Bagaimana cara Berbagi Sumberdaya di Proyek 2013 - dummies

Video: Microsoft Project - 1. Import Pekerjaan dari Excel dan Menghitung Durasi Pekerjaan 2024

Ketika sebuah organisasi terlibat dalam proyek dengan sifat serupa pada saat bersamaan, menggambar dari kolam sumber terpusat dapat menghemat waktu mereka karena mereka tidak harus menciptakan sumber daya yang sudah ada. Melacak sumber daya di seluruh proyek juga dapat membantu.

Banyak organisasi mengelola banyak proyek sekaligus. Terkadang, sebuah proyek adalah satu-satunya proyek dari jenisnya di perusahaan, seperti mengorganisir peruntukan kantor. Yang lain, seperti proyek perancangan bangunan di sebuah perusahaan arsitektur, terjadi bersamaan dengan beberapa proyek serupa lainnya dan memanfaatkan banyak sumber daya yang sama, seperti arsitek dan draf.

Anda dapat menggunakan fitur Project 2013 yang menghemat waktu untuk menarik sumber daya yang ada dari buku alamat perusahaan atau dari Buku Alamat Anda sendiri di Outlook.

Skim dari kolam sumber daya

Jika Anda menggunakan Project 2013 di seluruh perusahaan Anda, Anda mungkin memiliki kolam sumber daya , gudang sumber daya umum terpusat yang memungkinkan manajer proyek untuk menetapkan sumber daya tersebut ke berbagai proyek mereka.. Dengan menggunakan kolam sumber daya, Anda dapat membentuk gagasan yang lebih realistis tentang bagaimana sumber daya sibuk berada di semua proyek setiap saat.

Jangan membingungkan kumpulan sumber daya dengan sumber daya perusahaan, yang mengharuskan Anda membuat Project web Project, Project Server, dan Microsoft Office Project web App. Kolam sumber daya hanyalah file Project yang hanya berisi daftar sumber daya dalam tampilan Resource Sheet dan disimpan pada drive jaringan bersama untuk workgroup Anda atau di server perusahaan Anda.

Siapa saja yang memiliki akses ke file kolam sumber daya dapat menetapkan sumber daya yang dikandungnya ke proyek. Kolam sumber daya menyelamatkan semua orang dari kesulitan untuk berulang kali membuat sumber daya ini dalam proyek masing-masing.

Jika Anda menggabungkan proyek terpisah menjadi satu proyek utama, proyek 2013 memungkinkan Anda untuk menduplikasi sumber daya. Jika Anda menghubungkan proyek gabungan dan kemudian menghapus sumber duplikat di proyek induk, itu akan dihapus di subproyek juga.

Praktik yang lebih baik adalah memiliki semua proyek terpisah berbagi sumber daya dari kolam sumber daya sehingga tidak ada sumber duplikat yang ada saat Anda membuat file proyek induk.

Mengimpor sumber daya dari Proyek Outlook

memungkinkan Anda menghemat waktu yang dihabiskan untuk memasukkan informasi sumber daya dengan memungkinkan Anda menarik sumber daya dari Outlook.

Untuk menarik sumber daya dari Outlook, Anda harus memilikinya sebagai program e-mail default Anda: Buka Outlook, dan saat ditanya apakah Anda menginginkannya menjadi program default Anda, katakan ya.

Bila Anda memasukkan satu atau beberapa sumber Outlook ke dalam proyek Anda, mereka ditambahkan ke daftar proyek Anda, dengan menggunakan nama sumber dan alamat e-mail seperti yang ada di Buku Alamat Outlook. Jenis huruf awal awal dan jenis pekerjaan juga telah ditetapkan sebelumnya. Anda kemudian dapat menambahkan sumber informasi apapun yang Anda suka.

Untuk memasukkan sumber daya dari Buku Alamat Outlook Anda, tampilkan tampilan Resource Sheet dan ikuti langkah-langkah ini:

Choose Resource- Add Resources → Address Book.

Kotak dialog Select Resources muncul.
Klik nama sumber dalam daftar Name.
Klik Add untuk menempatkan nama yang dipilih dalam daftar Resources.
Ulangi Langkah 2 dan 3 untuk menambah proyek Anda semua nama sumber daya yang ingin Anda impor.
Setelah selesai, klik tombol OK.