Bagaimana membuat tugas ringkasan dan sub-proyek di proyek 2016 - dummies

Bila Anda melihat struktur rincian pekerjaan proyek di Proyek 2016, juga dikenal sebagai WBS, atau daftar tugas proyek, seperti yang ditunjukkan pada Gambar berikut, Anda melihat bahwa itu mengatur tugas ke tingkat. Tingkat atas berasal dari WBS. Tingkat yang lebih rendah terdiri dari tugas-tugas yang telah didekomposisi dari WBS.

Tugas yang memiliki tugas lain yang ditunjukkan di bawahnya dalam struktur garis besar ini adalah tugas induk, atau. Tugas yang menjorok di bawah tugas ringkasan adalah subtugas, atau tugas anak-anak. Tugas ringkasan ditunjukkan dengan huruf tebal dalam garis besar Proyek.

Anda dapat mengetahui kapan tugas ringkasan memiliki keluarga subtugas yang menempel pada roknya: Bila subtugas disembunyikan, segitiga kecil yang jelas ditampilkan di sebelah kiri tugas ringkasan. Ketika Anda mengklik segitiga dengan ujung penunjuk, tugas tersebut diperluas untuk menunjukkan seluruh klan subtugasnya, dan tugas ringkasan menambahkan sebuah segitiga hitam ke kiri.

Garis besar proyek, menunjukkan tugas ringkasan dan subtugas.

Pada gambar Anda dapat melihat bahwa tugas ringkasan Database dan User Interface memiliki subtitel tersembunyi. Tugas ringkasan Pembayaran dan Konfirmasi menunjukkan semua subtasks mereka.

Semua informasi tentang keluarga tugas digulirkan ke dalam tugas ringkasan tingkat tertinggi. Oleh karena itu, setiap tugas dengan subtugas tidak memiliki informasi waktu atau biaya sendiri: Ini mengumpulkan total durasi dan biaya dari jumlah bagian-bagiannya.

Fungsi pengguliran ini bersifat kumulatif: Tugas tingkat terendah digulung ke induknya, yang mungkin terguling ke tugas ringkasan lainnya, yang menggulung (misalnya) ke dalam tugas ringkasan proyek. Setiap tugas dengan tugas di bawahnya mendapatkan informasi durasi dan biaya dari pengguliran subtaskenya, tidak peduli seberapa dalam nested dalam hierarki.

Jika tugas ringkasan dijadwalkan secara manual, fungsi pengguliran tidak bekerja, dan Project menampilkan peringatan yang memberitahukannya kepada Anda. Bilah Gantt untuk tugas ringkasan memiliki bilah peringatan merah yang menunjukkan durasi yang dihitung dari subtugas saat tidak sesuai dengan durasi tugas ringkasan. Entri lapangan Finish ringkasan tugas juga memiliki garis bawah merah dan berlekuk-lek untuk menunjukkan masalah penjadwalan potensial.

Untuk mengatasi situasi ini, Anda dapat mengubah tugas ringkasan untuk menggunakan penjadwalan otomatis, dalam hal ini ia menghitung data penggulungan dengan benar.Jika Anda ingin agar tugas ringkasan tetap terjadwal secara manual, Anda dapat mengedit tanggal selesai atau menggunakan Pengawas Tugas untuk memperbaiki jadwal tugas ringkasan.

Berapa banyak level yang bisa Anda masuki WBS?

Anda tidak memiliki batasan praktis tentang berapa banyak tingkat tugas yang dapat Anda buat dalam garis besar. Proyek memungkinkan Anda untuk mengindentifikasi lebih banyak detail daripada yang Anda perlukan untuk semua tapi jadwal yang paling rumit.

Ingat, meskipun: Pada titik tertentu, Anda harus berurusan dengan menetapkan waktu dan sumber daya untuk setiap tugas ini dan kemudian melacak kemajuan mereka. Terlalu banyak detail bisa membuat rencana proyek Anda sulit dikelola. Misalnya, jika proyek Anda berumur beberapa bulan, Anda tidak ingin melacak ke tingkat di mana aktivitas berlangsung hanya beberapa jam. Praktik terbaik menunjukkan bahwa Anda selalu mengatur jadwal Anda ke tingkat yang ingin Anda kelola tim Anda - biasanya, bisnis (kerja) berhari-hari atau berminggu-minggu.

Untuk proyek yang lebih lama, Anda dapat menjadwalkan dengan menggunakan

perencanaan gelombang bergulir, sebuah metode untuk secara progresif menguraikan jumlah detail untuk pekerjaan jangka pendek dan tetap pada tingkat yang lebih tinggi dari pekerjaan apa pun yang akan dilakukan selanjutnya. Misalnya, jika Anda memiliki proyek dua tahun, Anda mungkin sudah merencanakan tiga bulan pertama secara rinci, tiga bulan berikutnya pada tingkat yang lebih tinggi, dan sisa jadwal proyek hanya menampilkan tonggak dan kiriman utama. Seiring kemajuan Anda melalui proyek ini, Anda mulai menambahkan detail lebih dari enam bulan ke depan. Aturan praktis yang bagus adalah menyimpan sejumlah detail selama 90 hari. Perencanaan gelombang bergeser bukanlah alasan untuk menambahkan ruang lingkup; itu hanya penjabaran lingkup yang ada.

Tugas ringkasan proyek

Sama seperti sebuah kapal hanya memiliki satu kapten, hanya satu tugas yang meringkas semua tugas lainnya dalam sebuah proyek. Tampilkan tugas ringkasan proyek

, yang mewakili tingkat tertinggi (paling tidak terperinci) informasi dan seringkali hanya judul proyek, seperti New Product Rollout. Saat Anda memberi tahu Project untuk menampilkan tugas ringkasan proyek, setiap tugas dalam proyek berada di bawah garis besar, seperti yang ditunjukkan di sini. Tugas ringkasan proyek.

Saat membangun proyek Anda, Anda dapat dengan mudah membuat tugas ringkasan proyek sendiri (indent tugas lainnya di bawahnya) atau menggunakan fitur Project untuk menghasilkannya secara otomatis setiap saat - bahkan setelah Anda membangun semua fase proyek Anda. Agar Project secara otomatis menampilkan tugas ringkasan proyek, ikuti langkah-langkah ini:

Pada tampilan Gantt Chart, pilih tab konteks Format Gantt Chart Tools.

Di grup Tampilkan / Sembunyikan, pilih kotak centang Project Summary Task.
Seperti yang Anda lihat, Task 0, Youth Center 10K Run / Walk, adalah tugas ringkasan proyek. Perhatikan bahwa bar untuk tugas ringkasan proyek pada grafik berwarna abu-abu dan bahwa baris untuk tugas ringkasan lainnya adalah hitam.

Bila Anda memikirkannya, judul utama tingkat atas dalam garis besar adalah jumlah bagian-bagiannya: Judulnya mencerminkan keseluruhan topik untuk semua item di bawahnya. Tugas ringkasan proyek memajukan konsep ini selangkah lebih maju: Tugas ini menggulirkan semua data aktual dari tugas lain menjadi satu item baris.Dengan demikian, ringkasan tugas ringkasan proyek mencerminkan durasi keseluruhan proyek. Dari sudut moneter, total biaya tugas ringkasan proyek mencerminkan total biaya untuk keseluruhan proyek. Angka seperti ini dapat berguna untuk dimiliki di ujung jari Anda - dan itu adalah satu nilai dari tugas ringkasan.

Jika Anda bingung tentang panjang tugas ringkasan Anda, ingatlah bahwa ringkasan durasi tugas adalah perbedaan antara tanggal mulai tugas awal dan tanggal akhir tugas terakhir. Namun, hari kerja tidak dihitung dalam ringkasan durasi tugas. Panjang tugas ringkasan, oleh karena itu, sama dengan jumlah hari kerja selama subtask, bukan jumlah hari kalender antara awal tugas pertama dan akhir ujian terakhir.

Tidak semua orang menggunakan tugas ringkasan proyek. Anda cukup membuat, pada tingkat tertinggi dari garis besar Anda, tugas yang mewakili kiriman atau fase proyek utama - dengan subfasa dan subtugas di bawahnya - dan tidak menciptakan satu tugas yang lebih tinggi sesuai urutannya daripada yang lainnya. Namun, memiliki tugas ringkasan proyek memiliki beberapa keuntungan tertentu:

Anda dapat melihat sekilas sekilas proyek sekilas dalam tampilan Gantt Chart dan tampilan lainnya.

Anda dapat menempatkan link ke tugas ringkasan proyek Anda di proyek lain sehingga semua data untuk satu proyek tercermin di proyek lain.
Misalnya, jika Anda membuat lima jadwal peluncuran produk baru di perusahaan Anda, Anda dapat dengan mudah membuat jadwal induk untuk semua peluncuran produk perusahaan dengan menghubungkan tugas ringkasan proyek di setiap proyek.