SharePoint Konten dan Jenis Konten Online - dummies

Salah satu dari sekian banyak fitur keren yang ditawarkan SharePoint Online adalah kemampuan pengguna untuk tidak hanya mengunggah dokumen namun juga membuat dokumen Word baru dari dokumen. perpustakaan dengan mengklik Documents dari Library Tools on the Ribbon lalu klik New. Tindakan ini akan membuka dokumen kosong baru di Microsoft Word yang akan disimpan secara online setelah Anda memberikannya sebuah nama file.

Apa yang pengguna SharePoint paling baru tidak tahu adalah bahwa Anda benar-benar dapat "mengunggah" tautan ke dokumen di perpustakaan lain atau membuat dokumen Microsoft Office baru selain Word. Dalam kasus yang pertama, ini menghilangkan dokumen duplikat yang bisa menjadi mimpi buruk untuk disinkronkan. Untuk yang terakhir ini, ia menyederhanakan pembuatan dokumen berbasis bentuk.

Mengunggah tautan dan bukan file dimungkinkan oleh fitur konten dan konten SharePoint. Pikirkan konten sebagai dokumen Word yang Anda upload atau file baru yang Anda buat dari perpustakaan dokumen. Cara Anda menentukan pengaturan untuk dokumen Anda adalah jenis kontennya.

Simpan satu versi dokumen di beberapa situs SharePoint Online

Anda mengelola dua situs SharePoint yang terpisah dan Anda memiliki dokumen yang ingin Anda bagikan di antara kedua situs tersebut. Jika Anda membuat dua dokumen untuk diunggah satu untuk setiap situs, Anda harus memperbarui dua dokumen saat ada yang berubah. Untuk menghindari kerja ekstra, Anda dapat mengunggah satu dokumen ke satu situs, dan "mengunggah" tautan ke dokumen di situs lain. Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah ini:

1. Di perpustakaan dokumen tempat Anda ingin menambahkan link ke, klik tab Library dari menu Library Tools pada Ribbon.

2. Klik Library Settings pada Ribbon.

3. Di bawah General Settings, klik Advanced Settings.

4. Di bawah Allow Management of content types, pilih Yes. Gulir ke bawah dan klik OK.

5. Di bawah Jenis Konten Anda melihat bahwa Dokumen sudah terdaftar sebagai jenis konten default.

6. Klik tautan Tambahkan dari jenis konten situs yang ada di bawah jenis konten Dokumen.

7. Pada halaman Add Content Types, pilih Link to a Document di bawah kotak Available Sites Content Types:.

8. Klik tombol Add di tengah untuk menambahkan jenis konten yang dipilih ke dalam jenis Konten untuk ditambahkan: kotak di sebelah kanan.

9. Klik OK.

   Anda dibawa kembali ke halaman Pengaturan Dokumen Perpustakaan.

Sekarang setelah Anda menambahkan Tautan sebagai jenis konten, mari kita lihat tindakannya. Keluar dari tampilan pengaturan perpustakaan dan kembali ke perpustakaan dokumen Anda. Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah ini:

1. Klik tab Dokumen dari menu Library Tools pada Ribbon.

2. Klik ikon New Document untuk menampilkan jenis konten yang tersedia. Pilih Link ke Dokumen.

3. Pada link Baru ke jendela dokumen yang muncul, masukkan nama dokumen dan URLnya.

4. Klik OK.

   Anda dibawa kembali ke perpustakaan dokumen Anda.

Viola! Sekarang Anda bisa melihat link yang terdaftar seolah-olah itu adalah dokumen nyata di perpustakaan. Saat Anda memperbarui file asli, tautan akan selalu membuka versi terbaru dari file yang ditautkan.

Tambahkan template Excel di tipe konten SharePoint Online

Anda ingin membuat tidak hanya dokumen Word dari perpustakaan Anda, tetapi juga file Excel. File Excel yang ingin Anda gunakan saat membuat file Excel baru adalah template formulir untuk Faktur yang Anda buat. Untuk mencapai hal ini, pertama Anda perlu menambahkan template faktur sebagai jenis konten baru di koleksi situs.

Langkah kedua adalah menambahkan jenis konten baru ini ke pustaka dokumen Anda mengikuti Langkah 1 sampai 9 di bagian sebelumnya, namun mengganti Tautan ke Dokumen dengan template bentuk Excel yang baru.

Untuk menambahkan template faktur sebagai jenis konten baru di koleksi situs, ikuti langkah-langkah ini:

1. Di situs induk, buka Site Actions → Site Settings.

2. Di bawah Galeri, klik Site content types dan klik Create.

3. Beri nama (Faktur Template), masukkan deskripsi jika diperlukan, dan pilih Document Content Type di bawah Select parent content type from.

4. Pilih Dokumen dengan Jenis Konten Orang Tua dan pilih dari salah satu grup yang ada atau buat grup baru untuk jenis konten baru Anda lalu klik OK.

5. Klik Advanced di bawah Settings, pilih Upload template dokumen baru, cari template Anda, kemudian klik OK.

Template baru Anda sekarang ditampilkan sebagai opsi saat Anda membuat dokumen baru di perpustakaan dokumen Anda.