Relasiilah Peninggalan Anda ke Pengarsipan di Outlook 2003 - dummies

Tidak butuh waktu lama untuk mengumpulkan lebih banyak pesan e-mail daripada yang bisa Anda hadapi. Beberapa orang hanya menghapus pesan saat mereka membacanya. Yang lainnya berpegang pada pesan lama untuk tujuan referensi.

Masalahnya adalah, Outlook melambat ketika Anda menyimpan banyak pesan e-mail. Selain itu, banyak sekali kumpulan pesan yang rumit untuk dikelola. Selain itu, jika Anda menggunakan sistem e-mail korporat, administrator sistem Anda mungkin tidak membiarkan Anda menyimpan lebih dari sejumlah e-mail karena menyumbat sistem.

Pengarsipan adalah fitur yang dibangun tepat di Outlook untuk membantu Anda menyimpan pesan dan item Outlook lainnya yang tidak perlu Anda lihat sekarang, namun Anda mungkin ingin merujuk ke masa depan. Jika Anda menggunakan Outlook pada jaringan Exchange di tempat kerja, Pengarsipan memudahkan Anda bergaul dengan administrator sistem Anda dengan melangsingkan jumlah pesan yang Anda simpan di sistem e-mail.

Bahkan jika Anda tidak ingin menggunakan fitur Pengarsipan sekarang, Anda mungkin ingin memahami cara kerjanya. Outlook terkadang mengarsipkan item secara otomatis - yang mungkin terlihat seolah-olah item Outlook Anda hilang.

Jika fitur AutoArchive tampak menakutkan dan rumit bagi Anda, cobalah untuk tidak khawatir. Microsoft mungkin tidak membuat fitur Archive mudah diuraikan. Bila Anda bisa mengatasinya, AutoArchiving bisa menjadi berharga bagi Anda.

Meskipun pesan e-mail adalah yang paling sering diarsipkan orang, semua item Outlook dapat dikirim ke arsip - janji temu, tugas, semuanya. Orang biasanya tidak mengarsipkan Contacts and Notes, tapi Anda bahkan bisa mengarsipkan arsip jika Anda mau.

Menyiapkan AutoArchive

Anda tidak perlu melakukan apapun untuk membuat arsip Outlook item Anda; program diatur ke arsip item secara otomatis. Jika Anda ingin melihat bagaimana Outlook disiapkan untuk mengarsipkan barang lama Anda, atau mengubah cara Outlook melakukan pekerjaan, ikuti langkah-langkah ini:

1. Pilih Tools -> Options.

Kotak dialog Opsi muncul.

2. Klik tab Other.

Halaman opsi lainnya muncul.

3. Klik tombol AutoArchive.

Kotak dialog AutoArchive akan muncul.

Jangan pergi melalui kotak dialog AutoArchive mengubah hal-hal yang tidak biasa - paling tidak sampai Anda melihat untuk melihat apa yang sudah disiapkan. Empat informasi penting yang ditunjukkan oleh kotak dialog AutoArchive adalah sebagai berikut:

• Seberapa sering item arsip Outlook
• Berapa lama barang harus dikirim ke Outlook untuk dikirim ke arsip
• Nama dan lokasi arsip file
• Apakah fitur AutoArchive dinyalakan

Saat pertama kali menginstal Outlook, program akan secara otomatis mengarsipkan item setiap 14 hari, mengirim barang berusia di atas 6 bulan ke file arsip yang terdaftar di kotak dialog AutoArchive.Bagi kebanyakan orang, pengaturan itu baik-baik saja. Beberapa orang lebih suka mematikan fitur AutoArchive dan menjalankan proses Archive secara manual. Anda bisa mematikan proses AutoArchive dengan mengklik kotak centang berlabel "Run AutoArchive Every 14 Days" di bagian atas kotak dialog AutoArchive.

Mengaktifkan proses Arsip secara manual

Anda dapat mengarsipkan pesan kapan saja Anda inginkan dengan memilih File -> Archive dari menu Outlook dan mengikuti perintahnya. Keuntungan menjalankan proses Archive secara manual adalah Anda mendapatkan kontrol yang sedikit lebih baik dari prosesnya; Anda dapat memberi Outlook tanggal cutoff untuk mengarsipkan barang, katakan yang pertama tahun ini. Anda juga bisa memberi tahu Outlook mana folder yang akan diarsipkan dan tempat untuk mengirim item yang diarsipkan. Anda bahkan dapat mengarsipkan folder Outlook yang berbeda ke file arsip yang berbeda. Kerugian dari semua kontrol ini adalah mungkin membuat kesalahan yang tidak bersalah dan mengirim barang-barang yang diarsipkan ke tempat yang tidak dapat Anda temukan dengan mudah lagi. Cobalah untuk tidak mengubah nama atau lokasi file tempat item arsip Anda dikirim, karena sangat mudah kehilangan jejak dari apa yang terjadi di mana, dan Outlook tidak banyak membantu dengan melacak file yang diarsipkan.

Menemukan dan melihat barang yang diarsipkan

Kadang-kadang AutoArchive tampak seperti sihir. Item yang lebih tua secara misterius diajukan tanpa ada tindakan dari pihak Anda. Bukankah itu mudah? Tentu - sampai Anda tiba-tiba perlu menemukan beberapa barang yang bergerak secara ajaib ke arsip Anda. Kemudian Anda harus mencari tahu ke mana arahnya dan bagaimana cara mendapatkannya lagi. Bila Anda ingin melihat lagi item yang telah Anda arsipkan, buka folder arsip, yang juga disebut Outlook sebagai file data .

Untuk membuka file data yang berisi arsip Anda, ikuti langkah-langkah ini: 1. Pilih File -> Open -> Outlook Data File.

Kotak dialog Open Outlook Data File muncul.

2. Ketik nama file yang ingin Anda buka di kotak File Name.

Nama yang Anda masukkan muncul di kotak File Name.

3. Klik OK

Nama file data yang Anda buka muncul di Folder Banner dalam huruf besar. Daftar Folder Anda juga muncul, menampilkan dua kumpulan folder: Normal dan Arsip.

Cukup sederhana, bukan? Ya, tapi ada lalat virtual dalam salep virtual. Anda mungkin tidak tahu nama file arsip yang ingin Anda buka, dan biasanya tidak muncul dalam daftar di kotak dialog Create atau Open Outlook Data File.

Untuk mengetahui nama file arsip yang terbuka, pilih File -> Archive dan cari di kotak berlabel "Archive File. "Hati-hati jangan mengubah apapun tentang informasi di kotak Arsip Arsip. Jika tidak, Outlook mungkin mulai mengirim barang arsip Anda ke tempat lain. Informasi di kotak Arsip Arsip biasanya merupakan kumpulan gobbledygook yang rumit dengan titik dua dan garis miring dan segala macam hal yang orang normal tidak dapat mengingatnya.

Salah satu cara untuk mendapatkan nama yang panjang dalam kotak dialog adalah dengan menyalin informasi. Begini tampilannya seperti di depan dengan cepat: Klik nama satu kali, tekan Tab, tekan Shift + Tab, tekan Ctrl + C, lalu klik Cancel.Setelah Anda menyalin nama file, Anda dapat mengikuti langkah-langkah yang diberikan di awal artikel ini - menempelkan nama yang Anda inginkan ke dalam kotak File Name dengan menekan Ctrl + V, dan bersukacita karena Anda tidak perlu mengingat nama file yang panjang dan gila itu..

Menutup file Arsip

Anda dapat menyimpan file Arsip Anda terbuka di daftar Folder Outlook selama yang Anda inginkan, namun kebanyakan orang lebih memilih untuk menutupnya setelah mereka menemukan apa yang mereka butuhkan. Outlook berjalan sedikit lebih cepat saat Anda menutup semua file data yang tidak perlu.

Untuk menutup file data, ikuti langkah-langkah ini:

1. Dengan Daftar Folder terbuka, klik kanan nama folder Arsip Anda.

Menu shortcut muncul.

2. Pilih Close Folder dari menu shortcut.

Folder arsip Anda hilang dari Daftar Folder.

Cara folder diberi nama di Outlook itu aneh. Anda mungkin menemukan "Folder Pribadi" muncul beberapa kali dalam daftar folder Anda. Untuk membuat Outlook berjalan secepat mungkin, tutup sebanyak mungkin yang Anda bisa. Kumpulan folder utama Anda - kumpulan yang Anda gunakan setiap hari - tidak akan ditutup, jadi Anda tidak perlu khawatir menutup folder yang Anda gunakan setiap hari.