GoldMine dengan memindahkannya ke atas atau ke bawah, sesuai urutan preferensi, kepentingan, atau frekuensi penggunaan.

Sebelum Anda mulai memindahkan tab GoldMine Anda, ingatlah bahwa Anda tidak dapat melihat semuanya bersamaan kecuali Anda mengeklik panah bawah di sebelah kiri tab yang ditampilkan. Anda kemudian melihat daftar drop-down dari semua tab yang tersedia, dan Anda bahkan dapat menavigasi ke masing-masing bidang ini dengan mengklik item apapun dalam daftar drop-down.

Berikut adalah dua contoh tab Goldmine untuk mempertimbangkan kandidat untuk penurunan pangkat dari tingkat pertama ke yang kedua:

• tab Ringkasan. Pertimbangkan untuk menurunkan tab ini ke tingkat kedua dan menggantinya dengan tab Links. Tab Links membantu Anda melacak semua dokumen dan file yang terkait dengan setiap record. Anda kemungkinan akan menggunakan tab Links lebih sering daripada beberapa tab asli yang ditampilkan secara default.

• tab arahan. Meskipun Anda akan menggunakan tab Arahan, Anda mungkin tidak akan sering menggunakannya.

Ikuti langkah-langkah ini untuk menurunkan tab dan mempromosikan yang lain secara bersamaan.

1. Klik panah ke bawah di sebelah kiri tab.

   Daftar drop-down muncul.

2. Klik Customize di bagian bawah daftar.

   Layar Display Tabs muncul.

3. Sorot tab yang ingin Anda promosikan atau turunkan.

   Anda tidak perlu menyentuh kotak centang di sebelah kiri deskripsi tab. Cukup sorot nama tab dan kemudian klik tombol Move Up atau Move Down sebanyak yang Anda mau. Anda dapat melihat tab pilihan bergerak naik atau turun saat Anda mengklik.

4. Setelah selesai mengatur ulang semua tab Anda, klik OK.

   GoldMine mengembalikan Anda ke area kerja utama. Perubahan Anda telah berpengaruh.

Perubahan ini berlaku hanya untuk pengguna yang masuk saat ini dan tidak mempengaruhi orang lain. Tidak ada pengaturan global atau perusahaan untuk hal ini.

Jika ada tab yang mengganggu Anda sehingga Anda hanya ingin menghilangkannya, Anda dapat melakukannya dari layar Opsi Anda dengan tidak memilih kotak di samping tab yang ingin Anda hapus.Jika Anda berubah pikiran, klik tombol Reset untuk mengembalikan semua pengaturan default asli.

2 Cara Mencari Records di Database GoldMine

Saat menggunakan perangkat lunak CRM GoldMine 8, menemukan catatan mungkin merupakan tugas paling sering yang Anda lakukan. Anda dapat menemukan rekaman apapun - tidak peduli berapa banyak yang ada di database GoldMine Anda - dengan menggunakan penelusuran sederhana atau pencarian yang lebih terperinci.

Dengan hanya sedikit latihan, Anda akan menghemat waktu dan membangun hubungan pelanggan saat Anda meletakkan GoldMine untuk bekerja. Misalnya, Anda harus mencari catatan untuk aktivitas penjadwalan, menulis catatan, atau memeriksa riwayat klien. Dan setiap kali telepon berdering, Anda mungkin ingin cepat memeriksa catatan pemanggil.

Cara semi rahasia dan cepat untuk menemukan catatan GoldMine

Jika Anda menangani banyak panggilan telepon setiap hari, beberapa mungkin berasal dari orang-orang yang tahu betul siapa, tapi Anda tidak dapat mengingat siapa dirinya. Hal terakhir yang Anda inginkan dari penjual misteri-penelepon klien untuk tahu adalah bahwa Anda tidak mengingatnya. Dengan GoldMine, Anda dapat dengan cepat dan diam-diam menemukan catatan klien saat Anda mengatakan halo dan membuat obrolan ringan.

Sebagian besar bidang di layar utama memungkinkan Anda mengarahkan mouse ke label dan klik dua kali, yang membuka jendela penjelajahan. Misalnya, jika Anda mengklik dua kali label Last, jendela browse, seperti yang ditunjukkan di bawah ini, akan muncul. Jendela penjelajahan ini sebenarnya disebut Pusat Pencarian.

Pada jendela contoh contoh ini, Anda akan melihat bahwa huruf "g" ada di kolom pencarian, jadi GoldMine mencantumkan semua akun yang memiliki kontak utama yang nama belakangnya dimulai dengan surat itu:

Untuk membuat jendela browse (Search Center) muncul, pastikan untuk mengklik dua kali kolom label - bukan kotak teks tempat Anda memasukkan data.

Cara mendetail untuk mencari GoldMine

Pusat Pencarian GoldMine 8 memungkinkan Anda untuk melakukan pencarian yang kompleks, seperti mencari di beberapa bidang secara bersamaan. Misalnya, Anda mungkin ingin menemukan semua akun di California yang memiliki nomor faks. Anda memperluas pencarian Anda dari pencarian lapangan tunggal yang sederhana ke beberapa bidang dengan mengklik tombol Cari di sudut kiri atas layar GoldMine.

Saat jendela Pusat Pencarian muncul, pilih kolom mana yang akan ditampilkan dengan mengklik tombol Kolom di sudut kanan atas Pusat Pencarian. Melakukan hal itu akan menampilkan layar di bawah ini:

Sempurnakan bidang yang Anda lihat di Pusat Pencarian.

Anda dapat menambahkan atau menghapus kolom (kolom) dari tampilan Pusat Pencarian dengan menyorot bidang tertentu dan memilih panah kiri atau kanan di tengah layar untuk menambahkan atau menghapus kolom.

Cara Menghubungkan Records dengan Tab GoldMine Referrals Tab

Tab Referral di layar utama GoldMine 8 memungkinkan Anda untuk menghubungkan satu record dengan record lainnya atau satu record ke banyak lainnya. Tab Rujukan GoldMine adalah relasional, yang berarti bahwa satu potong data terhubung ke banyak data lainnya.

Dengan menghubungkan satu rekaman ke rekaman lainnya, Anda dapat dengan cepat melihat apa hubungan antara dua atau lebih rekaman.Misalkan misalnya, bahwa akuntan Anda merujuk 17 klien lain kepada Anda. Anda berterima kasih padanya dan mencatat setiap referal di catatan GoldMine akuntan Anda. Membuat dia terlihat jauh lebih penting, bukan?

Catatan penting adalah bahwa tab Arahan bersifat bi-directional, jadi setelah Anda menautkan A ke B, B terhubung kembali ke A. Hubungan bekerja seperti tombol toggle. Dengan mengklik dua kali daftar rujukan, catatan bahwa rujukan terkait muncul. Anda bisa langsung kembali ke catatan semula dengan mengklik dua kali daftar referral lagi.

Pada gambar ini, Anda dapat melihat dua catatan yang saling terkait satu sama lain di tab Arahan:

Bahkan jika Anda tidak perlu melacak prospek yang Anda berikan ke dealer, Anda mungkin ingin menggunakan tab Referral untuk semacam aktivitas yang berhubungan. Bekerja dengan akun yang menggunakan konsultan (atau akuntan, atau pengacara) memberi kesempatan untuk menggunakan tab Arahan. Rujukan sangat berguna jika konsultan yang sama ini muncul di akun Anda yang lain, dan ini juga relevan jika Anda adalah bagian dari sistem distribusi multi level.

Untuk membuat link referral, ikuti langkah-langkah ini:

1. Dari layar GoldMine utama, klik tab Arahan.

2. Klik kanan di area di bawah tab dan pilih New dari menu jalan pintas.

   Jendela yang menampilkan semua catatan di database Anda muncul.

3. Klik dua kali rekaman yang ingin Anda tautkan.

   Kotak dialog Referral Properties muncul, memungkinkan Anda untuk memasukkan informasi rujukan. Di sisi kiri kotak dialog, Anda melihat catatan asli dan bidang Referensi kosong di bawahnya. Di sisi kanan kotak dialog adalah daftar untuk catatan tempat rujukan ditempatkan. Anda menggunakan dua bidang referensi (satu untuk setiap record) untuk menunjukkan hubungan antara kedua rekaman tersebut.

Masing-masing dari kedua bidang Referensi ini dapat memiliki daftar pencarian. Jika Anda berencana untuk menggunakan rujukan secara ekstensif, Anda harus menyiapkan daftar pencarian ini untuk memastikan konsistensi dalam hubungan yang Anda gunakan.