Cara membuat daftar penerima di Word 2013 - dummies

Kecuali Anda sudah memiliki daftar penerima yang dibuat dan disimpan di Word 2013, Anda harus membuatnya dari awal. Proses ini melibatkan pengaturan daftar, menghapus bidang yang tidak dibutuhkan sehingga Word mengganggu preselects untuk Anda, menambahkan bidang yang benar-benar Anda butuhkan, dan akhirnya, mengisi daftar. Ini sangat terlibat, jadi ikutilah dengan seksama.

Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat daftar penerima baru:

1. Buat dan simpan dokumen utama.

   Membuat daftar penerima bekerja sama terlepas dari jenis dokumen gabungan surat yang Anda buat.

2. Pada tab Mailings, pada grup Start Mail Merge, pilih Select Recipients → Ketik Daftar Baru.

   Jika opsi ini tidak tersedia, Anda belum membuat dokumen utama dengan benar. Jika tidak, Anda melihat kotak dialog New Address List.

   

   Kata beranggapan bahwa Anda memerlukan belasan bidang untuk gabungan surat Anda, yang konyol karena ini lebih dari yang Anda butuhkan. Jadi langkah berikutnya menghapus bidang surplus dan menggantinya dengan bidang yang dibutuhkan dokumen Anda.

3. Klik tombol Customize Columns.

   Kotak dialog Customize Address List muncul, menampilkan bidang yang diasumsikan Word yang Anda butuhkan. Kebodohan seperti itu tidak dapat ditolerir.

4. Pilih bidang yang Anda tidak butuhkan.

   Klik dengan mouse.

5. Klik tombol Delete.

6. Klik Ya di kotak dialog konfirmasi.

   Pintasan keyboard untuk tombol Yes adalah tombol Y. Oh, dan pintasan keyboard untuk tombol Hapus (lihat Langkah 5) adalah D. Mengetik D dan kemudian Y menghapus bidang yang dipilih.

7. Ulangi Langkah 4 sampai 6 untuk setiap bidang yang tidak Anda butuhkan.

   Setelah menghapus bidang berlebih, langkah selanjutnya adalah menambahkan bidang yang Anda butuhkan - jika ada.

   Entah itu muncul di badan pesan atau tidak, Anda memerlukan kolom Email_Address saat menggabungkan pesan e-mail. Word menggunakan bidang ini sehingga bisa mengetahui kemana harus mengirim pesan. Jangan hapus bidangnya!

   Daripada menghapus semua bidang, Anda dapat mengganti nama beberapa bidang agar sesuai dengan yang Anda butuhkan: Pilih bidang dan klik tombol Rename.

8. Untuk menambahkan field yang dibutuhkan dalam dokumen Anda, klik tombol Add.

   Kotak dialog Add Add Field muncul ke tampilan.

9. Ketik nama field dan klik tombol OK.

   • Sebutkan bidang untuk mencerminkan jenis informasi di dalamnya; misalnya, Shark Bite Location.

   • Tidak ada dua bidang yang memiliki nama yang sama.

   • Nama lapangan bisa berisi spasi tapi tidak bisa dimulai dengan spasi.

   • Nama lapangan bisa cukup panjang, meski lebih pendek adalah yang terbaik.

   • Karakter berikut dilarang dalam nama field:.! '[].

10. Ulangi Langkah 8 dan 9 untuk setiap kolom baru yang Anda butuhkan di dokumen utama.

    Setelah selesai, tinjau daftar. Ini harus sesuai dengan daftar bidang SEMUA CAPS dalam dokumen (jika Anda memilih untuk membuatnya). Jangan khawatir jika tidak - Anda bisa menambahkan bidangnya nanti, meski butuh waktu lebih lama.

11. Klik OK.

    Anda sekarang melihat bidang yang disesuaikan muncul sebagai judul kolom di kotak dialog New Address List.

Pada rangkaian langkah terakhir, Anda mengisi daftar penerima. Anda perlu memasukkan catatan, satu untuk setiap dokumen yang akan dibuat:

1. Ketik data rekaman pertama.

   Ketik informasi yang sesuai untuk setiap bidang yang ditampilkan di kotak dialog New Address List: nama, judul, nama panggilan jahat, planet asal, dan sebagainya.

2. Tekan Tab untuk masuk ke kolom berikutnya.

   Setelah mengisi kolom terakhir, Anda mungkin ingin menambahkan catatan lain:

3. Untuk menambahkan catatan baru, tekan tombol Tab setelah mengetik di kolom terakhir.

   Bila Anda menekan tombol Tab di kolom terakhir dalam sebuah catatan, sebuah catatan baru dibuat dan ditambahkan secara otomatis pada baris berikutnya. Terus mengisi data!

4. Tinjau ulang pekerjaan Anda saat Anda selesai.

   Anda dapat mengedit bidang apapun dalam rekaman apapun dengan memilihnya dengan mouse.

   Jika Anda secara tidak sengaja menambahkan catatan kosong di akhir daftar, klik untuk memilihnya dan kemudian klik tombol Delete Entry. Anda melakukan ini karena catatan kosong masih diproses dalam gabungan surat, yang dapat mengakibatkan terbuang kertas.

5. Klik OK.

   Kotak dialog Save Address List muncul, memungkinkan Anda menyimpan daftar penerima.

   Daftar penerima tinggal di folder bernama Data Sources saya, yang terdapat di folder Documents or my Documents. Word secara otomatis memilih (atau membuat) folder ini.

6. Ketik nama untuk daftar alamat.

   Nama deskriptif adalah yang terbaik. Lagi pula, Anda bisa menggunakan daftar penerima yang sama lagi.

7. Klik tombol Save.

   Anda kembali ke dokumen.

Langkah selanjutnya dalam keluhan gabungan surat Anda adalah mengaduk kolom dari daftar penerima ke dokumen utama.