Untuk SharePoint Online Sites - dummies

Bila Anda memerlukan cara untuk mengatur file agar dapat diakses melalui sebuah situs SharePoint Online, Anda menemukan pilihan prebuilt untuk jenis perpustakaan yang paling umum di SharePoint Online. Lihatlah perpustakaan standar ini dan uraian singkat tentang apa yang mereka lakukan:

• Perpustakaan Aset: Di sinilah Anda menyimpan aset informasi selain dokumen - informasi siap pakai dalam bentuk gambar, file audio, file video - untuk membuatnya tersedia dan mengatur penggunaannya.

• Perpustakaan Sambungan Data: Jenis perpustakaan ini adalah tempat Anda dapat meletakkan dan berbagi file yang menentukan dan menjelaskan koneksi data eksternal. Misalnya, Anda mungkin ingin pengguna Anda dapat menarik data dari gudang data. Menyiapkan koneksi ke gudang data dan mendapatkan semua nama server, nama pengguna, dan informasi koneksi dengan benar bisa menjadi membosankan.

  Menggunakan Perpustakaan Sambungan Data, administrator dapat mengatur koneksi dan menyimpannya di perpustakaan. Pengguna kemudian akan hanya menggunakan koneksi ke data warehouse kapanpun mereka ingin menarik data dan menganalisanya.

• Perpustakaan Dokumen: Anda menjalankan - dan membuat - banyak di SharePoint ini. Perpustakaan semacam itu untuk menyimpan dokumen, mengaturnya dalam folder, mengendalikan versi mereka, dan mengatur penggunaannya dengan sistem check-in / check-out.

• Form Library: Di sinilah Anda menyimpan dan mengelola formulir bisnis kosong elektronik untuk dokumentasi sehari-hari, seperti perintah pembelian dan laporan status. Untuk membuat dan memelihara perpustakaan jenis ini, Anda memerlukan editor XML Microsoft-compatible.

  Seperti yang terjadi, Microsoft menyediakan satu - InfoPath. Perlu diingat, bagaimanapun, bahwa bentuk perpustakaan hanyalah tempat menyimpan data yang telah masuk ke dalam form. Untuk membangun form yang sebenarnya, anda perlu menggunakan InfoPath.

• Perpustakaan Gambar: Jenis perpustakaan ini untuk menyimpan dan berbagi gambar digital. Perbedaan antara Perpustakaan Aset dan Perpustakaan Gambar bisa jadi halus karena keduanya menyimpan gambar. Perbedaan utama terletak pada namanya. Perpustakaan Gambar dirancang khusus untuk menyimpan gambar, dan perpustakaan aset digunakan untuk menyimpan gambar.

  Jika Anda memikirkan gambar sebagai foto dan gambar sebagai sesuatu seperti logo atau grafik, perbedaannya mulai muncul. Misalnya, gambar di Picture Library menampilkan gambar kecil saat muncul dalam pencarian, namun gambar di perpustakaan gambar tidak.

• Perpustakaan Rekam: Anda menyimpan catatan bisnis di perpustakaan ini.Saat membuat Record Library, Anda menambahkan beberapa fungsi yang memungkinkan SharePoint membuat jadwal pengelolaan dan retensi rekaman. Jenis fungsi ini penting saat Anda ingin memastikan bahwa Anda melakukan due diligence Anda dalam mencatat catatan bisnis Anda dengan membiarkan SharePoint melakukan pengangkatan yang berat.

• Perpustakaan Arsip: Jenis perpustakaan ini didedikasikan untuk halaman web dan dokumen yang melacak kinerja (dan metrik lainnya), kemajuan menuju sasaran bisnis, dan informasi lain yang digunakan dalam intelijen bisnis.

• Perpustakaan Slide: Anda dapat menggunakan jenis perpustakaan ini untuk menampilkan slide Microsoft PowerPoint (atau yang dibuat dalam aplikasi serupa yang kompatibel) ke banyak pemirsa melalui sistem SharePoint. Anda juga dapat menggunakan jenis perpustakaan ini untuk menemukan, mengatur, dan menggunakan kembali slide yang ada.

• Perpustakaan Halaman Wiki: Perpustakaan jenis ini memiliki halaman web yang saling terkait yang berisi konten, seperti teks atau gambar dan fungsionalitas dalam bentuk Bagian Web yang dapat diedit oleh beberapa pengguna dengan mudah.