Bagaimana Berbagi Karya di Format Lain di Kantor 2016 - dummies

Saat Anda membagikan salinan elektronik pekerjaan Anda dari dalam Office 2016, seperti melalui lampiran email, ada masalah jika penerima Anda tidak memiliki aplikasi yang sama untuk melihatnya. Misalnya, jika Anda mengirim presentasi PowerPoint ke teman yang tidak memiliki PowerPoint, dia mungkin tidak dapat membukanya.

Ada dua cara dasar seputar masalah ketidakcocokan: Entah penerima memperoleh aplikasi yang dapat melihat file, atau pengirim (itu Anda) dapat menyimpan file dalam format yang sudah dapat dilihat oleh penerima.

Jika Anda akan mengatasi masalah dari sisi penerima, cara termudah adalah dengan meminta penerima menggunakan aplikasi berbasis PowerPoint gratis, yang ditemukan secara online. (Akun Microsoft diperlukan, yang gratis.) Versi berbasis Web dari Word, Excel, PowerPoint, Outlook, dan OneNote semuanya tersedia. Mereka tidak seperti fitur lengkap seperti aslinya, namun berfungsi dengan baik untuk dilihat dan diedit dengan mudah.

Jika Anda menjalankan solusi dari sisi pengirim, pertama cari tahu format file atau aplikasi mana yang digunakan penerima Anda, kemudian tentukan format file yang cocok yang akan disimpan oleh aplikasi Anda. format file yang tersedia untuk aplikasi Anda melalui kotak dialog Save As, dari mana Anda dapat memilih jenis file yang berbeda.

Untuk file teks, Rich Text Format (rtf) adalah pilihan tepat. Ini adalah format yang hampir universal sehingga hampir semua program pengolah kata dapat dibuka, dan pengguna Word biasanya menyimpan dalam format itu ketika mereka ingin bertukar dokumen dengan seseorang yang menggunakan program pengolah kata yang sangat tua atau tidak umum yang tidak mendukung file Word. Angka tersebut menunjukkan bahwa RTF dipilih sebagai format file di Microsoft Word.

Anda dapat memilih file Rich Text Format dari kolom Save as type: di Word 2016.

Mengubah ke format file yang berbeda dapat mengakibatkan hilangnya beberapa format. Beberapa fitur dalam aplikasi Office 2016 hanya berfungsi bila dokumen disimpan dalam format asli aplikasi, seperti kolom isi, makro, beberapa jenis karya seni yang dapat diedit, dan tema format. Itu sebabnya kebanyakan orang tidak menyimpan dalam format lain kecuali jika diperlukan.

Jika penerima tidak perlu mengedit dokumen, taruhan terbaik Anda mungkin untuk menyimpannya dalam format khusus yang dirancang untuk berbagi read-only dari halaman yang ditata: bahasa deskripsi halaman . Dengan cara itu, penerima melihat halaman persis seperti yang Anda inginkan, tanpa harus mencari dan mendownload penampil terpisah untuk jenis file tertentu.

Office 2016 mendukung dua bahasa deskripsi halaman utama:

• PDF: Format yang dibuat oleh Adobe, banyak digunakan di seluruh Internet untuk mendistribusikan dokumen. Itu tidak datang dengan Windows, tapi pembaca untuk format ini - Adobe Reader - bebas untuk mendownload. Ya, si penerima masih harus mendownload Reader, tapi itu hanya satu program, dan ini akan berhasil untuk konten dari semua aplikasi Office, ditambah banyak dokumen lainnya.

• XPS: Format yang dibuat oleh Microsoft, didukung secara native di Windows Vista dan yang lebih tinggi. Siapapun yang memiliki Windows Vista atau yang lebih baru telah memiliki penampil ini tersedia.

Anda dapat menyimpan dalam format PDF atau XPS langsung dari dalam aplikasi. Ikuti langkah-langkah ini:

1. Pilih File → Save As, dan kemudian browse ke lokasi save yang diinginkan.

2. Pada kotak dialog Save As, dari daftar Save as Type, pilih PDF atau XPS Document. Kotak dialog akan berubah untuk menampilkan beberapa kontrol tambahan.

   Alih-alih mengikuti Langkah 1-2, Anda dapat memilih File → Export → Create PDF / XPS Document → Buat PDF / XPS.

3. (Opsional) Ubah nama file jika diinginkan. Secara default, itu adalah nama yang sama dengan file data tempat Anda bekerja.

4. Buatlah Optimalkan Untuk seleksi.

   1. Untuk dokumen yang mungkin juga dicetak di atas kertas, pilih Standard (default).

   2. Untuk dokumen yang hanya akan dibagikan secara online, pilih Minimum Size.

5. Klik Simpan. File yang disimpan terbuka dalam program aslinya, yaitu Adobe Reader (format PDF) atau XPS Viewer atau Internet Explorer (format XPS).

   

   Anda dapat memilih untuk menyimpan dokumen Anda sebagai file PDF atau XPS.