Bagaimana Menjadi Sumber Daya-Penuh dalam Proyek 2013 - dummies

Setelah membuat dan mengatur tugas di proyek Anda, langkah selanjutnya, biasanya, adalah dengan menciptakan sumber dayanya Sebelum membuat sumber daya di Proyek 2013, Anda pasti harus mengerti bagaimana dampaknya terhadap proyek Anda.

Memahami sumber daya

Yang pertama dan terutama, sumber daya adalah aset yang membantu menyelesaikan sebuah proyek, apakah aset itu milik seseorang, peralatan, bahan, atau pasokan. Salah satu aspek bekerja dengan sumber daya secara efektif adalah mengelola alur kerja dari sumber daya apa pun yang memiliki keterbatasan ketersediaan waktu untuk proyek Anda. Saat Anda membuat sumber daya, Anda menunjukkan ketersediaannya berjam-jam dalam sehari atau hari dalam seminggu.

Misalnya, satu orang mungkin tersedia 50 persen dari waktu, atau 20 jam di jam kerja standar selama 40 jam, sedangkan yang lain mungkin tersedia penuh waktu (40 jam). Bila Anda menetapkan jenis sumber daya ini ke proyek Anda, Anda dapat menggunakan berbagai pandangan, laporan, dan alat untuk melihat apakah sumber daya apa pun terlalu padat dalam hal apapun selama proyek berlangsung.

Anda juga dapat melihat apakah orang-orang duduk di sekitar, memutar-mutar jempol mereka, bila mungkin tersedia untuk membantu tugas lain. Anda bahkan dapat menghitung sumber daya yang mengerjakan beberapa proyek di seluruh organisasi Anda dan memastikannya digunakan secara efisien.

Aspek lain dalam bekerja dengan sumber daya secara efektif adalah memahami bagaimana jumlah sumber daya yang Anda tetapkan untuk mengerjakan sebuah tugas mempengaruhi durasi tugas itu. Dengan kata lain, jika Anda memiliki sejumlah pekerjaan tertentu namun hanya sedikit orang yang melakukan pekerjaan itu, tugas yang biasa memerlukan waktu lebih lama untuk menyelesaikannya daripada jika ada orang yang tersedia.

Jenis tugas menentukan apakah durasi tugas berubah berdasarkan jumlah sumber daya yang ditugaskan padanya.

Akhirnya, sumber daya menambahkan biaya ke sebuah proyek. Untuk memperhitungkan biaya dalam proyek Anda - seperti orang yang bekerja berjam-jam mengerjakan tugas, komputer yang harus Anda beli, atau layanan yang memerlukan biaya - Anda harus menciptakan sumber daya dan menetapkannya ke satu atau lebih tugas.

Jenis sumber: Pekerjaan, material, dan biaya

Untuk keperluan perencanaan sumber daya, Proyek hanya mengenali ketiga jenis sumber daya ini:

• Pekerjaan: Orang ini, seperti pemrogram atau tukang ledeng, dapat ditugaskan kembali tapi tidak habis. Sumber daya kerja diberikan tugas untuk menyelesaikan pekerjaan.

• Bahan: Bahan memiliki satuan biaya dan tidak menghabiskan jam kerja, namun bisa habis. Contoh biaya material adalah baja, kayu, dan buku.

• Biaya: Menggunakan sumber daya biaya memberi Anda fleksibilitas untuk menentukan biaya yang berlaku, seperti perjalanan atau pengiriman, setiap kali Anda menggunakan sumbernya.

Menentukan jenis sumber daya mana yang akan digunakan saat menambahkan vendor eksternal atau sumber peralatan ke proyek bisa menjadi rumit. Jika Anda ingin menghindari penambahan jam kerja ke proyek saat sumber daya itu digunakan, jangan menyiapkan sumber daya sebagai sumber kerja. Gunakan sumber biaya atau pendekatan fixed-cost sebagai gantinya.

Bagaimana sumber daya mempengaruhi waktu tugas

Di bawah pengaturan default Project 2013, penjadwalan berbasis usaha dimatikan untuk tugas yang dijadwalkan secara manual dan otomatis. Jadi, tidak peduli berapa banyak sumber daya kerja yang Anda tetapkan, durasi tugas tetap sama dan tumpukan Proyek pada jam kerja yang lebih banyak untuk tugas tersebut, untuk mencerminkan lebih banyak usaha.

Namun, dalam beberapa kasus tipe pekerjaan fixed-unit atau fixed-work, penambahan atau penghapusan sumber daya yang ditugaskan pada tugas harus berdampak pada waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Intinya, pepatah lama & ldquo; Dua kepala lebih baik dari satu & rdquo; dapat dimodifikasi ke & ldquo; Dua kepala lebih cepat dari satu. & rdquo;

Misalkan satu orang ditugaskan ke tugas Dig Ditch, yang membutuhkan empat jam usaha. Dua orang yang ditugaskan ke tugas Dig Ditch akan menyelesaikan pekerjaannya dalam dua jam karena dua jam sedang dikerjakan oleh masing-masing sumber daya secara bersamaan, yang mencapai empat jam usaha setengahnya.

Untuk membuat penjadwalan tugas dengan cara ini, pertama-tama Anda harus mengubah tugas menjadi tugas yang dijadwalkan secara otomatis dengan menggunakan tombol Jadwal Otomatis pada kelompok Jadwal pada tab Tugas. Kemudian Anda harus mengaktifkan penjadwalan berbasis usaha dengan mengklik dua kali tugas, klik tab Advance di kotak dialog Informasi Tugas, pilih kotak centang Effort Driven, dan kemudian klik tombol OK.

Menugaskan orang tambahan ke tugas tidak selalu mempersingkat waktu kerja secara proporsional, walaupun begitulah cara Perhitungannya. Bila Anda memiliki lebih banyak orang, Anda juga memiliki lebih banyak pertemuan, memo, usaha duplikasi, dan konflik, misalnya. Jika Anda menambahkan lebih banyak sumber daya ke sebuah tugas, pertimbangkan juga untuk meningkatkan jumlah usaha yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut untuk menjelaskan inefisiensi workgroup yang tak terelakkan.

Bagaimana memperkirakan kebutuhan sumber daya

Anda biasanya tahu berapa banyak sumber daya material yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah tugas: Biasanya, Anda dapat menggunakan formula standar untuk menghitung jumlah pound, ton, yard, atau kuantitas lainnya. Tapi bagaimana Anda tahu berapa banyak usaha yang harus diinvestasikan oleh sumber daya pekerjaan Anda untuk menyelesaikan tugas dalam proyek?

Sertakan sejumlah sumber material tambahan jika Anda pikir Anda memerlukannya untuk pengerjaan ulang atau skrap.

Seperti banyak aspek informasi yang Anda masukkan ke dalam rencana proyek, menentukan tingkat usaha bergantung pada pengalaman Anda sendiri dengan tugas dan sumber daya yang serupa. Namun, ingatlah peringatan ini:

• Skill counts. Sumber daya yang kurang terampil atau kurang berpengalaman kemungkinan akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan sebuah tugas.Percobaan - meningkatkan durasi hingga 20 persen untuk sumber daya yang kurang terampil, misalnya, atau menguranginya sebesar 20 persen untuk sumber daya yang lebih terampil.

• Sejarah berulang dengan sendirinya. Lihatlah proyek dan tugas yang telah selesai sebelumnya. Jika Anda telah melacak waktu orang, kemungkinan besar Anda dapat melihat seberapa banyak usaha diperlukan untuk menyelesaikan berbagai jenis tugas di proyek lain dan menarik kesejajaran proyek Anda. Teknik untuk memperkirakan durasi usaha serupa dengan perkiraan analog.

• Tanya dan kamu akan menerimanya. Minta sumber daya itu sendiri untuk memperkirakan berapa lama mereka memikirkan sebuah tugas. Bagaimanapun, orang yang melakukan pekerjaan harus tahu yang terbaik berapa lama waktu yang dibutuhkan.

Biarkan waktu cadangan dalam sebuah proyek memperhitungkan keadaan yang tidak terduga, seperti sumber daya yang kurang terampil daripada yang Anda rencanakan. Untuk memastikan bahwa tanggal tonggak sejarah terpenuhi, banyak orang menambahkan tugas yang disebut Contingency Reserve ke jadwal mereka tepat sebelum pengiriman tonggak atau akhir fase.