Bagaimana cara Berbagi Dokumen Anda di SharePoint - dummies

Aplikasi SharePoint berdasarkan pustaka memungkinkan Anda menyimpan dan berbagi file dengan aman, dan mereka juga menambahkan fitur yang membantu Anda mengelola hal-hal seperti alur kerja dokumen proses yang memungkinkan orang mengedit, mengomentari, dan menyetujui dokumen) dan versi sejarah (apa yang terjadi pada file, dan siapa yang melakukan apa).

Meskipun file saham memberi Anda satu jalur melalui folder ke dokumen Anda, aplikasi perpustakaan SharePoint memberi Anda jalan lain untuk mengekspos konten. Anda dapat mengakses dokumen secara langsung melalui browser, Anda dapat menampilkannya di Web Parts, dan Anda dapat menyortir dan menyaringnya dengan metadata dan jenis kontennya. Dan dengan aplikasi perpustakaan, Anda bisa mengekspos file dengan judul mereka, bukan hanya nama filenya.

Tidak peduli bagaimana Anda mendapatkan dokumen Anda ke aplikasi Perpustakaan SharePoint, cukup dapatkan mereka di sana - lebih mudah berbagi dokumen dengan rekan kerja Anda di aplikasi daripada menggunakan saham file atau lampiran e-mail.

Aplikasi SharePoint bisa membingungkan. Aplikasi berdasarkan daftar dirancang untuk menyimpan data dalam kolom. Aplikasi berbasis pada perpustakaan dirancang untuk menyimpan dokumen dan data tentang dokumen tersebut di kolom. SharePoint 2013 mencoba menyederhanakan keseluruhan pembahasan daftar dan perpustakaan dan hanya memanggil semua aplikasi.

Saat membuat aplikasi, Anda memberinya nama dan memilih template aplikasi. Sejak saat itu, Anda hanya memanggil aplikasi Anda dengan namanya. Misalnya, Anda dapat membuat aplikasi Pitch Penjualan. Aplikasi ini dirancang untuk menampung dokumen penjualan. Karena aplikasi menyimpan dokumen, ia menggunakan template aplikasi Document Library.

Jika Anda pengguna SharePoint yang berpengalaman, barang aplikasi baru ini mungkin memerlukan beberapa saat untuk mengalihkan kepala Anda. Tapi ketika Anda menyadari bahwa kebanyakan pengguna tidak berpikir dalam hal daftar dan perpustakaan, dan alih-alih memikirkan daftar atau perpustakaan apa, sebenarnya jauh lebih mudah untuk sekadar memanggil semua aplikasi.

Aplikasi juga dapat dibangun dari awal oleh pengembang web sebagai aplikasi mandiri, sehingga aplikasi semacam itu tidak didasarkan pada daftar atau perpustakaan.