Proyek Microsoft Office 2010 For Dummies Cheat Sheet - dummies

Oleh Nancy C. Muir

Project 2010, inkarnasi perangkat lunak manajemen proyek terpopuler dari Microsoft, menawarkan sebuah kekayaan fungsionalitas yang luar biasa. Microsoft Project 2010, bagaimanapun, mungkin tidak seperti perangkat lunak lain yang pernah Anda gunakan, sehingga menguasainya bisa menjadi proses yang menakutkan. Lembar Cheat ini memberi Anda tip dan trik untuk melakukan apa yang Anda lakukan setiap hari sebagai manajer proyek.

Cara Menggunakan Microsoft Project 2010 untuk Menyelesaikan Konflik Sumber Daya

Bila sumber daya dikelola secara keseluruhan, gunakan Microsoft Project 2010 untuk memastikan proyek Anda tetap berada pada jalur yang benar. Dengan Microsoft Project 2010, Anda dapat menyelesaikan konflik sumber daya dengan memodifikasi tugas, mengubah penjadwalan, dan lainnya. Pertimbangkan taktik berikut untuk menyelesaikan konflik sumber daya:

• Revisi ketersediaan sumber daya untuk proyek tersebut. Misalnya, ubah ketersediaan orang dari 50 persen menjadi 100 persen.

• Ubah tugas untuk mengambil sumber daya dari beberapa tugas selama jangka waktu konflik. Tampilan Perencana Tim yang baru sangat bagus untuk tujuan ini.

• Pindahkan tugas yang sumber daya ditugaskan ke tanggal berikutnya dengan menggunakan alat Move Task atau memodifikasi hubungan ketergantungan tugas.

• Tambahkan sumber daya kedua ke tugas yang sumber daya keseluruhannya sibuk. Ubah tugas penjadwalan otomatis dan dorongan usaha, bila perlu, agar tugas selesai diselesaikan lebih cepat dan bebaskan sumbernya tadi.

• Ganti sumber daya dengan yang lain pada beberapa tugas. Cobalah Wizard Substitusi Sumberdaya untuk mendapatkan bantuan jika Anda menggunakan Project Server.

• Pilih tugas dan kemudian klik tombol Inspect di grup Tasks pada tab Task. Faktor-faktor yang mendorong waktu dari tugas yang dipilih disediakan sehingga Anda dapat mengambil langkah-langkah apa pun yang diperlukan untuk mengatasinya: misalnya jika ketergantungan tugas menggerakkan waktu dan Anda dapat memodifikasi ketergantungan itu, mungkin akan memecahkan masalah Anda.

• Buat perubahan pada kalender sumber daya untuk memungkinkan sumber daya bekerja lebih banyak dalam seminggu.

Membuat Jadwal Proyek dengan Proyek Microsoft 2010

Membuat jadwal proyek mudah dilakukan oleh Microsoft Project 2010. Berikut adalah beberapa langkah praktis untuk membantu Anda membuat jadwal Proyek Microsoft. Setelah Anda melengkapi daftar, Anda siap untuk memulai proyek dan melacak kemajuan apa pun di dalamnya. Anda kemudian dapat melaporkan kemajuan ke manajemen dengan menggunakan laporan Microsoft Project, hanya dengan mencetak jadwal Anda, atau dengan membagikannya di Web.

• Masukkan informasi proyek (seperti tanggal mulai).

• Atur kalender kerja Anda.

• Buat tugas, pilih metode penjadwalan dan pengaturan jenis tugas dan masukkan informasi tentang jangka waktu.

• Buat tonggak (tugas dengan durasi nol) dalam proyek Anda.

• Atur tugas Anda menjadi beberapa tahap, dengan menggunakan struktur garis besar Proyek.

• Tetapkan ketergantungan antar tugas, tambahkan kendala jika sesuai.

• Buat sumber daya, tetapkan informasi biaya / tarif dan sumber daya kalender.

• Tetapkan sumber daya untuk tugas.

• Selesaikan konflik sumber daya.

• Tinjaulah total durasi dan biaya proyek, buat penyesuaian jika perlu.

• Tetapkan baseline.

Situs Web yang Bermanfaat untuk Mengelola Keahlian Manajemen Proyek

Apakah Anda menganggap manajemen proyek sebagai seni atau keterampilan, Microsoft Project 2010 membantu Anda melakukannya dengan lebih baik. Tingkatkan keahlian Microsoft Project Anda dengan mengunjungi situs Web yang menawarkan template dan add-in pihak ketiga untuk Microsoft Project dan informasi manajemen proyek lainnya:

• Microsoft Template Gallery

• Ikhtisar Solusi Manajemen Proyek Microsoft Enterprise

• Project Management Institute

• ProjectManagement. com

• American Society for the Advancement of Project Management

• allPM, Institut Internasional untuk Pembelajaran, Situs Web Manajer Proyek

• Asosiasi Manajemen Proyek Internasional

Tombol Pintasan Microsoft Project 2010

Microsoft Project 2010 memaksimalkan efisiensi sebagai Anda mengelola proyek - tapi jalan pintas Project 2010 juga menghemat waktu Anda di keyboard: Berikut adalah beberapa tombol pintasan yang akan Anda gunakan sepanjang waktu saat membangun dan bekerja dengan rencana proyek.

Keystroke	Selesai
Sisipkan	Sisipkan tugas baru
Ctrl + K	Sisipan hyperlink
F7	Mulai periksa ejaan
Alt + F10	Tetapkan sumber daya
Shift + F2	Membuka kotak dialog Informasi Tugas
F1	Membuka Bantuan Proyek Microsoft
Ctrl + F	Menampilkan kotak dialog Find
Ctrl + F2	Links tugas yang dipilih
Ctrl + G	Menampilkan kotak dialog Go To
Ctrl + H	Menampilkan kotak dialog Ganti
Ctrl + Z	Batalkan tindakan sebelumnya
Ctrl + Y	Mengalahkan tindakan yang belum selesai
Ctrl + P	Menampilkan pratinjau Cetak di Balikkan Belakang
Ctrl + N	Membuka Proyek kosong baru
Ctrl + O	Membuka dialog Terbuka kotak
Ctrl + S	Menyimpan file

Manajemen Waktu Proyek-Saving Teknik

Manajemen proyek adalah tentang menghemat waktu. Tetapi bahkan dengan alat manajemen seperti Microsoft Project 2010, proyek Anda mungkin berjalan lebih lama dari perkiraan Anda. Dalam hal ini, cobalah metode berikut untuk mengencangkan waktunya:

• Tingkatkan jumlah tugas yang dijadwalkan secara otomatis dalam rencana proyek Anda sehingga Proyek dapat menjadwal ulang secara otomatis.

• Ubah dependensi agar tugas dapat dimulai lebih cepat, jika memungkinkan.

• Buat dependensi yang tumpang tindih bila sesuai.

• Kurangi jumlah kendur (tapi jangan pernah menyingkirkan semuanya!) Pada tugas masing-masing.

• Tambahkan sumber daya ke tugas berbasis usaha yang dijadwalkan secara otomatis agar mereka menyelesaikannya lebih awal.

• Pertimbangkan apakah proyek Anda dapat melakukannya tanpa tugas tertentu (misalnya, tahap pengujian QA kedua atau tinjauan manajemen terhadap rancangan paket).

• Outsource fase proyek Anda saat sumber daya manusia tidak dapat menyelesaikannya karena sibuk dengan tugas lainnya.