Mengimpor Data Ke MYOB - dummies

Tahukah Anda bahwa Anda dapat mengimpor data ke MYOB dari aplikasi lain? Misalnya, mungkin Anda memiliki daftar nama dan alamat pelanggan di tempat lain di komputer Anda (mungkin di file Word, file database atau di Excel) dan Anda ingin mengimpor informasi ini ke MYOB. Berikut adalah cara mengimpor rincian pelanggan atau pemasok dalam sekejap mata.

Mengelola data Anda

Tahap pertama saat mengimpor data adalah memanipulasi daftar pelanggan atau pemasok Anda ke dalam format yang MYOB dapat pahami.

1. Jika rincian pelanggan atau pemasok Anda saat ini ada di pengolah kata atau database, cobalah untuk memasukkan detail ini ke dalam spreadsheet sebelum Anda mencoba mengimpor informasinya ke MYOB.

   Misalnya, jika data Anda disimpan dalam database seperti Microsoft Access, Anda biasanya dapat menyimpan data ini dalam format yang dapat dibuka di Excel.

2. Menggunakan perangkat lunak spreadsheet seperti Excel, atur informasi dengan rapi di kolom.

   Rapi data Anda sehingga semua nama terdaftar satu per satu, semua alamat terdaftar satu per satu dan lain-lain. Dengan alamat, pisahkan jalan, kota, negara bagian dan kode pos menjadi empat kolom terpisah.

3. Sisipkan baris di bagian paling atas dari daftar Anda (jika Anda belum melakukannya) yang memberi label pada kolom.

   Misalnya, Nama, Telepon 1, Telepon 2, Kontak dan sebagainya. Baris ini disebut baris Header Anda.

4. Simpan spreadsheet ini sebagai file dengan tab-delimited.

   Misalnya di Excel, masuk ke menu File, klik Save As, dan kemudian pilih Tab-Delimited sebagai File Type. Format file Tab-Delimited memudahkan software MYOB untuk membaca.

Mengimpor data Anda

Setelah data Anda terorganisir, Anda siap mengimpor informasi ini ke MYOB. Tahan ketat, ini dia:

1. Dari menu File di MYOB, pilih Import / Export Assistant.

2. Pilih Import Data dan klik Next.

3. Pilih Kartu sebagai tipe data, dan Kartu Pelanggan atau Kartu Pemasok sebagai jenis Kartu.

4. Klik Browse, arahkan ke folder tempat Anda menyimpan data Anda, dan pilih file yang ingin Anda impor. Klik Berikutnya.

5. Bidik dengan pengaturan dan klik Next.

   Hal-hal menjadi sangat teknis saat ini. Tapi jangan takut! Beritahu MYOB bahwa data Anda dipisahkan oleh tab, baris pertama berisi header, bahwa jika data sudah ada, Anda ingin memperbaruinya, dan mencocokkan kartu dengan menggunakan nama belakang. (Gambar di bawah ini menunjukkan seperti apa pengaturan ini.)

   

6. Klik Auto Match agar MYOB dapat mencocokkan bidang secara otomatis dan kemudian klik Next.

   Atau, Anda dapat mencocokkan bidang secara manual dengan terlebih dulu menyorot bidang impor di sebelah kiri, lalu mengklik bidang impor yang sesuai di sebelah kanan.Lakukan ini satu per satu sampai setiap bidang di sebelah kiri cocok dengan bidang di sebelah kanan.

7. Saat diminta, buat cadangan file Anda.

   Mengapa repot-repot memback up? Jika Anda benar-benar mengacaukan impor Anda (yang terkadang terjadi pertama kali), Anda dapat memulihkan cadangan Anda dan mulai lagi.

8. Klik Import, dan kagumi saat kesenangan dimulai.

   Terkadang mengimpor membutuhkan waktu yang sangat lama, terkadang hanya beberapa detik. Namun, impor selesai saat pesan menyenangkan muncul untuk menginformasikan keberhasilan Anda (atau kegagalan). Jika impor Anda gagal, baca pesannya dengan saksama!

Mengatasi masalah jika terjadi kesalahan

Mengimpor rincian kartu ke file perusahaan MYOB Anda semestinya mudah dilakukan, tapi banyak sekali gremlins yang bisa melempar pesan kesalahan dengan cara Anda. Jika Anda mendapatkan pesan setelah mengimpor data yang mengatakan bahwa impor memiliki kesalahan atau peringatan, ikuti perintah untuk melihat log kesalahan.

• Jika impor tersebut melewatkan catatan, itu berarti ada sesuatu yang sangat buruk sehingga MYOB mengabaikan pelanggan atau pemasok ini sepenuhnya.

• Jika Anda mendapatkan pesan peringatan, ini berarti masalah kecil terjadi dan MYOB telah menolak sebagian dari rincian pelanggan atau pemasok (misalnya, mungkin MYOB telah menambahkan nama pelanggannya, namun bukan alamat atau nomor teleponnya).

Log kesalahan menunjukkan daftar setiap record yang bermasalah, dengan kode kesalahan tampil di awal masing-masing. Pada awalnya, kode kesalahan ini terlihat seperti jargon yang tidak dapat dipahami (Error -7, misalnya, tidak berarti banyak bagi yang belum tahu). Namun, bagian atas laporan ini menyediakan daftar dari setiap pesan kesalahan tersebut.

Setelah Anda mengidentifikasi catatan mana yang tidak diimpor dengan benar dan mengapa, Anda dapat membuat satu dari dua gerakan. Jika hanya beberapa kartu yang terpengaruh, buka file perusahaan Anda dan perbaiki kartu ini satu per satu. Di sisi lain, jika sebagian besar impor tidak berhasil, taruhan terbaik Anda adalah mengembalikan cadangan Anda, memperbaiki file impor dan coba lagi.