Mengatur Pilihan Jurnal di Outlook 2002 - dummies

Stardate 2002: Pada , kapten kapal luar angkasa Enterprise dengan setia membuat entri harian di log bintang. Kapten mencatat informasi tentang planet yang telah dieksplorasi oleh awak kapal, alien yang mereka hadapi, dan fenomena aneh yang mereka amati di tempat yang dalam, di mana tidak ada pria (atau wanita) yang telah pergi sebelumnya!

Sekarang giliranku. Sama seperti kapten Enterprise, Anda dapat merekam interaksi Anda sehari-hari dengan makhluk aneh di lingkungan yang aneh dalam situasi yang penuh tekanan, bahkan jika makhluk aneh itu ada di kantor Anda sendiri. Journal Outlook adalah log bintang Anda. Tidak diragukan lagi, kotoran muck-a-mucks yang tinggi menggunakan log kapten untuk hal-hal yang sangat penting, namun Journal Anda lebih banyak melayani Anda secara langsung. Terkadang, ketika Anda perlu menemukan dokumen atau rekaman percakapan, Anda tidak ingat apa yang Anda sebut dokumen atau tempat Anda menyimpannya, namun Anda ingat ketika

Anda membuat atau menerima barang itu. Dalam kasus ini, Anda bisa pergi ke Journal dan memeriksa tanggal kapan Anda ingat berurusan dengan barang itu dan menemukan apa yang perlu Anda ketahui.

Agar bisa memanfaatkan Jurnal dengan baik, Anda harus menggunakannya. Anda dapat mengatur Outlook untuk membuat entri jurnal untuk hampir semua hal yang Anda lakukan, atau Anda dapat mematikan Jurnal sepenuhnya dan tidak membuat entri untuk itu. Jika Anda tidak memasukkan apa pun ke dalam Journal, Anda tidak mendapatkan apa-apa. Apa cara termudah untuk membuat entri dalam Journal? Tidak melakukan apapun. The Journal secara otomatis mencatat dokumen yang Anda buat, edit, atau cetak di aplikasi Office XP manapun. Jurnal juga secara otomatis melacak pesan e-mail, permintaan dan tanggapan rapat, dan permintaan dan tanggapan tugas. Beberapa program selain aplikasi Microsoft Office juga memiliki kemampuan untuk membuat entri dalam Journal, namun fitur ini paling sering digunakan dengan program Office XP.

Ada tangkapan: Anda harus memberi tahu Outlook bahwa Anda ingin rekaman Jurnal otomatis dinyalakan. (Baiklah, jadi Anda harus melakukan sedikit sesuatu.) Untungnya, jika Anda belum mengaktifkan fitur perekaman otomatis Journal, Outlook 2002 menanyakan apakah Anda ingin mengaktifkan fitur ini setiap kali Anda mengklik ikon Journal.

Untuk mengaktifkan fitur perekaman otomatis Jurnal, ikuti langkah-langkah ini:

1. Pilih Tools-> Options.

Kotak dialog Opsi muncul.

2. Klik tombol Journal Options.

Kotak dialog Journal Options muncul, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1, dengan kotak centang untuk semua jenis aktivitas yang dapat Anda rekam secara otomatis dan nama semua orang yang dengannya Anda dapat secara otomatis merekam transaksi, seperti e-mail.

Gambar 1: Kotak dialog Journal Options.

3. Klik untuk menempatkan cek di kotak centang untuk item dan file yang ingin Anda rekam secara otomatis dan untuk kontak tentang siapa Anda ingin informasi dicatat.

Daftar orang di kotak For This Contacts sama dengan daftar orang dalam daftar kontak Anda. Anda dapat secara manual membuat entri Jurnal untuk orang-orang yang tidak ada dalam daftar kontak Anda; lihat bagian berikut "Merekam item Outlook di Journal secara manual. "

Bila Anda menambahkan nama ke daftar kontak Anda di modul Kontak, nama tersebut tidak disetel untuk rekaman otomatis di Journal. Anda juga perlu mencentang namanya di kotak dialog Journal Options atau membuka catatan Kontak, klik tab Journal, dan periksa Entri Jurnal Rekaman Otomatis untuk Kontak ini.

4. Klik OK

Jurnal secara otomatis mencatat item dan file yang Anda pilih untuk kontak yang Anda pilih.

Merekam item Outlook dalam Journal secara manual

Jika Anda tidak ingin mengacaukan Journal Anda dengan merekam semuanya secara otomatis, Anda dapat memasukkan item yang dipilih secara manual - seret saja ke ikon Journal. Misalnya, Anda mungkin tidak ingin mencatat setiap transaksi dengan calon klien sampai Anda yakin bahwa Anda melakukan bisnis dengan klien itu. Anda dapat menarik pesan e-mail yang relevan ke Jurnal dan menyimpan catatan pertanyaan serius. Bila Anda benar-benar mulai berbisnis dengan klien baru, Anda bisa menyiapkan rekaman otomatis.

Untuk mencatat item secara manual dalam Journal, ikuti langkah-langkah ini:

1. Seret item yang ingin Anda rekam (seperti pesan e-mail) ke ikon Journal.

Formulir Entri Jurnal akan muncul (lihat Gambar 2). Di bagian bawah formulir adalah ikon yang mewakili item yang Anda rekam, beserta nama itemnya.

Gambar 2: Entri Jurnal dengan jalan pintas ke pesan e-mail yang dilampirkan dalam kotak teks.

2. Isi informasi yang ingin anda rekam.

Anda tidak perlu mencatat apapun. Kotak teks di bagian bawah layar memberi Anda ruang untuk membuat catatan untuk diri Anda sendiri, jika Anda ingin menggunakannya.

3. Klik Simpan dan Tutup.

Item yang Anda catat dimasukkan dalam Journal.

Merekam sebuah dokumen dalam Journal

Jika program favorit Anda, seperti program menggambar atau desktop publishing, tidak muncul dalam daftar program yang dapat membuat entri otomatis dalam Journal, semua tidak hilang - Anda dapat menarik dokumen dari folder My Computer Outlook ke folder Journal untuk membuat entri Jurnal untuk file program tersebut juga. Karena Journal dapat melacak banyak jenis informasi tentang dokumen selain tanggal dan waktu (seperti klien, subjek, dan beberapa catatan), Anda dapat menggunakan Jurnal untuk melacak file yang Anda buat dalam program yang bukan bagian dari Microsoft Office Jika Anda memilih membiarkan Outlook membuat entri Jurnal secara otomatis untuk aplikasi Office XP Anda, Anda tidak perlu membuat entri untuk dokumen Office XP.

Untuk merekam dokumen dalam Journal, ikuti langkah-langkah ini:

1.Klik bilah pemisah Shortcut Lainnya di Outlook Bar.

Ikon pada grup Shortcut Lainnya muncul, termasuk ikon My Computer.

2. Klik ikon My Computer di Outlook Bar.

Daftar drive Anda muncul (lihat Gambar 3).

Gambar 3: Daftar drive di My Computer.

3. Temukan dokumen yang ingin Anda rekam.

Klik dua kali drive yang berisi dokumen yang ingin Anda rekam. Kemudian klik dua kali folder tempat Anda menyimpan dokumen Anda untuk menemukan dokumen yang ingin Anda rekam. Sorot itu

4. Klik bilah pemisah Outlook Shortcuts di Outlook Bar.

Ikon pada kelompok Outlook Shortcuts muncul, termasuk ikon Journal.

5. Seret dokumen ke ikon Journal.

Formulir Entri Jurnal muncul, dengan ikon di kotak teks yang mewakili file yang Anda rekam.

6. Klik Simpan dan Tutup.

Dokumen Anda tercatat dalam Journal.

Manfaat besar untuk merekam dokumen dalam Journal adalah fakta bahwa entri Jurnal benar-benar jalan pintas untuk dokumen itu sendiri. Saat Anda memasukkan dokumen dalam Journal, Anda memiliki akses cepat ke informasi yang telah Anda simpan tentang dokumen tersebut, dan Anda hanya berjarak satu klik dari dokumen itu sendiri. Jadi jika Anda menggunakan program non-Office XP yang membuat file yang tidak melacak banyak informasi tentang diri mereka sendiri, Journal adalah lokasi sentral yang bagus untuk mencatat informasi dokumen. Misalnya, jika Anda menyimpan gambar dari program gambar di komputer Anda, Anda mungkin ingin menyimpan lebih banyak informasi tentang setiap gambar daripada hanya nama file. Jika Anda membuat entri Jurnal untuk setiap file, Anda dapat menyimpan catatan tentang setiap gambar di Journal. Bila Anda menemukan entri Jurnal untuk gambar yang Anda inginkan, cukup klik dua kali ikon untuk gambar itu. Program yang Anda gunakan untuk melihat gambar terbuka.