Bagaimana Mengembangkan Rencana Manajemen Komunikasi dalam Proyek 2013 - dummies

Bila Anda merencanakan sebuah proyek di Proyek 2013, pertimbangkan informasi apa yang Anda atau pemangku kepentingan lainnya perlu lacak. Seringkali, informasi ini disimpan dalam dokumen terpisah yang dikenal sebagai rencana pengelolaan komunikasi .

Rencana pengelolaan komunikasi bisa rumit - atau sesederhana tabel Word atau spreadsheet Excel. Anda memasukkan nama atau posisi masing-masing pemangku kepentingan di kolom paling kiri, dan kemudian, di bagian atas, masukkan informasi yang dibutuhkan, metodenya, dan frekuensi pengirimannya.

Ini bukan ilmu roket, tapi Anda masih harus menentukan di depan informasi mana yang mungkin ingin Anda lacak, kapan mungkin Anda menginginkannya, dan dalam bentuk apa.

Langkah pertama dalam melacak kemajuan dalam sebuah proyek adalah mengumpulkan informasi tentang apa yang telah terjadi. Yang lebih sederhana adalah melaporkan kemajuan proyek, lebih baik, karena orang akan melakukan itu. Semakin rutin Anda dapat membuat pelaporan - seperti setiap hari Jumat, pada formulir tertentu berubah menjadi orang yang sama - semakin mudah mengumpulkan data.

Anda kemudian dapat memasukkan informasi tersebut ke dalam Proyek 2013 dengan beberapa cara: Gunakan berbagai tampilan dan tabel untuk memasukkan informasi di lembar data, masukkan informasi di kotak dialog Informasi Tugas, atau gunakan alat pelacakan di kelompok Schedule dari tab Task pada Ribbon.

Jumlah data yang Anda kumpulkan ditentukan oleh informasi yang Anda butuhkan untuk dilacak dan tingkat detailnya. Misalnya, beberapa orang menggunakan Project 2013 hanya untuk menciptakan garis waktu untuk kegiatan mereka. Yang lain menggunakan sumber daya dan melacak pekerjaan total mereka pada tugas, tidak sampai tingkat detail yang dicermati kerja per jam.

Anda harus mengidentifikasi metode pelacakan terbaik untuk Anda, yang ditentukan oleh jumlah dan jenis informasi yang perlu Anda monitor. Microsoft menyediakan empat metode pelacakan di Proyek 2013:

Tugas - total

• Tugas - waktu bertahap

• Penugasan - total

• Tugas - waktu bertahap

• Anda dapat mulai memahami metode ini dengan membandingkan pelacakan tugas dan pelacakan tugas Anda dapat melacak informasi dengan

t bertanya , yang menunjukkan waktu sekarang (atau tanggal status yang Anda pilih) total pekerjaan selesai atau biaya untuk tugas tersebut. Atau Anda dapat melacak informasi dengan a ssignment, yang merupakan pelacakan yang lebih rinci yang menunjukkan total pekerjaan yang diselesaikan atau biaya oleh masing-masing sumber daya. Proyek 2013 mengasumsikan bahwa sumber daya akan membagi pekerjaannya secara setara. Oleh karena itu, variabel

time phased memasuki gambar.Pelacakan bertahap waktu menggunakan penambahan waktu tertentu, apakah Anda memilih untuk melacak pekerjaan berdasarkan tugas atau pekerjaan yang diselesaikan oleh sumber daya individual pada tugas tersebut. Jika proyek atau organisasi tidak memerlukan penugasan rinci atau pelacakan bertahap, Anda lebih baik menggunakan metode

tugas - total . Maka Anda bisa menghabiskan lebih sedikit waktu memasukkan informasi ke dalam Project 2013 dan lebih banyak waktu mengelola tim dan para pemangku kepentingan.