Sharing ACT! 2005 dan Outlook Address Books - dummies

Kesalahpahaman umum di antara ACT potensial! pengguna adalah mereka tidak membutuhkan ACT! karena mereka menggunakan Outlook. Anda mungkin mencibir pada saran itu jika Anda menyadari bahwa Outlook adalah PIM (manajer informasi pribadi) sedangkan ACT! adalah manajer kontak yang benar. Pikirkan ACT! seperti Outlook tentang steroid; cobalah melakukan penggabungan surat, menyesuaikan bidang, atau mencatat catatan di Outlook dan Anda akan mengerti.

Masih, beberapa ACT! pengguna merasa perlu menggunakan Outlook karena berbagai alasan:

• Perusahaannya saat ini menggunakan Outlook untuk mempertahankan kalender perusahaan.
• Dia mungkin menggunakan Outlook untuk melacak alamat pribadi dan informasi yang tidak termasuk dalam ACT!

Untungnya, Anda bisa mengajar ACT! dan Outlook untuk berbagi buku alamat dan kalender mereka satu sama lain.

Saat menggunakan kedua ACT! dan buku alamat Outlook, Anda perlu menyadari bagaimana integrasi bekerja:

• Anda dapat mengimpor semua informasi kontak Outlook - termasuk janji, tugas, catatan, dan entri jurnal - ke ACT!.
• Anda dapat melihat semua ACT! alamat e-mail di Outlook
• Anda dapat melihat semua alamat e-mail Outlook di ACT!.
• Anda tidak melihat informasi kontak, janji, tugas, catatan, dan entri jurnal baru kecuali Anda mengembalikan data Outlook Anda.

Mengimpor Outlook ke ACT!

ACT! sangat baik mencakup Outlook sebagai salah satu opsi impornya. Lagi pula, lebih banyak orang beralih dari Outlook ke ACT! daripada dari ACT! ke Outlook Inilah yang perlu Anda lakukan untuk mengimpor data Outlook:

1. Dari ACT apapun! layar, pilih File -> Import.

Mencadangkan database Anda adalah ide bagus sebelum mencoba untuk mencoba sesuatu yang rumit seperti impor data.

Wizard Impor dibuka dengan layar menyambut yang bagus sehingga Anda bisa melewati dengan mengklik Next.

2. Pilih Outlook sebagai jenis data yang ingin Anda impor dan klik Next.

3. Tentukan bahwa Anda ingin mengimpor catatan kontak dan klik Next.

Catatan kontak Anda termasuk barang bagus, seperti nama orang, perusahaan, alamat, nomor telepon, dan ukuran sepatu.

4. Tentukan pilihan impor Anda dan klik Next.

Layar Specify Import Options terbuka.

• Kontak Outlook: Impor kontak Outlook Anda ke ACT!.

• Exchange Contacts: Impor kontak Exchange Anda ke ACT!. Gunakan opsi ini hanya jika Anda bekerja untuk perusahaan besar yang membagikan informasi Outlook Anda di jaringan.

• Janji dan Tugas sebagai ACT! Kegiatan: Mengubah janji dan tugas Outlook Anda menjadi ACT!kegiatan.

• Catatan sebagai ACT! Catatan: Mengubah catatan Outlook menjadi ACT! catatan.

• Entri Jurnal sebagai ACT! Catatan: Impor entri jurnal Outlook Anda sebagai ACT! catatan.

5. Peta bidang Outlook Anda ke ACT! field dan klik Next.

ACT! telah "menerjemahkan" field Outlook yang ada ke ACT! ladang. Misalnya, Kode Alamat Bisnis Outlook menjadi ACT! bidang Kode Pos.

6. Klik Selesai.

Mengkonfigurasi buku alamat Outlook untuk menyertakan ACT!

Menggunakan Outlook untuk e-mail pribadi Anda? Anda dapat melihat alamat e-mail yang tersimpan di Outlook dari ACT! dan sebaliknya. Meski ACT! secara otomatis mendeteksi buku alamat Outlook default Anda, Outlook tidak begitu terang; Anda harus memberitahu Outlook di mana menemukan ACT Anda! data. Ikuti langkah-langkah ini untuk melakukannya:

1. Di Outlook, pilih Tools -> E-mail Accounts.

Wizard Account E-mail terbuka.

2. Pilih opsi Add a New Directory atau Address Book dan klik Next.

3. Di jendela Directory atau Address Book Type, pilih opsi Buku Alamat Tambahan dan kemudian klik Next.

4. Pilih ACT! 2005 Address Book option, dan klik Next.

ACT! Kotak dialog Address Book 2005 terbuka. Anda bisa menentukan tiga ACT! database jika Anda suka

5. Klik Browse untuk mencari dan memilih ACT Anda! database di bagian First Address Book.

6. Masukkan ACT anda nama pengguna dan kata sandi dan klik OK.

Anda menerima pesan yang memberitahukan Anda untuk keluar dari Outlook dan kemudian membukanya lagi agar perubahan Anda mulai berlaku. Jadi …

7. Keluar dari Outlook dan buka kembali itu lagi sehingga perubahan Anda berlaku.

Menggunakan ACT! dengan e-mail Outlook

Setelah Anda mengkonfigurasi Outlook untuk bermain dengan baik dengan ACT!, Anda dapat membuat riwayat yang muncul di tab Riwayat kontak di ACT!. Anda dapat melakukan ini untuk menerima pesan atau pesan yang Anda buat.

Membuat ACT! riwayat dari e-mail yang diterima di Outlook

Jika Anda ingin melampirkan pesan e-mail Outlook ke tab Riwayat kontak, ikuti langkah-langkah ini:

1. Di Outlook, buka pesan yang ingin Anda lampirkan riwayatnya.

2. Pilih opsi dari ACT! Daftar drop-down Sejarah

Jangan melihat ACT! Pilihan sejarah Klik kanan toolbar Outlook dan pilih ACT! Sejarah.

3. Klik Attach to ACT! 2005 Contact (s) tombol pada toolbar Outlook.

Tidak yakin seperti apa tombolnya? Harus ada tombol samar-samar yang familiar di ujung kanan toolbar - ini adalah grafik yang terkait dengan ACT!. Jika Anda telah menambahkan lebih dari satu ACT! buku alamat ke Outlook, Anda diminta untuk memilih database tempat kontak disimpan.

4. Pilih kontak di jendela Lampirkan E-mail ke Kontak dan klik OK.

Tautan ke pesan e-mail muncul di tab Riwayat kontak.

Membuat ACT! e-mail di Outlook

Jika Anda berada di Outlook dan merasakan keinginan yang luar biasa untuk mengirim e-mail ke ACT Anda! kontak, Anda dapat melakukannya dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Buat pesan baru di Outlook.

2. Pilih opsi dari ACT! Daftar drop-down Sejarah

Jangan melihat ACT! Pilihan sejarah Klik kanan toolbar Outlook dan pilih ACT! Sejarah.

3. Klik tombol To pada pesan email baru.

Kotak dialog Select Names terbuka.

4. Pilih nama ACT anda! database dari Show Names from The area.

5. Pilih kontak dalam daftar drop-down Type Name atau Select from List.

Untuk mempercepat prosesnya, ketik beberapa huruf pertama dari nama depan penerima yang Anda inginkan.

6. Klik OK

Klik tombol Kirim dan Anda siap untuk pergi. Sekali lagi, Anda bisa duduk-duduk memutar-mutar ibu jari sementara ACT! budak pergi, menciptakan riwayat e-mail yang dikirim pada tab Riwayat kontak.

E-mail ke kontak Outlook di ACT!

Mengirimkan sebuah ACT! e-mail ke salah satu kontak Outlook Anda hampir terlalu mudah. Yang perlu Anda lakukan adalah mengikuti langkah-langkah ini:

1. Buat ACT baru pesan e-mail dengan mengklik ikon E-Mail di ACT! 's bar Navigasi dan kemudian mengklik New.

Jendela pesan baru akan muncul.

2. Klik tombol Ke.

Kotak dialog Select Recipients terbuka, yang terlihat sangat mirip dengan kotak dialog Select Nam.

3. Pilih Microsoft Outlook dari daftar drop-down Address Book.

Anda sekarang melihat daftar semua kontak Outlook Anda. Untuk mempercepat prosesnya, Anda mungkin perlu mengetikkan beberapa huruf pertama dari nama depan seseorang di area drop-down Type In / Choose Name.

4. Pilih nama yang diinginkan dari daftar dan klik OK.