Bagaimana Mengelola Ketersediaan Sumber Daya di Proyek 2016 - dummies

Banyak Proyek 2016 dilengkapi dengan sumber daya - terutama dengan membantu Anda mengetahui keseluruhan sumber daya. Overallocation adalah penghitungan, berdasarkan kalender dan ketersediaan sumber daya, yang menunjukkan bahwa terlalu banyak pekerjaan telah ditetapkan berdasarkan ketersediaan ini. Pertimbangkan Monica Mendez, seorang insinyur yang mengerjakan jam delapan hari standar berdasarkan kalendernya. Monica ditugaskan untuk tugas Tulis Tugas Akhir 50 persen dari ketersediaannya dan tugas Create Design Specs - yang terjadi bersamaan dengan tugas laporan - pada 100 persen ketersediaannya. Monica sekarang bekerja dengan 150 persen ketersediaannya, atau 12 jam per hari. Kasihan Monica sudah overbooked. Hati-hati - dia bahkan mungkin akan berhenti dari proyek.

Sumber daya ditugaskan untuk tugas pada ketersediaan 100 persen (atau unit) secara default, namun Anda dapat memodifikasi pengaturan itu jika Anda tahu bahwa sumber daya akan ditugaskan ke beberapa tugas dan hanya dapat menghabiskan terbatasnya waktu kerja masing-masing.

Memperkirakan dan menetapkan ketersediaan sumber daya

Ketersediaan lebih mudah diperkirakan untuk beberapa sumber daya daripada yang lain. Seorang manajer tidak mungkin mencurahkan satu hari penuh untuk satu tugas apapun, karena dia harus berurusan dengan semua karyawan yang melapor kepadanya dan juga menandatangani otorisasi, menghadiri pertemuan mengenai berbagai proyek, dan mengembangkan anggaran, misalnya. Ketersediaan pekerja produksi mungkin lebih mudah untuk dijabarkan ke satu tugas: Jika satu pekerjaan manufaktur menghabiskan tiga hari di telepon dan satu orang bekerja di telepon sepanjang waktu, lebih tepat untuk mengatakan bahwa dia mengerjakan tugas itu secara penuh. waktu.

Salah satu kesalahan yang dibuat oleh para pemula Proyek adalah untuk mengurangi ketersediaan. Tentu saja, tidak ada yang menghabiskan delapan jam setiap hari untuk mengerjakan satu tugas dalam sebuah proyek. Karyawan menghabiskan sebagian waktu kerja mereka untuk membaca email, mengobrol dengan rekan kerja, dan menjawab telepon terkait masalah yang tidak terkait dengan proyek mereka. Sumber daya mungkin menghabiskan tujuh jam tugas satu hari dan hanya tiga jam berikutnya.

Jangan terparkir pada jadwal sumber daya sehari-hari saat memperkirakan ketersediaan. Jika, selama masa tugas, karyawan memusatkan perhatian padanya, ketersediaan 100 persen adalah pengaturan yang tepat. Jika orang itu bekerja hanya lima hari dalam tugas sepuluh hari, bagaimanapun, itu adalah ketersediaan 50 persen, apakah dia bekerja empat jam per hari selama sepuluh hari atau lima hari penuh kapan saja.

Pengaturan Unit (ketersediaan) membantu Anda mengetahui pemindahbuat sumber daya yang dapat mengerjakan beberapa tugas secara bersamaan dalam jadwal proyek.

Untuk mengatur unit sumber daya default untuk menentukan ketersediaan, ikuti langkah-langkah ini:

Menampilkan tampilan Lembar Sumber Daya.

1. Klik kolom Max untuk sumbernya.
2. Ketik angka yang mewakili persentase waktu agar sumber daya tersedia untuk mengerjakan proyek.
3. Misalnya, ketik

   33 untuk sumber daya yang tersedia sepertiga waktu atau 400 untuk sumber daya yang dapat menyediakan empat pekerja tetap. (Entri yang lebih besar dari 100 persen mewakili sumber daya yang menyediakan kelompok atau tim untuk menangani tugas.) Entri yang paling umum (default) adalah 100 untuk satu sumber daya yang bekerja penuh waktu dalam tugas di proyek. Tekan Enter atau Tab.

4. Entri telah selesai

   Perhatikan bahwa ini hanya bekerja untuk sumber daya yang jenisnya diatur ke Work.

Bila sumber daya datang dan berjalan

Selain tersedia untuk sebuah proyek hanya persentase tertentu dari waktu (katakanlah, 50 persen dari keseluruhan durasi proyek), sumber daya mungkin tersedia hanya untuk jangka waktu tertentu waktu (mungkin bulan April-Juni) selama masa proyek - biasanya, ketika Anda menggunakan sumber daya yang dipinjam dari departemen lain atau saat Anda bekerja dengan seorang freelancer yang sedang meremas proyek Anda dengan orang lain. Sumber daya lain yang mungkin adalah sumber yang tersedia setengah waktu untuk beberapa hari pertama proyek tersebut dan kemudian menghabiskan waktu untuk sisanya.

Dalam kasus ini, Anda memasukkan rentang tanggal di kolom Available Available from dan Available To pada area Resource Availability dalam kotak dialog Informasi Sumber Daya, seperti yang ditunjukkan, untuk menentukan ketersediaan yang bervariasi.

Periode waktu dan unit ketersediaan.

Untuk menentukan periode terbatas di mana sumber daya tersedia untuk mengerjakan proyek Anda, ikuti langkah-langkah ini:

Menampilkan tampilan Lembar Sumber Daya.

1. Klik dua kali sumber daya.
2. Tab General pada kotak dialog Informasi Sumber Daya akan muncul.

   Gunakan kolom Tersedia Dari dan Tersedia Untuk (di area Ketersediaan Sumber Daya) untuk menentukan periode ketersediaan.

3. Di kolom Unit di baris yang sama, klik panah untuk menaikkan atau menurunkan ketersediaan dalam penambahan 50 persen, atau ketik angka.
4. Tekan Enter untuk mengakhiri entri.

   Ulangi Langkah 3 dan 4 untuk menentukan periode ketersediaan tambahan pada baris berikutnya di area Ketersediaan Sumber Daya.

5. Klik tombol OK untuk menyimpan pengaturan.