Cara membuat dan mencetak surat surat surat gabungan surat Word - dummies

Video: CARA MUDAH MEMBUAT MAIL MERGE MS WORD 2024

Di Word 2010, penggabungan surat melibatkan pembukaan satu dokumen Word, diaduk dalam daftar nama dan informasi lainnya, dan kemudian menggabungkan (menggabungkan) semuanya. Hal yang paling umum untuk penggabungan surat adalah surat bentuk standar dan menjengkelkan, yang kemudian dapat Anda cetak dan kirim keluar.

1Mulai dokumen baru yang kosong.

Anda dapat menggunakan pintasan keyboard Ctrl + N.

2Pada tab Mailings, dari grup Memulai Gabungan Surat, pilih Start Mail Merge → Letters.

Ketik hurufnya. Anda hanya mengetik bagian umum dari surat tersebut, teks yang tidak berubah untuk setiap salinan yang Anda cetak.

3Tekan bidang yang Anda butuhkan di SEMUA CAPS.

Anda tidak perlu mengetikkan info ini di SEMUA CAPS, namun ini memungkinkan Anda untuk dengan mudah menemukan teks yang akan diganti atau disesuaikan dalam dokumen Anda. Gunakan istilah singkat dan deskriptif.

4Simpan dokumen utama.

Anda dapat menyimpannya dengan menggunakan pintasan keyboard Ctrl + S.

5 Pada tab Surat, di Grup Gabungan Surat Masuk, pilih Select Recipients → Type New List.

Jika opsi ini tidak tersedia, Anda belum membuat dokumen utama dengan benar. Jika tidak, Anda melihat kotak dialog New Address List.

Kata beranggapan bahwa Anda memerlukan belasan bidang untuk gabungan surat Anda, yang konyol namun merupakan nomor yang harus Anda hadapi. Jadi, langkah berikut menghapus bidang yang tidak Anda perlukan di dokumen Anda dan menggantinya dengan bidang yang dibutuhkan dokumen Anda.

6Klik tombol Customize Columns.

Kotak dialog Customize Address List muncul, menampilkan bidang yang diasumsikan Word yang Anda butuhkan. Kebodohan seperti itu tidak dapat ditolerir.

7Pilih bidang yang tidak Anda butuhkan dan klik tombol Hapus.

Kotak dialog konfirmasi muncul.

8Klik Ya di kotak dialog konfirmasi.

Kotak dialog ditutup, dan kolom yang tidak perlu hilang.

9Repeat Langkah 8 dan 9 untuk setiap bidang yang tidak Anda butuhkan.

Setelah menghapus bidang berlebih, langkah selanjutnya adalah menambahkan bidang yang Anda butuhkan - jika ada.

10Untuk menambahkan field yang dibutuhkan dalam dokumen Anda, klik tombol Add.

Kotak dialog Add Add Field muncul ke tampilan.

11Tekan nama field dan klik tombol OK.

Sebutkan bidang untuk mencerminkan jenis informasi di dalamnya; misalnya, Shark Bite Location.

12Repeat Langkah 11 dan 12 untuk setiap bidang baru yang Anda butuhkan di dokumen utama Anda.

Setelah selesai, tinjau daftar. Ini harus sesuai dengan daftar bidang ALL CAPS dalam dokumen Anda (jika Anda memilih untuk membuatnya). Jangan khawatir jika tidak - Anda bisa menambahkan bidangnya nanti, meski butuh waktu lebih lama.

13Klik OK.

Anda sekarang melihat bidang yang disesuaikan muncul sebagai judul kolom di kotak dialog New Address List.

Sekarang, Anda siap mengisi daftar penerima.

14Ketik data rekam.

Ketikkan informasi yang sesuai untuk setiap bidang: nama, judul, tempat sushi favorit, atau planet asal, misalnya.

Tab 15Press untuk masuk ke kolom berikutnya.

Setelah mengisi kolom terakhir, Anda mungkin ingin menambahkan catatan lain.

16Untuk menambahkan catatan baru, tekan tombol Tab setelah memasukkan field terakhir.

Bila Anda menekan tombol Tab pada kolom terakhir dalam sebuah catatan, sebuah catatan baru dibuat dan ditambahkan secara otomatis pada baris berikutnya.

17Repeat Langkah 15 sampai 17 sampai Anda memasukkan semua catatan yang Anda inginkan.

Terus mengisi data!

18Tinjau pekerjaan Anda setelah selesai.

Anda dapat mengedit bidang apapun dalam rekaman apapun dengan memilihnya dengan mouse.

19Klik OK.

Kotak dialog Save As khusus muncul, memungkinkan Anda menyimpan daftar penerima.

20 Ketik nama untuk daftar alamat.

Nama deskriptif adalah yang terbaik. Lagi pula, Anda bisa menggunakan daftar penerima yang sama lagi.

21Klik tombol Save.

Anda kembali ke dokumen Anda. Langkah selanjutnya dalam keluhan gabungan surat Anda adalah mengaduk kolom dari daftar penerima ke dokumen utama.

22Pilih placeholder lapangan di dokumen utama.

Jika Anda menggunakan SEMUA placeholder CAPS untuk menyisipkan bidang di dokumen Anda, Anda harus dapat menemukannya dengan mudah.

23Klik tombol perintah Insert Merge Field.

Menu Insert Merge Field muncul, menampilkan bidang sesuai dengan daftar penerima yang terkait dengan dokumen utama.

24Pilih bidang yang tepat untuk dimasukkan ke dalam teks Anda.

Misalnya, jika Anda mengganti teks FIRST di dokumen Anda dengan field First, pilih field First dari menu Insert Merge Field. Bidang dimasukkan ke dalam dokumen Anda dan menggantikan teks ALL CAPS.