SharePoint 2010 Tata Kelola Situs - dummies

Tata kelola situs adalah tentang orang-orang, kebijakan, dan proses yang merancang situs Anda. Dan tata kelola Anda membantu Anda mengetahui bagaimana menerapkan semua fitur SharePoint 2010 yang tersedia untuk Anda.

Kegagalan bukanlah pilihan

Salah satu kunci produk Microsoft SharePoint adalah tujuan untuk memberi kontrol dan konfigurasi lebih banyak di tangan pengguna; SharePoint dirancang untuk menjadi The Platform of the People.

Dapatkan pembelian dan dukungan eksekutif

Rencana tata kelola yang sukses biasanya memiliki advokasi visibilitas tinggi untuk mendukung dan mengkomunikasikannya. Jadi carilah eksekutif buy-in. Anda tidak akan terlalu sulit membuat kasus ini menjadi kepemimpinan; mereka telah berinvestasi di platform SharePoint yang hebat, dan ini mungkin mendukung fungsi yang sangat penting bagi kesuksesan organisasi Anda.

Lariskan dukungan eksekutif dan mintalah dukungan untuk mendorong pembentukan dan partisipasi dalam kegiatan komite tata kelola.

Membangun kelompok tata kelola yang efektif

TI biasanya mendominasi komite tata pemerintahan; mereka harus mengelola ruang server, menangani kelompok keamanan, dan menerapkan fungsi baru. Ini adalah motivasi yang cukup untuk meresmikan banyak hal yang mereka lakukan dengan SharePoint. Namun, komite tata kelola yang sepenuhnya terdiri dari sebagian besar sumber daya TI tidak akan mendapatkan Anda di tempat yang Anda inginkan.

Selain sponsor eksekutif Anda, kelompok tata kelola Anda harus mewakili beragam perwakilan perwakilan dari bisnis, perwakilan dari area kepatuhan, dan orang-orang dari komunikasi dan pelatihan perusahaan.

Temukan level yang tepat

Jangan mencoba untuk mengidentifikasi dan mengatasi semua hal yang mungkin dilakukan seseorang dengan SharePoint; Berikan guardrails untuk mengarahkan pengguna Anda dalam hal-hal yang tepat untuk dilakukan atau yang harus dihindari. Hal-hal itu bervariasi menurut organisasi; tidak ada daftar ajaib tentang apa yang harus diatasi. (Organisasi yang lebih besar cenderung membutuhkan lebih banyak tata kelola daripada organisasi yang lebih kecil.

Seiring waktu, kelompok tata kelola Anda akan menemukan wilayah yang membutuhkan pemerintahan, dan ini akan membantu jika Anda memiliki proses yang jelas untuk mengusulkan, mengevaluasi, dan menerapkan tata kelola kapan dan dimana kebutuhan itu muncul.

Hormat kami, milik kami: putuskan siapa yang memiliki apa yang telah dimulai usaha tata kelola dengan memikirkan tentang siapa: Siapa yang dapat melakukan apa?Siapa pemilik apa Jadi misalnya, Anda mungkin mulai dengan mengidentifikasi siapa yang dapat menyediakan situs tingkat atas dan siapa yang dapat menyediakan subsitusi.

Jika Anda memiliki navigasi global, identifikasikan siapa yang memutuskan apa yang terjadi di sana. Dan seterusnya. Suka yang akan menyarankan hows, sehingga Anda dapat mempertimbangkan mereka berikutnya.

(Re) mengunjungi kebijakan jejaring sosial

Jika Anda memiliki rencana tata kelola media sosial, mungkin telah dikembangkan untuk mengatur alat jejaring sosial eksternal; Jika ini masalahnya, Anda perlu mengunjunginya kembali dalam konteks SharePoint.

SharePoint 2010 membawa komponen media sosial yang digunakan di dunia nyata ke tempat kerja. Dan kemampuan untuk karyawan tidak hanya berhubungan dengan teman sebayanya, tetapi juga menggunakan alat corporate-boardctioned (SharePoint) untuk mengikuti aktivitas rekan kerja (melalui live feed dan update status seperti Twitter), bertukar pendapat dengan teman sebayanya (melalui pemberian tag dan penilaian sosial), dan informasi kolam (wiki) merupakan perubahan signifikan dari media sosial eksternal.

Jadi, jika Anda memiliki kebijakan tata kelola tertentu di seputar media sosial, kunjungilah kembali dalam konteks komunikasi internal. Anda mungkin akan mendapati bahwa Anda memerlukan strategi baru.

Desain dan merek

Apakah SharePoint Anda adalah portal internal atau situs web yang menghadap ke publik, antarmuka harus mencerminkan citra perusahaan Anda, tunjukkan tingkat integritas desain tertentu, dan berikan pengguna skema navigasi yang konsisten yang membantu mereka. temukan jalan mereka.

Rencana tata kelola Anda harus memperhatikan tampilan dan nuansa dan bagaimana hal-hal seperti navigasi global tetap ada di seluruh situs Anda. (Gambar master pasti bisa membantu menentukan apa yang bisa diubah dan apa yang tidak.)

Manajemen konten bit

Metadata, jenis konten, dan taksonomi dapat membantu mengurangi wabah informasi duplikat tapi sedikit berbeda.

Untuk memanfaatkan pengelolaan konten instalasi SharePoint Anda, dorong konsistensi seputar metadata dan bagaimana hal-hal ditandai. Jenis konten adalah cara yang bagus untuk memastikan bahwa serangkaian tag inti diterapkan secara konsisten ke konten serupa, sehingga konten lebih mudah ditemukan, mudah digunakan ulang, dan lebih mudah disaring.

Jadi, tentukan metadata utama yang perlu diformalkan melalui jenis konten dan diterapkan di situs SharePoint, kemudian kembangkan tata kelola di sekitar mereka.

Menggunakan Kembali Bagian Web

Salah satu fitur hebat SharePoint adalah kenyataan bahwa seseorang dapat membuat Bagian Web yang sangat berguna dan kemudian mengekspor dan mengimpornya untuk digunakan di tempat lain. Banyak bagian Web komunitas tersedia untuk diunduh di web. Sayangnya, beberapa Bagian Web berisi kode berbahaya yang dapat menimbulkan masalah keamanan atau hanya tidak berfungsi seperti yang diiklankan.

Demikian juga, beberapa bagian Web yang dikembangkan secara internal dapat menimbulkan masalah jika memungkinkan pengguna mengonfigurasinya.

Bagian Web harus dikenai kontrol sebelum ditambahkan ke situs SharePoint Anda. Mengembangkan tata kelola di seputar bagaimana mereka diuji dan disetujui, seperti apa proses pengubahan ubah, dan bagaimana cara mereka dibebaskan dan tersedia.

Simpan hal-hal seperti ini: manajemen operasi web

Manajemen Operasi Web

adalah perawatan dan pemberian makan dari situs SharePoint Anda.Anda mungkin merasa mudah memikirkan situs SharePoint sebagai proyek dengan awal, middles, dan berakhir yang pasti. Tapi kenyataannya, mereka lebih organik dari itu. Situs web adalah entitas hidup, yang tumbuh dan berubah seiring berjalannya waktu. Semakin banyak lalu lintas yang dilihat situs Anda, semakin penting untuk tetap berada di atas pemeliharaan itu.