Bagaimana Melakukan Gabung Surat di Word 2013 - dummies

Word 2013 memiliki fitur berguna yang disebut penggabungan surat. A menggabungkan surat menggabungkan daftar data, biasanya dari nama dan alamat (yaitu informasi pengiriman), dengan surat formulir, label, atau kerangka amplop untuk menghasilkan salinan surat yang disesuaikan untuk setiap orang.

Perusahaan besar menggunakan gabungan surat ke email yang disesuaikan, tapi bukan hanya untuk bisnis. Pengguna rumahan dapat memanfaatkan penggabungan surat untuk label surat kartu Natal, undangan pesta, buletin klub, dan lainnya.

Melakukan penggabungan surat adalah proses tiga langkah:

1. Buat (atau identifikasi) sumber data.

2. Buat dokumen utama dan kemudian masukkan kode penggabung di dalamnya.

3. Lakukan penggabungan operasi antara sumber data dan dokumen utama.

Sumber data harus merupakan file delimited . Dengan kata lain, harus ada beberapa cara konsisten yang membedakan antara satu kolom atau baris data dan data berikutnya. Berikut adalah beberapa jenis sumber data yang mungkin:

• tabel Excel atau Word: Jika sumber data adalah spreadsheet Excel, setiap jenis informasi ada dalam kolom terpisah. Hal yang sama berlaku jika sumber data adalah tabel Word.

  

• Teks biasa: Jika sumber data adalah file teks biasa, setiap kolom dipisahkan (dipisahkan) oleh karakter tertentu, seperti tab atau koma. Bila file teks yang dibatasi menggunakan koma, itu adalah file Comma Separated Values, atau CSV, file.

  

• Outlook: Jika sumber data adalah daftar Kontak Outlook, setiap jenis informasi ada di kolom terpisah.

• Daftar kata: Jika Anda belum mempunyai sumber data, pilih Mailings → Pilih Penerima → Ketik Daftar Baru untuk membuatnya dengan fitur Type New List di Word.

File data tidak boleh berisi apapun kecuali data (dan mungkin satu baris label lapangan, dengan Nama, Alamat, Kota, Negara Bagian, dan ZIP). Jangan gunakan baris kosong atau judul di bagian atas halaman karena itu membingungkan utilitas Mail Merge. Periksa file data Anda untuk menghapus baris yang tidak relevan sebelum menggunakan file sebagai sumber gabungan surat Anda.

Setelah menyiapkan file data, Anda menyiapkan dokumen utama. Anda bisa membuat dokumen utama dari awal, atau Anda bisa memulai dengan dokumen yang ada dan mengubahnya menjadi dokumen utama gabungan surat. Dokumen utama terdiri dari teks biasa ditambah kode yang menunjukkan di mana bidang penggabungan harus dimasukkan.

Kemudian, sebagai langkah terakhir dalam proses penggabungan, Anda menyatukan kedua bagian tersebut. Anda dapat melakukannya dengan mengirimkan hasilnya langsung ke printer atau dengan membuat dokumen baru yang berisi penggabungan, yang kemudian dapat Anda edit sesuai kebutuhan dan kemudian dicetak.