Bagaimana menyisipkan kolom gabungan surat di kantor 2016 - dummies

Jika Anda menggabungkan daftar surat di Microsoft Office 2016, Anda harus memasukkan bidang yang Anda inginkan agar personalisasi menjadi. Pertama, posisikan titik penyisipan dengan tepat:

• Untuk huruf, klik di mana Anda ingin kode penggabungan muncul. Anda akan menginginkan nama dan alamat penerima di dekat bagian atas dokumen, tepat di bawah tanggal. Anda mungkin juga menginginkan ucapan seperti (Dear name ). Anda mungkin ingin personalisasi lain juga, seperti menyebutkan kota atau negara orang tersebut dalam paragraf tubuh.

• Untuk pesan email, klik di mana Anda ingin personalisasi bit pertama muncul. Tidak ada penempatan biasa untuk data hasil personalisasi dalam pesan email seperti ada untuk surat bisnis.

• Untuk amplop, masukkan titik penyisipan ke dalam kotak teks kosong di bagian tengah label.

• Untuk label, letakkan titik penyisipan di sel kanan atas meja. Jika Anda tidak melihat tabel, pilih Table Tools Layout → Lihat Gridlines.

• Untuk sebuah direktori, klik di mana Anda ingin kode penggabungan muncul. Jika Anda ingin beberapa pemisah muncul di antara catatan, buatlah (seperti garis horizontal atau garis kosong) dan kemudian pindahkan titik penyisipan di atas pemisah itu.

Setelah memposisikan titik penyisipan, Anda siap untuk memasukkan kode penggabung. Untuk menyederhanakan proses penyisipan bidang, Word menawarkan dua kode penggabungan khusus yang dapat Anda gunakan:

• Blok Alamat menyisipkan semua bidang yang diperlukan untuk membuat blok alamat yang diformat dengan benar, termasuk spasi dan paragraf yang terpecah di antaranya, seperti ini:

  Amy Jones

  3855 W. Main St.

  Arcadia, IN 46958

• Greeting Line menyisipkan salam seperti Dear diikuti dengan nama penerima. Saat Anda memasukkan sapaan, Anda dapat memilih apakah akan menggunakan nama depan, nama belakang, atau keduanya. Mungkin terlihat seperti ini:

  Dear Ms. Jones:

  Anda juga bisa memasukkan kolom gabungan individu. Misalnya, Anda bisa menyebutkan kota orang tersebut dalam paragraf seperti ini:

  Sampai 30 Juni, toko kami di Indianapolis menawarkan 20% dari semua item izin.

Masukkan blok alamat

Untuk memasukkan blok alamat (misalnya pada amplop atau label, atau di bagian atas huruf), ikuti langkah-langkah ini:

1. Pada tab Mailings, klik Address Block.

2. Pilih format di mana nama orang tersebut akan muncul.

3. Jika Anda tidak ingin nama perusahaan (jika ada) muncul, klik kotak centang Insert company name.

4. Tentukan bagaimana alamat di luar negara default harus ditampilkan.

5. Periksa pratinjau untuk memastikan blok alamat muncul seperti yang diharapkan.

   Jika pratinjau alamat tidak terlihat benar, klik Match Fields dan gunakan kotak dialog yang muncul untuk mencocokkan bidang dari gabungan data dengan kolom yang digunakan untuk blok alamat.

6. Klik OK untuk memasukkan kode.

   

   Tentukan pilihan untuk blok alamat.

Kode blok alamat muncul di dokumen dengan tanda kurung siku di sekitarnya, seperti ini: <>.

Perbaiki masalah spasi pada blok alamat

Satu masalah dengan blok alamat default adalah membiarkan spasi terlalu banyak di antara garis, karena jarak paragraf default. (Setiap baris dari blok alamat adalah paragraf terpisah.) Untuk melihat ini sendiri, pilih Mailings → Preview Results. Ulangi perintah itu untuk mematikan pratinjau.

Untuk memperbaiki masalah, ikuti langkah-langkah ini:

1. Pilih kode <>.

2. Pada tab Beranda, klik tombol Line dan Paragraph Spacing untuk membuka menunya.

3. Klik Hapus Ruang Setelah Ayat.

   

   Hapus spasi tambahan setelah paragraf di dalam blok alamat.

Masukkan baris ucapan

Untuk memasukkan baris ucapan, ikuti langkah-langkah ini:

1. Pada tab Surat, klik Greeting Line.

2. Gunakan daftar drop-down di bagian format Greeting line untuk menentukan bagaimana ucapan akan muncul.

3. Tentukan baris ucapan untuk nama penerima yang tidak benar (misalnya, catatan yang tidak diberi nama penerima).

4. Periksa area pratinjau untuk memastikan baris ucapan sesuai keinginan Anda.

   • Anda bisa mengklik tombol Next untuk memindahkan semua catatan untuk diperiksa masing-masing.

   • Jika bidang tidak sesuai, klik Match Fields dan tentukan bidang mana dari daftar data yang harus disertakan dalam sapaan.

5. Klik OK.

   

   Tentukan pengaturan untuk saluran ucapan.

Masukkan kolom gabungan individu

Untuk memasukkan bidang individu, ikuti langkah-langkah ini:

1. Pada tab Surat, klik tanda panah pada tombol Insert Merge Field, buka sebuah menu.

2. Klik kolom yang diinginkan untuk dimasukkan.

   

   Pilih bidang individu untuk disisipkan.

Berikut adalah metode alternatif. Anda bisa klik wajah tombol Insert Merge Field (bagian grafis, bukan teks dan panah di bawahnya) untuk membuka kotak dialog Insert Merge Field. Dari situ Anda bisa memilih field dan klik Insert.