Video: Tutorial Penggunaan Microsoft Office 365 SharePoint 2024
Di SharePoint Online, salah satu rangkaian produk Microsoft Office 365, Kumpulan Dokumen memungkinkan Anda berkelompok. dokumen bersama berdasarkan beberapa kriteria dan kemudian bekerja dengan kelompok dokumen sebagai satu kesatuan.
Misalnya, Anda mungkin memiliki proyek yang sedang Anda kerjakan untuk pemasaran dan proyek tempat Anda bekerja untuk akuntansi. Anda dapat mengelompokkan dokumen pemasaran Anda bersama-sama dan mengelompokkan dokumen akuntansi Anda bersama-sama. Anda kemudian dapat berinteraksi dengan dokumen akuntansi atau pemasaran sebagai satu kelompok daripada individual.
Dengan menggunakan kumpulan dokumen, Anda dapat mengirim semua dokumen pemasaran Anda melalui alur kerja dalam batch secara bersamaan atau melihat versi untuk semua dokumen sebagai satu set pada suatu titik waktu tertentu.
Untuk mulai menggunakan kumpulan dokumen, pertama Anda harus mengaktifkan fitur untuk koleksi situs Anda. Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah ini:
-
Klik tombol Aksi Situs lalu klik Pengaturan Situs.
Halaman Pengaturan Situs muncul yang menunjukkan semua pengaturan untuk situs SharePoint tertentu ini.
-
Masuk ke pengarsipan Koleksi Situs dan klik link Fitur Koleksi Situs.
Halaman fitur untuk Koleksi Situs ini akan muncul.
-
Klik tombol Activate di sebelah fitur Document Sets.
Setelah fitur Document Sets diaktifkan, Anda dapat menambahkan fungsionalitas ke perpustakaan manapun. Document Set mengambil bentuk Content Type di SharePoint. Jenis Konten adalah pengelompokkan bidang metadata ke dalam satu grup. Misalnya, Anda mungkin memiliki resep yang memiliki jenis konten yang mencakup metadata, seperti bahan, waktu memasak, dan bumbu yang dibutuhkan.
Jenis konten SharePoint Set mencakup semua fungsi yang dibutuhkan untuk mengelompokkan beberapa dokumen menjadi satu kesatuan.
Perpustakaan dokumen umum di SharePoint adalah perpustakaan Shared Documents. Anda dapat menambahkan fungsi Document Set ke dalam shared documents library dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
-
Arahkan ke perpustakaan yang ingin Anda tambahkan fungsi Document Sets.
-
Klik tombol Library Settings yang ada di tab Library.
Untuk menambahkan Jenis Konten ke perpustakaan ini, pertama Anda harus mengaktifkan pengeditan.
-
Pada halaman Pengaturan Perpustakaan, klik link Advanced Settings.
Halaman Advanced Settings muncul dan memungkinkan Anda melakukan konfigurasi lanjutan untuk perpustakaan ini.
-
Pada bagian Content Type, pilih Yes untuk mengizinkan pengeditan jenis konten.
-
Klik OK untuk kembali ke halaman Pengaturan Perpustakaan.
Perhatikan bahwa bagian baru muncul di halaman yang sekarang disebut Jenis Konten.
-
Klik tautan Tambahkan dari jenis konten situs yang ada untuk menambahkan jenis konten situs yang ada.
-
Pilih jenis konten Document Set, klik tombol Add, dan kemudian klik OK.
Setelah fungsi Document Set ditambahkan ke perpustakaan, Anda dapat membuat kumpulan dokumen baru. Untuk membuat Document Set baru, klik pada tab Documents pada Ribbon dan kemudian di bawah menu drop-down New Document, pilih Document Set.
Kumpulan dokumen muncul di perpustakaan Dokumen Bersama seperti dokumen lain. Anda dapat berinteraksi dengan kumpulan dokumen seperti Anda berinteraksi dengan satu dokumen di perpustakaan. Perbedaannya, bagaimanapun, adalah ketika Anda mengeklik Kumpulan Dokumen, Anda membuka pengelompokkan dokumen dan bukan satu dokumen.
Saat Set Dokumen dibuka, tab Document Set baru akan muncul di Ribbon. Tab ini memungkinkan Anda mengatur kumpulan dokumen dengan fitur, seperti mengedit properti, mengubah izin keamanan, berbagi dokumen, mengambil versi, atau mendorong semua dokumen melalui alur kerja dalam satu batch.
