Mengelola Konten dengan SharePoint Online Document Libraries - dummies

Dengan SharePoint Online, salah satu produk Office 365, perpustakaan dokumen bekerja dengan cara yang sama seperti yang Anda lakukan jika Anda menghabiskan waktu, tenaga, dan sumber daya untuk menerapkan SharePoint dirimu sendiri. Dengan SharePoint Online, Anda baru saja mendaftar di pagi hari dan mulai menggunakan SharePoint di sore hari.

Perpustakaan dokumen adalah folder khusus yang dapat Anda akses melalui browser web Anda atau langsung dari dalam aplikasi Office, seperti Word atau Excel. Jika Anda pernah menggunakan SharePoint, maka Anda adalah perpustakaan dokumen yang sudah tidak asing lagi.

Perpustakaan dokumen SharePoint menangani pengarsipan konten pengelolaan yang ketat, seperti kemampuan untuk memeriksa dan memeriksa dokumen, versi, keamanan, dan alur kerja. Setiap dokumen di perpustakaan memiliki menu konteks yang dapat diakses dengan melayang di atas item dan kemudian mengklik menu drop-down yang muncul di sudut kanan.

Tema yang familiar di Office 365 adalah integrasi antar produk. Selain bekerja dengan fungsi perpustakaan dokumen, seperti check in dan check out dengan menggunakan browser, Anda juga dapat melakukannya dari dalam dokumen Office.

Seperti yang dapat Anda bayangkan, dibutuhkan banyak ruang di database untuk menyimpan beberapa versi dokumen. Untuk alasan ini, versi dimatikan secara default pada perpustakaan dokumen SharePoint yang baru.

Untuk mengaktifkan versi, ikuti langkah-langkah ini:

1. Pada Ribbon, klik tab Library dan kemudian klik tombol Library Settings.

   Halaman Pengaturan Perpustakaan akan muncul.

2. Klik link Pengaturan Versi.

   Halaman Pengaturan Versi akan muncul.

   

3. Pilih pengaturan versi yang diperlukan untuk skenario Anda.

   • Anda dapat memilih untuk tidak memiliki versi Version, Major Versions, atau Major and Minor. Versi utama dibuat saat Anda mencentang dokumen dan versi Minor dibuat saat Anda menyimpan draf.

   • Anda juga dapat mengkonfigurasi sejumlah pengaturan lainnya, termasuk meminta persetujuan konten, jumlah versi yang akan dipertahankan, jumlah draf versi yang harus dipertahankan, tingkat keamanan, dan apakah perpustakaan harus meminta pengguna untuk memeriksa dokumen sebelum mereka bisa melakukan perubahan.

4. Klik OK untuk menyimpan pengaturan Anda.